Assistenz der Geschäftsführung und operativen Leitung (m/w/d) – Organisation, Personal & Betrieb

Über uns Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit Herz, das hochwertige Farbpigmente sorgfältig abfüllt, verpackt und weltweit versendet. Unser Motto lautet: respektvoll, wertschätzend und liebevoll. Im Team genauso wie im Umgang mit unseren Kundinnen und Kunden. Wir sind kein anonymer Konzern, sondern ein kleines, engagiertes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen. Gute Arbeit wird bei uns wahrgenommen und geschätzt. Für uns zählt nicht nur, was in deinem Lebenslauf steht. Uns ist ebenso wichtig, wie du arbeitest, ob du mitdenkst, Verantwortung übernimmst und dich mit Herz und Verstand in unser Unternehmen einbringst. Für unser weiteres Wachstum suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und sehr gut organisierte Assistenz, die unsere Geschäftsführung und unsere operative Unternehmensleitung im Tagesgeschäft unterstützt.

Deine Rolle bei uns Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, operativer Leitung und Team. Du unterstützt uns bei Büro- und Verwaltungsaufgaben, behältst Termine und offene Themen im Blick, bereitest Besprechungen vor, übernimmst leichte administrative Aufgaben im Personalbereich und hilfst dabei, dass Informationen zuverlässig bei den richtigen Personen ankommen. Der Schwerpunkt der Stelle liegt klar auf Assistenz, Organisation, Administration, Personalthemen und digitalen Aufgaben. Da wir ein kleines Unternehmen sind, unterstützen wir uns bei besonderem Bedarf jedoch auch außerhalb unserer eigentlichen Kernbereiche.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und der operativen Leitung im Tagesgeschäft
• Koordination und Überwachung von Terminen, Fristen und offenen Aufgaben
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Listen, Schreiben und Vorlagen
• Formulierung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
• Pflege von Ablagen, Übersichten und Wiedervorlagen
• Recherche und strukturierte Zusammenstellung benötigter Informationen
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, Dienstleistern, Lieferanten und Geschäftspartnern
• selbstständige Bearbeitung übertragener Aufgaben innerhalb klarer Vorgaben

Teammeetings und interne Kommunikation

• Planung und Vorbereitung von Teammeetings
• Sammlung und Strukturierung der zu besprechenden Themen
• Moderation und Leitung von Besprechungen im übertragenen Aufgabenbereich
• Protokollierung von Ergebnissen, Aufgaben und Fristen
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Weitergabe wichtiger organisatorischer Informationen
• Aufnahme und strukturierte Weiterleitung von Fragen und Anliegen aus dem Team

Du solltest dich wohl dabei fühlen, vor mehreren Personen zu sprechen und Gespräche freundlich, klar und strukturiert zu führen.

Personaladministration Du unterstützt die Geschäftsführung und die operative Leitung bei ausgewählten organisatorischen Personalthemen. Dazu können gehören:

• Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
• Vorbereitung und Koordination von Bewerbungsgesprächen
• Zusammenstellung von Personalunterlagen nach Vorgabe
• Unterstützung beim Onboarding neuer Beschäftigter
• Pflege einfacher Personalübersichten
• organisatorische Unterstützung bei Arbeitszeiten, Urlauben und Abwesenheiten
• Vorbereitung und Nachbereitung von Personalgesprächen
• Erstellung von Gesprächsnotizen oder Protokollen
• Koordination von Schulungen und Unterweisungen

Personalrechtliche oder disziplinarische Entscheidungen triffst du nicht eigenständig. Du bereitest Themen organisatorisch vor und arbeitest der Geschäftsführung und der operativen Leitung zuverlässig zu.

Webseiten und digitale Aufgaben

• Pflege und Aktualisierung von Texten, Bildern und Informationen auf unseren Webseiten und in unseren Onlineshops
• einfache Arbeiten mit WordPress, WooCommerce oder vergleichbaren Systemen
• Kontrolle von Inhalten, Formatierungen und Verlinkungen
• Unterstützung bei einfachen Text- und Gestaltungsaufgaben
• Weitergabe technischer Probleme an die zuständigen Dienstleister
• Einarbeitung in neue Programme und digitale Abläufe

Du musst nicht programmieren können. Wichtig ist, dass du keine Berührungsängste mit digitalen Systemen hast und bereit bist, dich in neue Aufgaben einzuarbeiten.

Praktische Unterstützung bei Bedarf Für Lager, Abfüllung und Versand sind grundsätzlich unsere zuständigen Teams verantwortlich. Bei erhöhtem Arbeitsaufkommen oder besonderen betrieblichen Situationen kann es jedoch vorkommen, dass du vorübergehend auch dort unterstützt. Das kann beispielsweise die Warenannahme, das Einlagern, die Abfüllung oder die Vorbereitung von Kundenbestellungen betreffen. Bei der Warenannahme können im Einzelfall Pakete und Gebinde bis etwa 25 kg vorkommen. Bei Bedarf stehen gegenseitige Unterstützung und vorhandene Hilfsmittel zur Verfügung. Diese Tätigkeiten sind nicht der Schwerpunkt der Stelle. Wir wünschen uns jedoch eine Person, die bei Bedarf bereit ist, auch außerhalb des eigenen Schreibtischbereichs mit anzupacken.

