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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Verwaltung von Projekten und Kosten.
- Arbeitgeber: Wachsendes Unternehmen mit Fokus auf Mitarbeiterentwicklung.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Hybrid-Arbeitsmodell mit Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Bauens und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit sind ein Muss.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten und detailorientierten Projektunterstützungsadministrator, der unser Team in Deutschland verstärkt und wesentliche Unterstützung für unsere Entwicklungs- und Bau-Teams bietet, während wir unser Anwesen erheblich erweitern. Diese Rolle gehört zum Immobilien-Team, das unser globales Bauprogramm unterstützt. In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit der Projekt- und Kosten-/Kommerzialleitung an jedem Projekt zusammen, unterstützen sie und bieten Hilfe an, um sicherzustellen, dass die Projekte pünktlich und im Budgetrahmen geliefert werden.
Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Projektkosten, unterstützen bei der Rechnungsstellung und den Zahlungen und koordinieren Änderungsanfragen. Ihr Fokus liegt auf einer effizienten Koordination und Ausführung administrativer Aufgaben, um die genaue Verfolgung und Berichterstattung unserer Projekte durch starke operative Unterstützung sicherzustellen.
Standardaufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:
- Unterstützung der Projektmanager bei der PO-Verfolgung, dem Empfang, den Zahlungen und den Cashflow-Prognosen
- Verwaltung der eingegangenen Rechnungen sowie die Koordination und Priorisierung von Rechnungen und deren Genehmigung
- Organisation und Koordination von Reisevorbereitungen und proaktive Bearbeitung von lieferantenbezogenen Angelegenheiten
- Unterstützung der Projektteams bei der Administration auf SharePoint
- Schulung neuer Projektmanager zu Prozessen wie PO-Erstellung, Empfang von Rechnungen und finanziellen Anfragen an das Finanzteam
- Zusammenstellung von KPI-Werten zu Projekten und Erstellung von Zusammenfassungsberichten
- Unterstützung des Projektkostenmanagement-Teams mit programmatischen Berichten, die Informationen aus mehreren Projekten zusammenfassen, einschließlich verspäteter Rechnungen, Rechnungs- und Zahlungsfehler
- Zusammenarbeit mit den Finanzteams, um sicherzustellen, dass die Projekte finanziell korrekt verfolgt werden, damit die Rechnungs- und Empfangspositionen aktuell gehalten werden
- Koordination und Vorbereitung verschiedener Berichte und Präsentationen nach Bedarf
- Monatliche Erfassung und Berichterstattung der Arbeitsstunden
- Aufrechterhaltung und Durchsetzung aktueller Governance-Prozesse und Implementierung neuer Prozesse nach Bedarf
- Teilnahme an wöchentlichen und zweiwöchentlichen Managementbesprechungen, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt durch das Projekt verarbeitet werden
- Zusätzliche ad-hoc Aufgaben zur Unterstützung des Projektmanagement-Teams
- Unterstützung des Kostenmanagement-Teams bei der Überprüfung von Investitionsbudgets und Cashflow-Prognosen, Power BI-Implementierung und Berichten
Diese Rolle bietet eine hybride Arbeitslösung mit Anwesenheit an unseren Standorten kombiniert mit Remote-Arbeit. Die Bürotage werden durch die Anforderungen der Rolle bestimmt und mit dem lokalen Management abgestimmt. Sie müssen flexibel sein, um unsere Unternehmensveranstaltungen wie All Hands-Sitzungen, externe Kundenmeetings und andere ad-hoc Veranstaltungen/Besprechungen zu unterstützen, die vom Team benötigt werden.
Was wir suchen:
- Fähigkeit zur Koordination von Projektaktivitäten, einschließlich Überwachung, Verfolgung und Berichterstattung zur Sicherstellung der Lieferung im Zeit- und Budgetrahmen
- Fähigkeit, mit finanziellen Informationen zu arbeiten und diese zu koordinieren, einschließlich Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Erstellung und Genehmigung von Bestellungen
- Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit einer Vielzahl interner und externer Stakeholder
- Starke organisatorische Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren
Was wir bieten:
Colt DCS ist ein wachsendes Unternehmen, das in seine Mitarbeiter investiert. Wir bieten Fähigkeitenentwicklung, Lernwege und Akkreditierungen, um unseren Mitarbeitern zu helfen, ihr Bestes zu geben, unabhängig von Rolle und Standort. Neben wettbewerbsfähigen Gehältern und Anreizplänen werden den Mitarbeitern eine Reihe von Vorteilen und lokalen Belohnungspaketen angeboten. Colt DCS erkennt die Bedeutung einer Work-Life-Balance an und setzt sich dafür ein.
Project Administrator Arbeitgeber: Colt Data Centre Services
Kontaktperson:
Colt Data Centre Services HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Project Administrator
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Projektadministrator bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Projekten, an denen du arbeiten würdest.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte des Unternehmens und überlege dir, wie deine Fähigkeiten im Bereich der Projektadministration dazu beitragen können, diese erfolgreich umzusetzen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt dir die Möglichkeit, alle Informationen zu deiner Bewerbung an einem Ort zu haben. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Project Administrator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei präzise und strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und gut strukturiert ist. Verwende Absätze, um verschiedene Abschnitte zu trennen, und achte darauf, dass du alle relevanten Informationen übersichtlich präsentierst.
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten: Da die Rolle viel mit Koordination und Organisation zu tun hat, solltest du in deinem Anschreiben Beispiele anführen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen. Zeige uns, wie du Projekte erfolgreich unterstützt hast!
Sprich die Sprache des Unternehmens: Nutze die Begriffe und den Stil aus der Stellenbeschreibung in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstehst und dich mit unserer Unternehmenskultur identifizieren kannst.
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Colt Data Centre Services vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Project Administrators vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite dich auf Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Organisationstalent und deiner Fähigkeit, mit finanziellen Informationen umzugehen. Übe Antworten auf typische Interviewfragen, die sich auf Projektmanagement, Kostenverfolgung und Kommunikation mit Stakeholdern beziehen.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da du eng mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten wirst, ist es wichtig, deine Teamfähigkeit zu betonen. Bereite Geschichten vor, die zeigen, wie du erfolgreich in einem Team gearbeitet hast und wie du Konflikte gelöst hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team derzeit hat, oder nach den nächsten Schritten im Projektmanagementprozess.