Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreue den Lebenszyklus der Mitarbeitendendokumentation und halte das Büro am Laufen.
- Unternehmen: Coffee Circle, Deutschlands führende Spezialitätenkaffeerösterei mit sozialem Engagement.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Hybrid-Arbeit, Kaffee-Rabatte und Zugang zu Gesundheitsplattformen.
- Weitere Informationen: Freundliche Arbeitsumgebung mit regelmäßigen Teamveranstaltungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das positiven sozialen Einfluss in Kaffeekooperativen weltweit hat.
- Qualifikationen: 1-2 Jahre Erfahrung in HR-Administration oder Office Management und technische Affinität.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Hi! Coffee Circle ist Deutschlands führende Spezialitätenkaffeerösterei mit Sitz in Berlin. Wir kaufen die besten Kaffees der Welt ein, verarbeiten sie mit höchster Sorgfalt und verkaufen sie online sowie in unseren Cafés - begleitet von hochwertigem Kaffeezubehör. Unser Anspruch geht über Qualität hinaus: Wir pflegen direkte Handelsbeziehungen mit Kaffeebauern weltweit, zahlen faire Preise weit über dem Weltmarkt und behandeln alle Beteiligten in der Lieferkette mit Respekt. Für jedes verkaufte Kilogramm Kaffee investieren wir zudem 1 EUR über die Coffee Circle Foundation e.V. in Kaffeeanbauregionen – in sauberes Trinkwasser, Hygieneschulungen und nachhaltige Kaffee Aufbereitungsanlagen. Seit Gründung haben wir so über 5 Millionen Euro in diese Gemeinschaften zurückgegeben. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir im Team unsere positive Wirkung weiter zu vergrößern.
Deine Aufgaben:
- Du betreust den gesamten Lebenszyklus unserer Mitarbeitendendokumentation – von Vertragsänderungen über Benefits bis hin zur Pflege aktueller Daten in unseren physischen und digitalen Akten sowie in unseren HR-Tools Leapsome und e2n.
- Du bereitest alle relevanten Payroll-Informationen für unsere Lohnbuchhaltung vor und sorgst dafür, dass Abwesenheiten sauber dokumentiert sind – inklusive Krankmeldungen, eAU-Bescheinigungen und monatlicher Systempflege.
- Du hältst unseren physischen Arbeitsplatz am Laufen: Du bestellst Office Supplies, koordinierst Dienstleister:innen und kümmerst dich um grundlegende Themen der Arbeitssicherheit.
- Du unterstützt außerdem bei einfachen IT-Helpdesk-Themen, behältst unseren Laptop-Bestand im Blick und verwaltest Tool-Zugänge für Mitarbeitende.
- Du wirst das dritte Teammitglied unseres People-Teams und unterstützt gemeinsam mit uns eine Organisation mit aktuell rund 120 Mitarbeitenden.
Dein Profil:
- Du hast bereits mindestens 1-2 Jahre Erfahrung in HR-Administration, Office Management oder einer vergleichbaren operativen Rolle gesammelt.
- Du bemerkst, wenn ein Komma verrutscht, eine Zahl nicht stimmt oder ein Prozess noch runder laufen könnte.
- Du kannst deine Aufgaben gut strukturieren, Prioritäten setzen und sorgst dafür, dass kein Deadline-Krümel vom Tisch fällt.
- Du gehst mit Menschen und sensiblen Informationen aufmerksam, respektvoll und diskret um.
- Du bringst eine technische Affinität mit und hast keine Berührungsängste, wenn es darum geht, einen Laptop zurückzusetzen oder herauszufinden, warum sich jemand gerade nicht in ein Tool einloggen kann.
- Da Englisch unsere Unternehmenssprache ist, fühlst du dich wohl, täglich auf Englisch zu arbeiten und zu kommunizieren, und bringst gleichzeitig Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau mit.
Du arbeitest 5 Tage pro Woche, jeweils 5–6 Stunden, davon 3 Tage vor Ort in unserem Berliner Office. Die Rolle ist bewusst als Teilzeitposition auf 5 Tage verteilt gedacht.
Und das bekommst du von uns:
- Hybrid-Arbeit für unsere Büro-Teammitglieder: Wir haben eine gute Balance aus mobiler Arbeit und Büro-Tagen.
- Flexible Arbeitszeiten, Kernarbeitszeit ist von 9.30 Uhr bis 15.30 Uhr.
- Deutschland-Ticket (Berliner Verkehrsbetriebe) wird nach deiner Probezeit vollständig bezahlt.
- Möglichkeit zur Teilnahme an unserem betrieblichen Altersvorsorgeplan nach der Probezeit.
- Rabatte auf unseren Kaffee und unsere Ausrüstung sowie auf Online-Gutscheinplattformen.
- Zugang zu Plattformen für mentale und körperliche Gesundheit.
- Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Mitarbeitende zusätzlich Zugang zur Benefit-Plattform pxtra.
- Bester Kaffee steht vor Ort immer für dich zur Verfügung.
- Freundliche und angenehme Arbeitsumgebung sowie regelmäßige interdisziplinäre Teamveranstaltungen.
Wir sind ein Social Business. Wachstum bedeutet für uns, unseren sozialen Einfluss in den Kaffeekooperativen auf der ganzen Welt zu erhöhen und unserer Kundschaft eine neue Welt des Kaffees zu eröffnen. Wir glauben fest an Authentizität und Mitgefühl, um starke und innovative Teams aufzubauen. Wir kultivieren eine bescheidene und spielerische Denkweise, um eine nie endende Lernerfahrung für unser Team zu ermöglichen.
Egal welche ethnische Herkunft, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität du hast - wenn die Stellenbeschreibung auf dich zutrifft, können wir es kaum erwarten, dich kennenzulernen.
(Junior) HR Administrator & Office Manager:in Teilzeit (m/f/d) Arbeitgeber: Coffee Circle
Coffee Circle ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur eine freundliche und angenehme Arbeitsumgebung bietet, sondern auch großen Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeitenden legt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zur hybriden Arbeit und einem starken Fokus auf soziale Verantwortung, ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitenden, in einem inspirierenden Umfeld zu arbeiten, während sie gleichzeitig einen positiven Einfluss auf die Kaffeekooperativen weltweit ausüben. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von attraktiven Zusatzleistungen wie dem Deutschland-Ticket, Rabatten auf Produkte und Zugang zu Gesundheitsplattformen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so (Junior) HR Administrator & Office Manager:in Teilzeit (m/f/d) erhalten könnten
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei Coffee Circle anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um (Junior) HR Administrator & Office Manager:in Teilzeit (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit Coffee Circle erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Coffee Circle vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von Coffee Circle beitragen kannst!
