Academic Affairs Assistant (f/m/x)

Über die Rolle

Unterstützen Sie (a) die akademischen Angelegenheiten und (b) das Präsidium (insbesondere den Referenten des Präsidiums, der für Qualitätssicherung und Akkreditierung verantwortlich ist), um den akademischen Fortschritt bei CODE klar, fair und einfach nachvollziehbar zu gestalten – auch wenn es komplex ist. Die Rolle übernimmt Routineaufgaben mit hoher Zuverlässigkeit (Datenintegrität, Berichterstattung, Bewertungen, Dokumentation und Koordination), um das aktuelle Team zu entlasten – damit sich die akademischen Angelegenheiten auf Prozessverbesserungen und Automatisierung konzentrieren können, während CODE glaubwürdig nach deutschem Hochschulrecht operiert.

Hauptverantwortlichkeiten

• Studierendenakten & Immatrikulationsstatus (ausgewählter Umfang)
  • Bearbeitung von Immatrikulations- und Rückimmatrikulationsanforderungen sowie Statusänderungen.
  • Verwaltung der Semester-Ticket-Pflichten im Zusammenhang mit dem Immatrikulationsstatus.
  • Bearbeitung von Exmatrikulationsschritten und Pflege der entsprechenden Dokumentation.
  • Ausstellung von Immatrikulationsbestätigungen, Transkripten und Zertifikaten.
• Prüfungen & Bewertungsverwaltung (ausgewählter Umfang)
  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Prüfungsanmeldungen und -abmeldungen.
  • Pflege von Bewertungs- und Notenunterlagen mit starkem Fokus auf Richtigkeit.
  • Bearbeitung der Anerkennung von Studienleistungen (inkl. Erasmus / Auslandsstudium).
  • Aktualisierung der Modulinformationen in den relevanten Systemen (CMS/LMS).
• LMS / Lernmodule und Dokumentenverwaltung (ausgewählter Umfang)
  • Aktualisierung und Pflege der Lernmodule im LMS.
  • Digitalisierung papierbasierter Studierendendokumente und Ablage gemäß klaren Standards.
  • Pflege einer ordentlichen, konsistenten Dokumentenbenennung und Ordnerstrukturen.
• Berichterstattung, Compliance & Audits (ausgewählter Umfang)
  • Vorbereitung und Einreichung der Hochschulstatistik und anderer erforderlicher gesetzlicher Berichte.
  • Unterstützung der Akkreditierungsarbeit durch Sammlung von Eingaben, Organisation von Nachweisen und Vorbereitung von Materialien für Überprüfungen und Audits.
  • Unterstützung bei der Einführung eines neuen Verwaltungssystems durch Gewährleistung der Konsistenz der Daten über Systeme hinweg und frühzeitiges Kennzeichnen von Lücken.
• Umfragen & Bewertungen (QA-Unterstützung)
  • Koordination von Semesterumfragen und Lehrveranstaltungsevaluationen von Anfang bis Ende.
  • Unterstützung der Dozenten mit praktischen Schritten zur Verbesserung der Rücklaufquoten (Erinnerungen, Organisation von Evaluationssitzungen, leichte Problemlösung).
  • Export und Zusammenstellung von Evaluierungsdaten und Verteilung der Ergebnisse an die richtigen Stakeholder.
• Unterstützung von Ausschüssen & Governance (ausgewählter Umfang)
  • Protokollführung in Ausschusssitzungen (z.B. Akademischer Senat) und Nachverfolgung von Folgemaßnahmen.
  • Vorbereitung erster Entwürfe von Entscheidungs- oder Regelungsdokumenten basierend auf den Ergebnissen der Sitzungen.
• Exekutive Unterstützung (operativ, nach Bedarf)
  • Unterstützung des Präsidenten und Kanzlers bei Reiseplanung und Buchungen (Transport, Unterkunft, Reiserouten) gemäß internen Prozessen.
  • Unterstützung bei der Terminkoordination und Meeting-Logistik (Planung, Raumreservierungen, Vorbereitung von Materialien) nach Bedarf.
  • Dokumentation und Übergaben, damit Aufgaben transparent und zuverlässig bleiben.
• Dokumentation & Wissensmanagement
  • Pflege der zentralen Datenbank für Abschlussarbeiten/Abschlussprojekte.
  • Unterstützung der Prozessdokumentation durch Interviews mit Kollegen und Niederschrift der Schritte.
  • Pflege und Überprüfung des Wissenshub für akademische Verfahren (z.B. in Notion): Informationen aktuell, konsistent und leicht auffindbar halten.
  • Unterstützung beim Archivieren prüfungs- und regelungsrelevanter Materialien.

