Senior Lease Administrator, Rent Lead

Mach deinen nächsten Schritt zu einem Experten. Bei Colliers ist es nicht unser Erfolg, der uns auszeichnet, sondern wie wir ihn erreichen. Unsere Mitarbeiter sind leidenschaftlich, übernehmen Verantwortung und tun immer das Richtige für unsere Kunden, Menschen und Gemeinschaften.

Über dich: Der Senior Lease Administrator, Client Lead - RENT ist verantwortlich für die Verwaltung der Funktionen und Implementierungen der Mietverwaltung, der Beziehungen zu Kunden und Anbietern sowie für die Zentralisierung, Etablierung und Erstellung von Zeitplänen, Berichten, Kommunikationsplänen und Prozessabläufen für das Team der Mietverwaltung. Diese Position verwaltet hauptsächlich mittelgroße bis große Konten, die durch hohe Komplexität gekennzeichnet sind, oft innerhalb eines globalen Kontomanagementrahmens, mit einem Schwerpunkt auf globalen Mietpräsentationen oder Mietzahlungsaktivitäten.

In dieser Rolle wirst du…

• der Hauptansprechpartner für Kunden und interne Stakeholder in Bezug auf globale Mietverwaltungsangelegenheiten sein.
• die Geschäftsziele der Kunden, die Strategie des Immobilienportfolios und die Serviceerwartungen verstehen.
• ein gründliches Verständnis der Kundenvereinbarungen für zugewiesene Konten aufrechterhalten, einschließlich der Grenzen des Arbeitsumfangs, der Gebührenstruktur, der Abrechnungsfrequenz und der Zahlungsinformationen.
• regelmäßige Meetings und Überprüfungen mit Kunden durchführen, um Portfolio-Updates, wichtige Kennzahlen und Leistungsberichte zu präsentieren.
• starke Governance-Programme für Kunden entwickeln und aufrechterhalten, wie z.B. Berichterstattung, Kommunikationsmethoden, Geschäftsüberprüfungen usw.
• alle Ablauffristen, Optionsausübungsdaten und andere kritische Informationen verfolgen, aufrechterhalten und kommunizieren.
• auf ein Net Promoter Score hinarbeiten, der eine starke Servicebereitstellung und Kundenbeziehungen widerspiegelt.
• Kundeneskalationen verwalten und eine zeitnahe Lösung von Problemen sicherstellen.
• proaktiv risikobehaftete Konten identifizieren und geeignete Minderungsstrategien formulieren; Projektmanagement durch Lösungen.
• überwachen und sicherstellen, dass das globale Team die Dienstleistungen gemäß dem spezifischen Prozess und Vertrag des Kunden erbringt.
• an Präsentationen für neue oder bestehende Kunden für neue Geschäftsvorstellungen teilnehmen.
• Aufgaben und die Delegation von Datenbankmanagementaufgaben an Mitglieder des globalen Teams verwalten.
• wöchentliche Anrufe und fortlaufende interne Kommunikationsrhythmen mit den Mitgliedern des globalen Mietverwaltungsteams einrichten, um die Arbeit zu überprüfen, offene Fragen zu besprechen und geeignete Maßnahmen zu bestimmen.
• mit wirkungsvoller Kommunikation und professioneller Präsenz führen.
• eine effektive Kommunikation fördern und eine professionelle Präsenz demonstrieren, indem du aktiv mit allen Teammitgliedern interagierst, um ein kollaboratives Umfeld zu fördern.
• ein allgemeines Verständnis von KI-Technologie haben und offen für die Anpassung an die Entwicklung der Technologie sein.
• die Abstraktion oder Eingabe von Mietverpflichtungen im Zusammenhang mit Mietverträgen und alle anderen wichtigen Mietinformationen gemäß den Abstraktionsstandards des Kunden für zugewiesene Konten überwachen.
• die endgültige Qualitätskontrolle für den Abstraktionsprozess durchführen, wie es für zugewiesene Konten erforderlich sein kann.
• über Kenntnisse in Colliers360, Dashboards, WorkTrac usw. verfügen.
• die monatliche Kundenabrechnung bestätigen und genehmigen.
• verantwortlich sein für die Sicherstellung, dass alle durchgereichten Ausgaben gemäß Vertrag und internen Prozessen abgerechnet werden.
• verantwortlich für das Management von Anbietern, einschließlich der Überprüfung und Validierung von Rechnungen im Vergleich zu den Mietbedingungen, der Identifizierung von Abweichungen und der Zusammenarbeit mit Anbietern zur Lösung von Variationen.
• Rückforderungsbedingungen überprüfen, Rückforderungsgruppen einrichten, tatsächliche Rückforderungsaufwendungen für jeden Mieter berechnen und Obergrenzen, Basisjahre und nicht-standardisierte Ausschlüsse überprüfen.
• mietbezogene Finanzberichte, Offenlegungen, Berichte und monatliche Mietzahlungspläne und -abstimmungen nach Bedarf vorbereiten und überprüfen.
• Abweichungsberichte erstellen, die budgetierte versus tatsächliche Mietverpflichtungen vergleichen.
• Erfahrung in der Überwachung von Zahlungen für das Management von Versorgungsunternehmen durch Dritte.
• TI-Zulassungszahlungen / Erfüllung der Verpflichtungen des Vermieters verfolgen und zusammenarbeiten.
• die Buchhaltungsunterlagen für Mietverträge gemäß US GAAP (ASC 842) und IFRS 16 innerhalb der Plattformen für das Mietmanagement verwalten und aufrechterhalten.
• die Einhaltung der Standards für die Mietbuchhaltung und der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
• Forderungen für zugewiesene Kunden verfolgen und an die entsprechenden Stellen eskalieren.
• Konten mit offenen Salden abstimmen und mit Vermietern und Kunden zusammenarbeiten, um Streitigkeiten zu lösen.
• bei internen und externen Audits unterstützen.
• bei der Überwachung, Überprüfung und Genehmigung aller Miet-, CAM-, Betriebskosten-, Steuer- und Versicherungszahlungen an Vermieter helfen, einschließlich der Überprüfung von Mietverträgen, um die Genauigkeit aller Gebühren sicherzustellen.
• die Anpassungen des Verbraucherpreisindex überprüfen und validieren, wie sie in rechtlichen Dokumenten angegeben sind.
• Aktenführungssysteme aufrechterhalten, einschließlich der Datenintegrität der Informationen, die in der Datenbankanwendung enthalten sind, die zur Verfolgung aller mietenden und mietbezogenen Daten verwendet wird.
• ein Protokoll von Ausnahmen führen und diese innerhalb der Datenbank lösen.
• den Übergangsmanager bei der Einarbeitung neuer Konten und dem Übergangsprozess für zugewiesene Konten unterstützen.
• verantwortlich für die Pflege der Kontoprozesse, -verfahren und -handbücher sein, eng mit dem Direktor zusammenarbeiten, um diese bei Bedarf zu pflegen und zu aktualisieren und dabei Konsistenz und Compliance mit den übergreifenden Anforderungen der Abteilung sicherzustellen.
• andere Aufgaben nach Bedarf übernehmen.

