Assistente Amministrativo

Assistente all'80%, ovvero 32 ore settimanali. Unitevi a un Comune impegnato all'interno del Servizio di Coesione sociale. Situato nel cuore dell'Ovest losannese, il Comune di Chavannes-près-Renens, che conta quasi abitanti, conosce uno sviluppo dinamico e un'evoluzione costante della sua popolazione. Ricco della sua diversità culturale e sociale, pone l'inclusione, la solidarietà, la prossimità e la qualità del servizio pubblico al centro delle sue priorità. Il Servizio di Coesione sociale opera quotidianamente a favore della popolazione sviluppando servizi di prossimità, un'accoglienza di qualità e un accompagnamento adattato ai bisogni delle utenze. In questo contesto, il supporto amministrativo costituisce un anello essenziale al buon funzionamento del Servizio, alla gestione delle attività e alla qualità dei servizi erogati.

Ruolo chiave al centro del funzionamento del Servizio di Coesione sociale, contribuirete al buon funzionamento amministrativo e documentale del Servizio. Grazie al vostro rigore e al vostro senso dell'accoglienza, parteciperete attivamente alla qualità delle prestazioni offerte alla popolazione. A questo titolo, sarete in particolare chiamati a:

• Assicurare l'accoglienza fisica, telefonica e via e-mail delle utenze con professionalità, benevolenza e riservatezza;
• Identificare i bisogni delle utenze, trasmettere loro le prime informazioni utili e orientare le persone verso gli interlocutori competenti;
• Ricevere, verificare, registrare, classificare e assicurare il seguito delle richieste, documenti e dossier;
• Redigere e formattare lettere, e-mail, decisioni, verbali e altri documenti amministrativi;
• Partecipare al trattamento e al seguito dei documenti finanziari, in particolare fatture, note spese, preventivi e ordini;
• Preparare i dossier, documenti e supporti necessari ai colloqui, sedute, incontri e attività del servizio;
• Organizzare le sedute interne ed esterne, assicurare la gestione degli inviti, degli ordini del giorno, delle disponibilità, dei documenti e degli aspetti logistici;
• Redigere i verbali o resoconti, assicurarne la diffusione e vigilare sul seguito delle decisioni prese;
• Contribuire all'aggiornamento delle tabelle di monitoraggio, delle statistiche, degli strumenti di pilotaggio e dei documenti di riferimento necessari al buon funzionamento del Servizio;
• Assicurare la gestione documentale del Servizio, in particolare la classificazione, l'archiviazione e la digitalizzazione dei dossier fisici e digitali;
• Vigilare sul rispetto delle procedure interne, della riservatezza e delle regole relative alla protezione dei dati.

Profilo: Disponete di uno spiccato senso del servizio pubblico, apprezzate il contatto con la popolazione e fate prova di un grande rigore nel trattamento dei dossier. Vi riconoscete nelle seguenti qualità:

• CFC di impiegato/a di commercio o formazione giudicata equivalente;
• Esperienza di tre anni minimo in una funzione simile;
• Esperienza all'interno di un'amministrazione pubblica, un vantaggio;
• Eccellenti capacità redazionali e ortografiche in francese;
• Disinvoltura nella comunicazione orale e scritta;
• Padronanza degli strumenti usuali, in particolare Microsoft Office;
• Senso dell'accoglienza, dell'ascolto e della gestione delle utenze;
• Rigore, affidabilità, discrezione e rispetto della riservatezza;
• Buona capacità di seguito e di gestione delle priorità;
• Spirito di squadra, autonomia e senso delle responsabilità;
• Interesse marcato per le missioni di coesione sociale e le prestazioni di prossimità destinate alla popolazione.

Vi offriamo:

• Un'attività varia e portatrice di senso al servizio della popolazione;
• L'opportunità di contribuire al funzionamento di un Servizio impegnato nei settori sociali e di prossimità;
• Un ambiente di lavoro che favorisce la collaborazione e le competenze;
• Un accesso alla formazione continua, in linea con le evoluzioni del mestiere;
• Condizioni di lavoro conviviali, all'interno di un team impegnato.

Entrata in funzione: Settembre. Termine di candidatura: agosto. Classe salariale: 5 della scala salariale comunale. Per tutte le informazioni complementari, potete rivolgervi al Responsabile. Vi rendiamo attenti sul fatto che solo le candidature postate online sul sito internet, così come i dossier completi, saranno trattati (lettera di motivazione, CV, certificati di lavoro e diplomi).