Campus & Office Operations Manager (f/m/x)

Über die Rolle

Halte den CODE-Campus sicher, funktional, sauber und inspirierend für alle, jeden Tag. Als praktische operative Präsenz vor Ort leitest du die täglichen Campusoperationen und Einrichtungen, sorgst dafür, dass die Räume konsequent bereit für den Unterricht und Veranstaltungen sind, und hilfst unserem einzigen Campus, ein einladendes Zuhause für die Gemeinschaft und eine starke Reflexion von CODEs Marke und Werten zu bleiben.

Eine Kernaufgabe dieser Rolle: Du liebst es, wenn alles in Ordnung ist – du gehst regelmäßig über den Campus, um sicherzustellen, dass die Räume makellos aussehen, der Stauraum organisiert ist und alles ordentlich, beschriftet und leicht zu finden ist.

Hauptverantwortlichkeiten

• Erfahrung am Arbeitsplatz & tägliche Campusstandards (Campus + Team Büro)
  • Besitze die tägliche Erfahrung am Arbeitsplatz auf dem Campus und im Team Büro: Die Räume sind einladend, makellos, gut ausgestattet und bereit zur Nutzung.
  • Führe tägliche Rundgänge durch, um proaktiv Probleme (Sauberkeit, Präsentation, Vorräte, Layout, Sicherheit) zu erkennen und zu lösen.
  • Setze klare Standards für Gemeinschaftsräume (Rücksetzungen von Besprechungsräumen, Küchennormen, Lagerregeln) und halte sie einfach zu befolgen.
  • Besitze die Grundlagen der Lagerung und Inventar: Lagerräume sind ordentlich, kategorisiert, beschriftet, und Vorräte/Verbrauchsmaterialien (Reinigung, Küche, Büro) sind logisch und sicher gelagert und vorrätig.
  • Stelle sicher, dass Unterrichts-, Besprechungs- und Veranstaltungsräume „bereit zum Start“ sind (Einrichtung/Rücksetzung, Beschilderung).
  • Pflege leichte Dokumentation (Checklisten, SOPs, Eskalationswege) und treibe kontinuierliche Verbesserungen basierend auf Feedback und wiederkehrenden Problemen voran.
• Campusbetrieb und Einrichtungen
  • Überwache das reibungslose Funktionieren aller Campus-Einrichtungen und Gebäudedienste in Abstimmung mit dem Gebäudemanagement.
  • Koordiniere Wartung, Reparaturen, Reinigung und Verbesserungen der Einrichtungen mit Anbietern und Dienstleistern, einschließlich Problemerfassung und Qualitätskontrolle.
  • Verwalte campusbezogene Anbieter und Dienstleister und unterstütze die Abstimmung von Verträgen, Verbesserungen und Budgets mit Finanzplänen.
• Raumplanung und Campus-Erweiterung
  • Plane und führe größere Campusprojekte (z.B. Renovierungen, Umstrukturierungen, neue Aufbauten) durch.
  • Trage zur datengestützten Planung des Campuslayouts bei.
  • Reorganisiere und verbessere Räume und Gemeinschaftsbereiche, um den Fluss, die Kapazität und die Nutzbarkeit zu verbessern.
• Gesundheit, Sicherheit und Compliance
  • Plane, implementiere und überwache Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Audits und Notfallpläne.
  • Stelle die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Zugänglichkeitsanforderungen durch regelmäßige Kontrollen, Dokumentation und Kommunikation sicher.
• Empfang und Post
  • Arbeite mit unserem Empfangsteam zusammen, um die Eingangsrichtlinien, den Zugang für Besucher und die Protokollierung zu koordinieren und zu verbessern.
  • Sammele und verteile Post und Pakete.
  • Überwache eingehende und ausgehende Post und Pakete: Empfang, Sortierung, Verteilung und Vorbereitung/Versand von Post.
• Infrastruktur und logistische Unterstützung für Veranstaltungen
  • Arbeite mit dem Veranstaltungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass alle Veranstaltungen die notwendige technische und logistische Infrastruktur haben.
  • Koordiniere die Einsatzbereitschaft der Einrichtungen mit klaren, zuverlässigen Rücklaufzeiten.

