Administrative Assistenz 80% bzw. 32 Stunden pro Woche

Schliessen Sie sich einer engagierten Gemeinde im Dienst für soziale Kohäsion an. Die Gemeinde Chavannes-près-Renens, im Herzen des Westens von Lausanne gelegen und mit fast 12.000 Einwohnerinnen und Einwohnern, erlebt eine dynamische Entwicklung und eine stetige Bevölkerungszunahme. Reich an kultureller und sozialer Vielfalt, stellt sie Inklusion, Solidarität, Nähe und Qualität des öffentlichen Dienstes in den Mittelpunkt ihres Handelns. Der Dienst für soziale Kohäsion setzt sich täglich für die Bevölkerung ein, indem er Nahversorgungsdienste, eine qualitativ hochwertige Betreuung und eine bedarfsgerechte Begleitung der Nutzerinnen und Nutzer entwickelt.

In diesem Kontext ist die administrative Unterstützung ein wesentlicher Bestandteil für das reibungslose Funktionieren des Dienstes, die Koordination der Aktivitäten und die Qualität der erbrachten Leistungen. Eine Schlüsselrolle im administrativen Betrieb des Dienstes. Als Teil des Dienstes für soziale Kohäsion tragen Sie zum reibungslosen administrativen, organisatorischen und dokumentarischen Ablauf des Dienstes bei. Durch Ihre Genauigkeit und Ihr Gespür für Empfang tragen Sie aktiv zur Qualität der angebotenen Leistungen für die Bevölkerung bei.

In dieser Funktion sind Sie insbesondere zuständig für:

• Professionellen, zuvorkommenden und vertraulichen Empfang der Nutzerinnen und Nutzer persönlich, telefonisch und per E-Mail;
• Ermittlung der Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer, Weitergabe erster nützlicher Informationen und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner;
• Entgegennahme, Überprüfung, Erfassung, Ablage und Nachverfolgung von Anfragen, Dokumenten und administrativen Dossiers;
• Verfassen und Formatieren verschiedener Schreiben, E-Mails, Bescheinigungen, Entscheide, Protokolle und weiterer administrativer Dokumente;
• Mitarbeit bei der Bearbeitung und administrativen Nachverfolgung von Finanzdokumenten, insbesondere Rechnungen, Spesenabrechnungen, Kostenvoranschlägen und Bestellungen;
• Vorbereitung der Dossiers, Dokumente und Unterlagen für Gespräche, Sitzungen, Treffen und Aktivitäten des Dienstes;
• Organisation interner und externer Sitzungen, Verwaltung der Einladungen, Tagesordnungen, Verfügbarkeiten, vorbereitenden Dokumente und logistischer Aspekte;
• Verfassen von Protokollen oder Berichten, deren Verbreitung und administrative Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen;
• Mitwirkung bei der Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen, Statistiken, Steuerungsinstrumenten und Referenzdokumenten, die für das reibungslose Funktionieren des Dienstes notwendig sind;
• Dokumentenmanagement des Dienstes, insbesondere Ablage, Archivierung und Organisation physischer und digitaler Dossiers;
• Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren, der Vertraulichkeit und der Datenschutzbestimmungen.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein ausgeprägtes öffentliches Dienstleistungsbewusstsein, schätzen den Kontakt mit der Bevölkerung und zeichnen sich durch grosse Sorgfalt bei der administrativen Bearbeitung von Dossiers aus.
• EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung;
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion;
• Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung von Vorteil;
• Ausgezeichnete schriftliche und orthografische Fähigkeiten in Französisch;
• Sicheres Auftreten in mündlicher und schriftlicher Kommunikation;
• Beherrschung der gängigen IT-Tools, insbesondere Microsoft Office;
• Empfangskompetenz, Zuhörfähigkeit und Orientierung der Nutzerinnen und Nutzer;
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit;
• Gute Organisationsfähigkeit, Nachverfolgung und Prioritätenmanagement;
• Teamgeist, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein;
• Ausgeprägtes Interesse an Aufgaben der sozialen Kohäsion und an Nahversorgungsleistungen für die Bevölkerung.

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit im Dienst der Bevölkerung;
• Die Möglichkeit, zum Funktionieren eines Dienstes beizutragen, der sich in sozialen und nahversorgenden Bereichen engagiert;
• Ein Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit und Eigeninitiative fördert;
• Zugang zu Weiterbildungsmöglichkeiten im Einklang mit den Entwicklungen des Berufs;
• Angenehme Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team.

Eintritt: September 2026

Bewerbungsfrist: 20. August 2026

Lohnklasse: 5 der kommunalen Lohnskala

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Herrn Stéphane Kramer, Verwaltungsleiter, unter 021/633.33.46.

Wir weisen darauf hin, dass nur online eingereichte Bewerbungen über die Website jobup.ch sowie vollständige Dossiers (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise) berücksichtigt werden.