Was Erfolg aussieht: Ein Abschluss (Associate oder Bachelor) in Betriebswirtschaft, Buchhaltung, Immobilien oder einem ähnlichen Bereich wird bevorzugt. Qualifizierte Kandidaten haben mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung in der Mietverwaltungsbranche für gewerbliche Immobilien und/oder in den Bereichen Buchhaltung und Immobilienmanagement, wobei sie entweder im Vermieter- oder Mietersektor gearbeitet haben. Berufserfahrung mit gewerblichen Immobilien-Datenbankanwendungen wie Visual Lease, APEX, ProLease, CoStar, WorkTrac, Lucernex, Planon, Manhattan oder anderen Portfolio-Management-Datenbanksystemen. Kenntnisse in SAP, Oracle, Workday-Plattformen und Bankportalen. Fachwissen und dokumentierter Erfolg bei der Arbeit an globalen Konten mit mehr als 1.000 Mietverträgen und einer Struktur für das globale Kontomanagement. Mittleres Kompetenzniveau mit Microsoft Office-Tools (Word, PowerPoint, Excel, OneNote usw.). Gründliche Kenntnisse der FASB / IFRS-Buchhaltungsregeln und allgemeinen Buchhaltungsgrundsätze werden bevorzugt. Du musst effektiv sein und eine erfolgreiche Erfolgsbilanz bei der selbstständigen Arbeit, vorzugsweise remote, vorweisen können und über starke Zeitmanagementfähigkeiten verfügen.