Anforderungen

• Essentiell
  • Solide Erfahrung (3-5+ Jahre) in Campus- oder Bürooperationen, Gastgewerbe oder Facility Management.
  • Proaktive, strukturierte und praktische Herangehensweise, die Planung mit täglichen operativen Aufgaben kombiniert.
  • Erfahrung in der Koordination und Verhandlung mit Anbietern und externen Teams.
  • Solides Verständnis von Gesundheits- und Sicherheitsstandards, Audits und Compliance.
  • Starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten mit Liebe zum Detail.
  • Ausgezeichnete Englischkenntnisse; Deutsch ist von Vorteil.
• Bevorzugt (nicht erforderlich)
  • Sicherheitsbeauftragte-Zertifizierung oder die Bereitschaft, diese zu erwerben.
  • Erfahrung in der Verwaltung von Budgets und Anbieter-Verträgen.
  • Grundkenntnisse in Campus- und Bürotechnologie, wie AV-Systeme, Monitore, Fernseher, Projektoren und Konferenzaufbauten.
  • Erfahrung im Hochschulbereich oder in Co-Working-Umgebungen.
  • Erfahrung in der Raumplanung oder im Facility Design.

Was du erwarten kannst:

• Einjährige befristete Anstellung
• Vollzeit-/Teilzeitstelle
• Campus im lebhaften Neukölln – arbeite in einem der dynamischsten Viertel Berlins
• Verantwortungsvolle Rolle in einem motivierten und unterstützenden Team
• Moderne Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen
• 25 Tage Jahresurlaub (20 gesetzlich + 5 zusätzlich von uns)
• Altersvorsorge- und Rentenpläne, um für die Zukunft zu planen
• BVG-Ticket-Vorteil: 5% Rabatt plus einen zusätzlichen monatlichen Beitrag von 15 € von CODE
• Zugang zur Masterplan-Lernplattform für berufliches Wachstum
• Sommer- und Wintermitarbeiterveranstaltungen für Teambindung und Spaß
• 10 Sitzungen pro Jahr mit Nilo.Health für dein psychisches Wohlbefinden

Über uns

CODE ist eine private, staatlich anerkannte und akkreditierte Hochschule, die in das lebendige Netzwerk der digitalen Wirtschaft Berlins eingebettet ist. Im Mittelpunkt unserer Studienprogramme steht ein selbstgesteuertes, projektbasiertes Lernkonzept. Gemeinsam mit einem Netzwerk von Partnerorganisationen ist es unser Ziel, den Studierenden eine praxisnahe, realitätsorientierte und digital ausgerichtete Ausbildung zu bieten und sie in die Lage zu versetzen, den technologischen und sozialen Veränderungen und Herausforderungen von morgen zu begegnen.

Über die Arbeit bei CODE:

Die Atmosphäre bei CODE ist kreativ und dynamisch, mit einem internationalen Team im Herzen Berlins. Wir schätzen deine Stärken und unterstützen dich in deiner beruflichen Entwicklung sowie bieten faire Vergütung und einige spaßige Extras. Am wichtigsten ist, dass du Teil eines leidenschaftlichen Teams wirst, das die Zukunft der Hochschulbildung gestaltet. CODE möchte ein Ort sein, an dem sich jeder selbst sein kann und sein Bestes in einer inklusiven und respektvollen Arbeitsumgebung geben kann, und wo alle Teammitglieder gedeihen und ihr volles Potenzial erreichen können. Wir möchten Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven anziehen, entwickeln und halten – insbesondere Menschen mit Farbe, LGBTQIA+ und Menschen mit Behinderungen. Wir schätzen vielfältige Hintergründe und glauben, dass sie für unser Wachstum und unsere Entwicklung als Institution von entscheidender Bedeutung sind.