Workplace Experience Associate

Collectors sucht einen Workplace Experience Associate zur Unterstützung des neuen Büros in Frankfurt, verantwortlich für die Empfangserfahrung, das Gästemanagement, Telefonanrufe, Post und allgemeine Bürokoordination.

Onsite-Anforderung

Die Rolle erfordert die Arbeit vor Ort im Büro an fünf Tagen pro Woche.

Was Sie tun werden

• Besucher begrüßen und beim Ein- und Auschecken unterstützen, Ausweise drucken und Gastgeber rechtzeitig benachrichtigen.
• Empfangs-, Pausen-, Konferenzräume und Versorgungsstationen sauber und vollständig bestückt halten.
• Externe Telefonanrufe mit einem hohen Maß an Kundenservice und Professionalität beantworten und weiterleiten.
• Post empfangen und sortieren sowie die Abholung durch Mitarbeiter organisieren.
• Büromaterialien gemäß Budgets und Markenstandards bestellen.
• Erster Ansprechpartner für alle eingehenden Tickets im Bereich Workplace und Facilities.
• Executive Assistants und Führungskräfte bei der Koordination vor Ort unterstützen, einschließlich der Buchung von Konferenzräumen, der Koordination von Büros oder Schreibtischen für die Nutzung vor Ort, sicherstellen, dass der Raum vor Besuchen gereinigt wurde, und Bestellung von Essen oder Snacks nach Bedarf.
• Anbieter beim Zugang zum Büro unterstützen und sicherstellen, dass sie die Sicherheitsprotokolle von Collectors einhalten.
• Teaminitiativen wie Geburtstags- und Jubiläumsfeiern, halbjährliche Teambuilding-Ausflüge, Feiertagsanerkennungsveranstaltungen und Spiel- oder Handelsabende leiten.
• Arbeitsanweisungen (SOPs) erstellen und prüfen.
• Administrative Aufgaben im Büro zur Unterstützung des täglichen Betriebs erledigen.
• Mit dem Concierge-Team zusammenarbeiten, um Kunden bei Abhol- und Abgabeverfahren zu helfen.
• Bei Sonderprojekten für das Workplace-Team unterstützen.

Wer Sie sind

• Starke Kundenservicefähigkeiten mit einer „White-Glove“-Erfahrungseinstellung.
• Detailorientiert, professionell und ein kooperativer Teamplayer.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und oft mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen.
• Starke administrative, organisatorische und analytische Fähigkeiten.
• Starke zwischenmenschliche, verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Starke Entscheidungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Erfahrung mit Google Docs, Sheets und Slides ist von Vorteil.
• Fähigkeit, funktionsübergreifend zwischen Teams und Abteilungen zu arbeiten.
• Sie sind ein praktischer, tatkräftiger Teamplayer, der in einem kollaborativen Umfeld gedeiht und bereit ist zu lernen.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team komfortabel zu arbeiten.

Körperliche Anforderungen

• Computerbenutzung: Tippen, Mausarbeit, Sitzen und längeres Betrachten eines Computers.
• Handgebrauch: Regelmäßiger Handgebrauch für verschiedene Aufgaben.
• Höranforderungen: Fähigkeit, Alarme, Signale und verbale Anweisungen zu hören.
• Heben und Tragen: Fähigkeit, Materialien bis zu 25 Pfund zu heben, zu tragen und zu bewegen.
• Telefonbeantwortung: Telefonieren und Texten kann erforderlich sein, ebenso wie manuelle Geschicklichkeit zur effizienten Bedienung eines Computers und Telefonsystems.
• Sitzen oder Stehen: Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen oder zu stehen.

Vergütungstransparenz

Die Bruttojahresgehaltsspanne für diese Position liegt zwischen 41.714 € und 55.167 €. Die Platzierung innerhalb der Spanne basiert auf objektiven, geschlechtsneutralen Faktoren wie relevanter Erfahrung, Qualifikationen und Verantwortungsbereich.

Diversitätsstatement

Collectors Universe ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Glauben, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung (m/w/d).