Was Erfolg aussieht (erste 3–6 Monate)

• Studierenden- und Prüfungsunterlagen sind aktuell, mit weniger Hin- und Her-Korrekturen.
• Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben laufen pünktlich mit klaren Checklisten und Übergaben.
• Umfrage-/Evaluierungsdurchläufe sind vorhersehbar (Zeitplan, Erinnerungen, Exporte, Verteilung).
• Gesetzliche Berichterstattung und Akkreditierungsnachweise sind leicht zu finden und auditbereit.
• Systeme und Ordner fühlen sich sauber und konsistent an: Benennungsrichtlinien, Ablage und „Single Source of Truth“-Gewohnheiten.

Anforderungen

• Must-have
  • Englisch- und Deutschkenntnisse (mindestens B2).
  • Sorgfältiger, zuverlässiger, strukturierter Arbeitsstil – sicher im Umgang mit repetitiven, hochgenauen Aufgaben.
  • Vertrautheit im Umgang mit Datenexporten und Tabellenkalkulationen; starke Aufmerksamkeit für Details und Datenintegrität.
  • Erfahrung mit Google Workspace, Umfragetools und Notion (oder vergleichbaren Tools).
• Nice-to-have
  • Fähigkeit, regelmäßig vom CODE-Campus in Berlin aus zu arbeiten.
  • Interesse an Qualitätsmanagement, Hochschulverwaltung oder Organisationsentwicklung.

Arbeitsstil (wie wir arbeiten)

• Sie koordinieren über Teams hinweg, indem Sie klar, reaktionsschnell und gut dokumentiert sind.
• Sie erkennen Inkonsistenzen frühzeitig und bringen diese mit Kontext und vorgeschlagenen nächsten Schritten zur Sprache.
• Sie bevorzugen einfache, wartbare Prozesse gegenüber heroischen Last-Minute-Lösungen.

Was Sie erwarten können:

• Einjähriger befristeter Vertrag
• Teilzeitstelle (80%)
• Campus im lebhaften Neukölln – Arbeiten in einem der dynamischsten Viertel Berlins
• Verantwortungsvolle Rolle in einem motivierten und unterstützenden Team
• Moderne Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• 25 Tage Jahresurlaub (20 gesetzlich + 5 zusätzlich von uns)
• Altersvorsorge- und Rentenpläne, um für die Zukunft zu planen
• BVG-Ticket-Vorteil: 5% Rabatt plus einen zusätzlichen monatlichen Beitrag von 15 € von CODE
• Zugang zur Masterplan-Lernplattform für berufliches Wachstum
• Sommer- und Wintermitarbeiterveranstaltungen für Teambindung und Spaß
• 10 Sitzungen pro Jahr mit Nilo.Health für Ihr psychisches Wohlbefinden

Über uns

CODE ist eine private, staatlich anerkannte und akkreditierte Hochschule für angewandte Wissenschaften, die in das lebendige Netzwerk der digitalen Wirtschaft Berlins eingebettet ist. Im Mittelpunkt unserer Studienprogramme steht ein selbstgesteuertes, projektbasiertes Lernkonzept. Gemeinsam mit einem Netzwerk von Partnerorganisationen ist es unser Ziel, den Studierenden eine praxisnahe, realitätsorientierte und digital ausgerichtete Ausbildung zu bieten und sie in die Lage zu versetzen, den technologischen und sozialen Veränderungen und Herausforderungen von morgen zu begegnen.

Über die Arbeit bei CODE:

Die Atmosphäre bei CODE ist kreativ und dynamisch, mit einem internationalen Team im Herzen Berlins. Wir schätzen Ihre Stärken und unterstützen Sie in Ihrer beruflichen Entwicklung sowie bieten faire Vergütung und einige unterhaltsame Zusatzleistungen. Am wichtigsten ist, dass der Beitritt zu CODE bedeutet, Teil eines leidenschaftlichen Teams zu sein, das die Zukunft der Hochschulbildung gestaltet. CODE strebt danach, ein Ort zu sein, an dem sich jeder selbst sein kann und sein Bestes in einem inklusiven und respektvollen Arbeitsumfeld geben kann, und wo alle Teammitglieder gedeihen und ihr volles Potenzial erreichen können. Wir möchten Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven anziehen, entwickeln und halten – insbesondere Menschen mit Farbe, LGBTQIA+ und Menschen mit Behinderungen. Wir schätzen vielfältige Hintergründe und glauben, dass sie für unser Wachstum und unsere Entwicklung als Institution von entscheidender Bedeutung sind.