Was dich bei uns erwartet

• 3.000,00 € brutto monatlich als Festgehalt
• Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche
• eine planbare Fünf-Tage-Woche
• Arbeitszeiten grundsätzlich von Montag bis Freitag innerhalb unserer betrieblichen Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche
• direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der operativen Leitung
• eine vielseitige Stelle mit Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten
• gründliche Einarbeitung in unsere Abläufe und Systeme
• ein kleines, herzliches Team mit kurzen Entscheidungswegen
• respektvoller, wertschätzender und liebevoller Umgang miteinander
• klare Aufgaben, direkte Kommunikation und ehrliches Feedback
• Raum für sinnvolle Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Einsatz an unseren Standorten in Sulzfeld und Oberderdingen
• kostenloser Parkplatz
• kostenlose Getränke
• Kaffee-Flatrate
• Mitarbeiterrabatte und Preisnachlässe auf unsere Produkte

Das bringst du mit

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• eine ausgesprochen strukturierte, sorgfältige und ordentliche Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine im Blick zu behalten
• starke kommunikative Fähigkeiten und ein verbindliches Auftreten
• Sicherheit beim Formulieren von E-Mails, Schreiben und Protokollen
• Freude daran, Besprechungen und Teammeetings vorzubereiten und zu moderieren
• Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
• einen vertrauenswürdigen Umgang mit vertraulichen Informationen
• die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen oder sensiblen Situationen ruhig und sachlich zu bleiben
• Konfliktfähigkeit und eine gesunde professionelle Distanz
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Aufgaben zuverlässig nachzuverfolgen
• Freude daran, bei Problemen möglichst auch einen konstruktiven Lösungsvorschlag einzubringen
• sicheren Umgang mit E-Mail, Internetrecherche und gängigen Office-Anwendungen
• Offenheit gegenüber WordPress, Onlineshops und weiteren digitalen Systemen
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
• Bereitschaft, bei besonderem Bedarf auch praktisch im Betrieb zu unterstützen
• Führerschein der Klasse B
• eigener Pkw sowie die Bereitschaft, an unseren Standorten in Sulzfeld und Oberderdingen eingesetzt zu werden

Wünschenswert, aber keine Voraussetzung, sind Erfahrungen als Assistenz, Teamassistenz oder Bürokraft, in der Personaladministration, im Kundenservice, mit Webseiten oder Onlineshops sowie in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen.

Wer gut zu uns passt Du passt gut zu uns, wenn du Freude daran hast, Ordnung in unterschiedliche Themen zu bringen und anderen Menschen zuverlässig den Rücken freizuhalten. Du erkennst offene Aufgaben, behältst Fristen im Blick und fragst nach, wenn wichtige Informationen fehlen. Gleichzeitig kannst du freundlich und einfühlsam sein, ohne jede Spannung oder jedes Personalthema persönlich zu nehmen. Wir suchen keinen Menschen, der sich über andere stellt. Wir suchen eine Person, die Informationen zusammenführt, Kommunikation erleichtert und gemeinsam mit der Geschäftsführung und der operativen Leitung für verlässliche Abläufe sorgt. Wir erwarten keine Perfektion ab dem ersten Tag. Wichtig ist uns, dass du offen kommunizierst, sorgfältig arbeitest, Verantwortung übernimmst und bereit bist, dich in unsere Abläufe einzuarbeiten.

Unsere Werte

• Respekt, Vertrauen und Zusammenhalt
• liebevoller und wertschätzender Umgang miteinander
• klare Kommunikation und gegenseitige Unterstützung
• faire Behandlung und gleiche Chancen für alle
• Diskretion und verantwortungsbewusster Umgang mit Informationen
• Kritik möglichst in Verbindung mit einem konstruktiven Lösungsvorschlag
• gesundes und nachhaltiges Wachstum
• Freude daran, gemeinsam etwas aufzubauen

Wir freuen uns über Bewerbungen aller Menschen, die fachlich und persönlich zu dieser Stelle passen. Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung sowie sexuelle Identität haben keinen Einfluss auf unsere Auswahl.

So bewirbst du dich Bitte sende deine Bewerbung per E-Mail an: info@comling.net Bitte schicke uns deinen Lebenslauf und vorhandene Arbeits- oder Ausbildungszeugnisse möglichst als PDF. Ein Bewerbungsfoto ist freiwillig und für deine Bewerbung nicht erforderlich. Wenn du deiner Bewerbung freiwillig ein Foto beifügen möchtest, freuen wir uns sehr darüber. Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens findest du in unseren Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber unter: https://drive.google.com/drive/folders/1HLfkNy4ZcTR-iF9ZrpLu0fg6_qZZt1U7 Da wir ein kleines Team sind, bitten wir dich, vor einem persönlichen Besuch einen Termin mit uns zu vereinbaren. Wir freuen uns sehr darauf, dich kennenzulernen.