Leistungen: Mitarbeiter (und ihre Familien) haben die Möglichkeit, Arbeitgeber-subventionierte medizinische Leistungen einschließlich RX, Zahnmedizin, Augenheilkunde sowie vom Arbeitgeber bezahlte Grundlebens-/AD&D-Versicherungen und kurzfristige/langfristige Invaliditätsleistungen zu erhalten. Mitarbeiter können sich in den 401k-Plan unseres Unternehmens einschreiben, der einen Arbeitgeberbeitrag umfasst. Mitarbeiter erhalten auch 10 Tage Krankheitsurlaub und mindestens 15 Tage Urlaub pro Jahr. Bestimmte Führungspositionen sind für unbegrenzten Urlaub berechtigt. Mitarbeiter genießen außerdem 10 bezahlte Feiertage sowie zwei persönliche Flex-Tage im Kalenderjahr. Zwölf Wochen (für gebärende Eltern) und 4 Wochen (für nicht gebärende Eltern, einschließlich adoptiver/foster Eltern) bezahlter Elternzeit stehen nach erfolgreichem Abschluss von 90 Tagen Beschäftigung ebenfalls zur Verfügung. Personen können unter geltendem Landesrecht Anspruch auf unterschiedliche oder zusätzliche Leistungen haben.

Bonus: Diese Position ist berechtigt für einen jährlichen Bonus, basierend auf Unternehmens- und individueller Leistung.

Für Gehaltsrollen: Ungefährer Gehaltsbereich für die Rolle: 78.955 bis 85.000 USD. Standortbezogen: WFH Georgia, WFH Texas oder WFH Florida. Unsere Gehaltsbereiche werden nach Rolle, Ebene und Standort bestimmt. Der in diesem Stellenangebot angegebene Bereich spiegelt das Mindest- und Höchstziel für die Gehälter neuer Mitarbeiter für die Position an allen US-Standorten wider. Innerhalb des Bereichs wird das individuelle Gehalt durch den Arbeitsort und zusätzliche Faktoren, einschließlich berufsbezogener Fähigkeiten, Erfahrungen und relevanter Ausbildung oder Schulung, bestimmt.

Colliers International bietet allen Personen gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten. Kein Mitarbeiter oder Bewerber für eine Beschäftigung wird aufgrund von Rasse, Glauben, Herkunft, Familienstand, sexueller Orientierung, Alter, anderweitig qualifizierter Behinderung oder Veteranenstatus oder einer anderen gesetzlich geschützten Eigenschaft diskriminiert. Bitte beachten Sie, dass diese Stellenbeschreibung nicht dazu gedacht ist, eine umfassende Auflistung der Aktivitäten, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu enthalten, die von dem Mitarbeiter für diesen Job verlangt werden. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten können sich jederzeit mit oder ohne Vorankündigung ändern.

Bewerber müssen derzeit autorisiert sein, in den Vereinigten Staaten in Vollzeit zu arbeiten. Der Arbeitgeber wird keine Bewerber für Arbeitsvisa sponsern. Bewerbungen werden fortlaufend angenommen. Nur direkte Bewerber, bitte keine Agenturen. Colliers respektiert Vielfalt und ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Kein Mitarbeiter oder Bewerber für eine Beschäftigung wird aufgrund einer tatsächlichen oder wahrgenommenen Zugehörigkeit zu einer geschützten Kategorie diskriminiert, einschließlich Rasse, Farbe, Glauben, Religion, nationaler Herkunft, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Alter, Geschlecht oder Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft, Geburt, verwandte medizinische Bedingungen und Stillzeit), Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck (einschließlich Transgender-Status), sexueller Orientierung, Familienstand, Militärdienst und Veteranenstatus, Behinderung, geschütztem medizinischen Zustand, wie er durch geltendes Landesrecht definiert ist, genetische Informationen oder eine andere durch geltendes Bundes-, Landes- oder Kommunalrecht geschützte Eigenschaft.

Wenn du ein qualifizierter Bewerber bist, der eine angemessene Unterkunft benötigt, um eine Stellenbewerbung, eine Eignungsprüfung, ein Vorstellungsgespräch oder anderweitig am Einstellungsprozess teilzunehmen, kontaktiere bitte accommodations@colliers.com zur Unterstützung.