Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Gemeinde bei der Verwaltung und dem Service für die Bevölkerung.
- Unternehmen: Engagierte Gemeinde mit Fokus auf soziale Kohäsion und öffentliche Dienstleistungen.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Teamorientierte Atmosphäre mit Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Trage aktiv zur Verbesserung der Lebensqualität in deiner Gemeinde bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in ähnlicher Funktion.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Assistant bei 80%, d.h. 32 Stunden pro Woche
Die Gemeinde Chavannes-près-Renens, die im Herzen der Region Lausanne West liegt und fast Einwohner hat, erlebt eine dynamische Entwicklung und ständige Evolution. Reich an kultureller und sozialer Vielfalt stellt sie Inklusion, Solidarität, Nähe und die Qualität des öffentlichen Dienstes in den Mittelpunkt ihres Handelns. Der Dienst für soziale Kohäsion arbeitet täglich zugunsten der Bevölkerung, indem er lokale Dienstleistungen, qualitativ hochwertige Empfangs- und Unterstützungsangebote entwickelt, die auf die Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt sind. In diesem Kontext stellt die administrative Unterstützung ein wesentliches Bindeglied für das ordnungsgemäße Funktionieren des Dienstes, die Koordination der Aktivitäten und die Qualität der angebotenen Dienstleistungen dar.
In dieser Funktion werden Sie unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:
- Gewährleistung des physischen, telefonischen und E-Mail-Empfangs von Nutzern mit Professionalität, Freundlichkeit und Vertraulichkeit;
- Identifizierung der Bedürfnisse der Nutzer, Übermittlung nützlicher Informationen und Weiterleitung an die zuständigen Kontakte;
- Empfang, Überprüfung, Registrierung, Klassifizierung und Nachverfolgung von Anfragen, Dokumenten und Akten;
- Verfassen und Formatieren von Briefen, E-Mails, Entscheidungen, Protokollen und anderen Dokumenten;
- Mitwirkung bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Finanzdokumenten, insbesondere Rechnungen, Spesenabrechnungen, Angeboten und Bestellungen;
- Vorbereitung der Unterlagen, Dokumente und Materialien, die für Interviews, Besprechungen, Versammlungen und Dienstaktivitäten erforderlich sind;
- Organisation interner und externer Besprechungen, Verwaltung von Einladungen, Agenden, Verfügbarkeiten, Dokumenten und logistischen Aspekten;
- Verfassen von Protokollen oder Berichten, Sicherstellung ihrer Verteilung und Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen;
- Beitrag zur Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen, Datenbanken, Management-Tools und Referenzdokumenten, die für das ordnungsgemäße Funktionieren des Dienstes erforderlich sind;
- Sicherstellung der Dokumentenverwaltung des Dienstes, insbesondere Klassifizierung, Archivierung und Pflege physischer und digitaler Akten;
- Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren, Vertraulichkeit und Vorschriften zum Datenschutz.
Profil:
Sie haben ein ausgeprägtes Gefühl für den öffentlichen Dienst, schätzen den Kontakt zur Bevölkerung und zeigen große Sorgfalt bei der Bearbeitung von Akten. Sie erkennen sich in den folgenden Qualitäten wieder:
- Bundes VET Diplom (CFC) als kaufmännischer Angestellter oder gleichwertige Qualifikation;
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion;
- Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil;
- Ausgezeichnete Schreib- und Rechtschreibkenntnisse in Französisch;
- Leichtigkeit in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation;
- Beherrschung der Standardwerkzeuge, insbesondere Microsoft Office;
- Gastfreundschaft, Zuhören und Orientierung der Nutzer;
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Diskretion und Respekt für Vertraulichkeit;
- Gute Fähigkeit zur Nachverfolgung und Prioritätenmanagement;
- Teamgeist, Autonomie und Verantwortungsbewusstsein;
- Ausgeprägtes Interesse an sozialen Kohäsionsaufgaben und lokalen Dienstleistungen für die Bevölkerung.
Wir bieten Ihnen:
- Eine abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit im Dienste der Bevölkerung;
- Die Möglichkeit, zum Funktionieren eines Dienstes beizutragen, der sich sozialen und lokalen Bereichen widmet;
- Ein Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit und Austausch fördert;
- Zugang zu kontinuierlicher Weiterbildung, im Einklang mit der Entwicklung des Berufs;
- Freundliche Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team.
Beginn: September
Frist: August
Gehaltsklasse: 5 der kommunalen Gehaltsskala
Für weitere Informationen können Sie den Manager kontaktieren. Wir weisen darauf hin, dass nur online eingereichte Bewerbungen sowie vollständige Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome) bearbeitet werden.
Administrative Assistant Arbeitgeber: Commune de Chavannes-près-Renens
Die Gemeinde Chavannes-près-Renens ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine sinnstiftende Tätigkeit im Dienst der sozialen Kohäsion bietet. Mit einem engagierten Team und einem Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit und Eigeninitiative fördert, haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und aktiv zur Verbesserung der Lebensqualität der Bevölkerung beizutragen. Die abwechslungsreiche Arbeit in einer dynamischen und kulturell vielfältigen Gemeinde sorgt für ein erfüllendes Arbeitsleben.
Kontaktdaten:
Commune de Chavannes-près-Renens Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Commune de Chavannes-près-Renens.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Commune de Chavannes-près-Renens teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Administrative Assistant bei Commune de Chavannes-près-Renens besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Administrative Assistant bei Commune de Chavannes-près-Renens nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Commune de Chavannes-près-Renens vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Commune de Chavannes-près-Renens. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Commune de Chavannes-près-Renens?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
