Senior Operations & Process Optimization Specialist

Berichtet an: Omni Fulfillment Manager

Unbefristeter Vertrag

EMEA HQ, Genf, Schweiz

Hybrid (2 Tage/Woche Home-Office)

Startdatum: so früh wie möglich

ÜBER DIE POSITION

Wir suchen einen Senior Operations & Process Optimization Specialist, der unser Team in Genf verstärkt, das die Auftragsabwicklung und den Kundenservice für das internationale Distributoren-Netzwerk von Columbia Sportswear in EMEA, APAC und Lateinamerika verwaltet. Das Team arbeitet eng mit den Account Operations Leads (AOLs) zusammen, die die direkte Beziehung zu den Distributoren pflegen und als tägliche kommerzielle Schnittstelle fungieren. Ihre Rolle ist der operationale Motor hinter dieser Beziehung: Sie stellen sicher, dass Bestellungen korrekt bearbeitet werden, Berichte pünktlich erstellt werden, die Zollunterlagen genau sind und die Werkzeuge und Plattformen, auf die das Team angewiesen ist, gewartet und verbessert werden.

Dies ist eine Rolle mit vier operativen Säulen von gleichem Gewicht – Auftragsmanagement, Berichterstattung, Zollunterlagen und Systemwartung – kombiniert mit einer wachsenden Dimension der Prozessverbesserung und Automatisierung. Das Gleichgewicht liegt heute bei etwa 80 % operativ und 20 % Verbesserung, und das Ziel ist es, dieses Gleichgewicht im Laufe der Zeit zu verschieben, während sich die Arbeitsweise des Teams weiterentwickelt.

Sie bringen Seniorität in das Team durch die Tiefe Ihres operativen und technischen Wissens, ein echtes Interesse an Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung sowie die Fähigkeit, proaktiv Engpässe und Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Aufgaben zu erkennen.

WIE SIE DEN UNTERSCHIED MACHEN WERDEN

• Führen Sie einen zuverlässigen Auftragsmanagementbetrieb: Bearbeiten und validieren Sie Distributor-Bestellungen in SAP: Änderungen, Audits, Anfragen zu Mehrwertdiensten, Compliance-Prüfungen. Arbeiten Sie in Abstimmung mit der Finanz- und Logistikdienstleistern, um Auftragsfreigaben zu verwalten. Stellen Sie die Genauigkeit der Bestellungen und die rechtzeitige Freigabe sicher, um die Versandfristen der Distributoren einzuhalten.
• Besitzen Sie die Zollunterlagen von Anfang bis Ende: Bereiten Sie die saisonale Zolltabelle (HS-Codes, Materialbeschreibungen, Herkunftsländer) vor und pflegen Sie diese, die von Distributoren verwendet wird, um Waren durch den Zoll zu bringen. Koordinieren Sie zwischen Distributoren und dem internen Zollteam, um die erforderlichen Informationen zu sammeln, zu validieren und zu konsolidieren. Reduzieren Sie das Volumen an Hin- und Herkommunikation, indem Sie Struktur und klare Kommunikation in den Prozess bringen.
• Erstellen und pflegen Sie Geschäftsberichte: Erstellen, pflegen und verteilen Sie automatisierte Berichte an Distributoren und interne Stakeholder über Power Automate und Power BI. Stellen Sie sicher, dass die Berichterstattung genau, zeitnah und an jedes Publikum angepasst ist.
• Warten Sie die Werkzeuge und Plattformen, auf die das Team angewiesen ist: Verwalten und beheben Sie interne Plattformen, die vom Team und von Distributoren genutzt werden (SharePoint, Dokumentationstools). Bearbeiten Sie Zugriffsmanagement, Plattformaktualisierungen und tägliche Troubleshooting-Anfragen.
• Treiben Sie Prozessverbesserung und Automatisierung voran: Identifizieren Sie manuelle oder sich wiederholende Aufgaben, die automatisiert oder vereinfacht werden könnten. Leiten oder tragen Sie zu Verbesserungsinitiativen bei, arbeiten Sie dabei gegebenenfalls mit dem Analytikteam zusammen. Dokumentieren Sie Arbeitsweisen und tragen Sie dazu bei, ein skalierbareres Betriebsmodell aufzubauen.

WAS SIE MITBRINGEN

• 5 bis 7 Jahre Erfahrung in der Lieferkettenoperation, mit direkter Erfahrung im Auftragsmanagement oder Kundenservice in einem B2B, produktbasierten Umfeld.
• Hintergrund in einer saisonalen oder sammelbasierten Branche (Bekleidung, Mode, Konsumgüter oder ähnlich): Sie verstehen, was es operativ bedeutet, wenn eine neue Versand-Saison beginnt.
• Solide SAP-Kenntnisse, insbesondere in der Funktionalität des Auftragsmanagements.
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse (nicht verhandelbar).
• Kenntnisse in Power BI und Power Automate; Erfahrung im Erstellen oder Pflegen automatisierter Berichte ist von Vorteil.
• Nachweisliche Beteiligung an mindestens einem Projekt zur Prozessverbesserung oder Automatisierung, neben operativen Verantwortlichkeiten.
• Fließend in Englisch, der Arbeitssprache des Teams und aller Interaktionen mit Distributoren.

VORTEILE & LEISTUNGEN

• Signifikante Rabatte auf Produkte von Columbia und Sorel.
• Weiche Mobilitätspolitik.
• Krankenversicherungszuschuss für Mitarbeiter in der Schweiz.
• Pilates- und Yogakurse in unseren Räumlichkeiten sowie Laufgruppen oder Sportaktivitäten.
• Unbegrenzter Zugang zu LinkedIn Learning.
• Eine monatliche Lernstunde für Schulungen, Entdeckungen und Lernen.
• Entfalten Sie Ihr Potenzial: Zugang zu internen Schulungskursen (Feedback, Führung, Insights).
• DEI-Initiativen zur Förderung und Stärkung unseres Engagements in diesen Themen.