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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, unterstütze Finanzen und HR, und sorge für ein tolles Arbeitsumfeld.
- Arbeitgeber: Ein kreatives Team in einem stylischen Loft-Büro, das Innovation und Zusammenarbeit schätzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, keine festen Zeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte deinen Arbeitstag selbst und bringe deine Ideen in einem dynamischen Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse, Erfahrung im Büromanagement und mit Google Suite oder MS Office.
- Andere Informationen: Kaffeepausen und ein freundliches Team warten auf dich!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Was Du tun wirst
- Office Management: Du übernimmst die Verwaltung aller Wartungsaufgaben und beauftragst erforderliche Dienstleister. Du sorgst für ein einladendes und angenehmes Gäste- und Kollegenerlebnis. Falls du Zeit hast, kannst du nach Mietmöglichkeiten für unser Büro suchen (z. B. für Veranstaltungen).
- Finanz- & Operations-Unterstützung: Du bearbeitest Spesenabrechnungen und stellst sicher, dass unsere Ausgaben im geplanten Budgetrahmen bleiben. Du bist an der Erstellung von Planwerten beteiligt und arbeitest eng mit unserem Controller sowie unserem CFO / CEO zusammen. Du unterstützt das HR-Team bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten sowie bei der Verwaltung von Benefits. Du kommunizierst mit externen Partnern (z. B. Arbeitsrechtlern, Steuerbüros), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Dokumentenmanagement: Du arbeitest eng mit unserem Datenschutzexperten zusammen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Du verwaltest und pflegst unsere Personalakten (in Factorial und Google Drive), unterstützt bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und hältst regelmäßigen Kontakt zu unserem Steuerbüro. Du bearbeitest eingehende Rechnungen und Zahlungen (außer Gehältern) und bereitest sie für die Steuer- bzw. Buchhaltungsagentur vor. Du verwaltest eine Vielzahl wichtiger Dokumente und deren Archivierung.
Was Du mitbringst
- Da die Kommunikation mit externen Dienstleistern überwiegend auf Deutsch erfolgt, sind fließende Deutschkenntnisse essenziell. Zudem solltest du über gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren kroatischen Kollegen verfügen.
- Du bist eine gut organisierte Person, die gerne mit klaren Strukturen und Arbeitsabläufen arbeitet, weil sie dir helfen, deine Aufgaben effizient zu erledigen.
- Du hast Erfahrung mit der Google Suite oder MS Office.
- Du hast bereits ein Büro gemanagt und dich um kleinere Veranstaltungen gekümmert.
- Du kommunizierst auf Augenhöhe, bist empathisch und gehst absolut vertraulich mit sensiblen Themen um.
- Du zeichnest dich durch starke Selbstmanagement-Fähigkeiten aus und schätzt eine Mischung aus eigenverantwortlicher Arbeit und Teamarbeit.
Nice to Have
- Du hast bereits Erfahrung in der Vertragserstellung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
- Du hast bereits mit einer HR-Software gearbeitet (z. B. Personio oder Factorial).
- Du hast Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung.
Was Wir Dir Bieten
- Flexibles Arbeiten: Entscheide selbst, ob du im Büro, zu Hause oder im Café um die Ecke arbeitest.
- Dein Tag, deine Regeln: Keine festen Arbeitszeiten – du gestaltest deinen Workday selbst.
- Flache Hierarchien: Hier zählt die beste Idee, egal von wem sie kommt.
- Hammer-Team: Arbeite mit kreativen, motivierten und supernetten Kolleg innen, die dich unterstützen.
- Weiterbildung: Jährliches Budget für Bücher, Konferenzen oder Kurse, die dich weiterbringen.
- Stylisches Büro: Unser Office fühlt sich mehr nach Loft zum Wohlfühlen an als nach klassischem Büro.
Und das ist noch lange nicht alles. Lass uns bei einem Kaffee darüber sprechen!
Agency Assistant / Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: COBE
Kontaktperson:
COBE HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Agency Assistant / Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Kommunikation mit externen Partnern verdeutlichen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige im Gespräch, dass du die Werte und die Arbeitsweise des Unternehmens verstehst und schätzt. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Interviews. Zeige Interesse an den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, und wie du dazu beitragen kannst, diese zu lösen. Das zeigt, dass du engagiert und motiviert bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Agency Assistant / Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben besonders die Erfahrungen hervor, die direkt mit Büro-Management, Finanz- und Operations-Unterstützung sowie Dokumentenmanagement zu tun haben.
Sprich die Sprache der Stelle: Da fließende Deutschkenntnisse gefordert sind, achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf in einwandfreiem Deutsch verfasst sind. Verwende Fachbegriffe, die in der Stellenbeschreibung vorkommen.
Persönliche Note: Füge deinem Anschreiben eine persönliche Note hinzu, indem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und was dich an der Unternehmenskultur von StudySmarter anspricht.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei COBE vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Agency Assistant / Office Manager übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele nennen können, wie du in der Vergangenheit Projekte oder Büroabläufe effizient verwaltet hast. Bereite dich darauf vor, deine Methoden zur Priorisierung von Aufgaben zu erläutern.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Kommunikation mit externen Partnern und im Team entscheidend ist, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Arbeitsabläufen zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt.
