Verwaltungsassistenz

Assistenzkraft zu 80 % bzw. 32 Stunden pro Woche. Werden Sie Teil einer engagierten Gemeinde im Dienst für sozialen Zusammenhalt. Die Gemeinde Chavannes-près-Renens liegt im Herzen der Lausanner Westregion, zählt fast Einwohnerinnen und Einwohner und erlebt eine dynamische Entwicklung sowie einen stetigen Wandel. Reich an kultureller und sozialer Vielfalt, stellt sie Inklusion, Solidarität, Bürgernähe und die Qualität des öffentlichen Dienstes in den Mittelpunkt ihres Handelns. Der Dienst für sozialen Zusammenhalt setzt sich täglich für die Bevölkerung ein, indem er bürgernahe Dienstleistungen, einen hochwertigen Empfang und eine an die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer angepasste Begleitung entwickelt.

In diesem Kontext stellt die Unterstützung ein wesentliches Bindeglied für das gute Funktionieren des Dienstes, die Koordination der Aktivitäten und die Qualität der erbrachten Leistungen dar. Als Schlüsselrolle im Herzen des Dienstes für sozialen Zusammenhalt tragen Sie zum guten Funktionieren und zur Dokumentenverwaltung des Dienstes bei. Durch Ihre Sorgfalt und Ihr Gespür für den Empfang beteiligen Sie sich aktiv an der Qualität der für die Bevölkerung erbrachten Leistungen.

In dieser Funktion sind Sie insbesondere zuständig für:

• Den physischen, telefonischen und schriftlichen Empfang der Nutzerinnen und Nutzer mit Professionalität, Wohlwollen und Vertraulichkeit;
• Die Identifizierung der Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer, die Weitergabe nützlicher Erstinformationen und die Weiterleitung der Personen an die zuständigen Ansprechpersonen;
• Den Empfang, die Prüfung, die Erfassung, die Ablage und die Nachverfolgung von Anfragen, Dokumenten und Dossiers;
• Das Verfassen und Formatieren von Schreiben, E-Mails, Entscheidungen, Protokollen und anderen Dokumenten;
• Die Bearbeitung und Nachverfolgung von Finanzdokumenten, insbesondere Rechnungen, Spesenabrechnungen, Kostenvoranschlägen und Bestellungen;
• Die Vorbereitung der Dossiers, Dokumente und Unterlagen, die für Gespräche, Sitzungen, Treffen und Aktivitäten des Dienstes erforderlich sind;
• Die Organisation interner und externer Sitzungen, die Verwaltung der Terminkalender, der Tagesordnungen, der Verfügbarkeiten, der Dokumente und der logistischen Aspekte;
• Das Verfassen von Protokollen oder Berichten, deren Verbreitung und die Überwachung der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen;
• Den Beitrag zur Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen, Datenbanken, Steuerungsinstrumenten und Referenzdokumenten, die für das gute Funktionieren des Dienstes erforderlich sind;
• Die Dokumentenverwaltung des Dienstes, insbesondere die Ablage, Archivierung und Digitalisierung von physischen und digitalen Dossiers;
• Die Einhaltung interner Verfahren, der Vertraulichkeit und der Regeln zum Datenschutz.

Ihr Profil:

Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für den öffentlichen Dienst, schätzen den Kontakt mit der Bevölkerung und arbeiten bei der Bearbeitung von Dossiers mit großer Sorgfalt. Sie finden sich in den folgenden Qualitäten wieder:

• Eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kauffrau/Kaufmann oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung;
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion;
• Erfahrung innerhalb einer öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil;
• Ausgezeichnete schriftliche und orthografische Fähigkeiten in Französisch;
• Gewandtheit in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation;
• Beherrschung der gängigen Werkzeuge, insbesondere Microsoft Office;
• Gespür für Empfang, Zuhören und die Betreuung der Nutzerinnen und Nutzer;
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit;
• Gute Fähigkeit zur Nachverfolgung und Prioritätensetzung;
• Teamgeist, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein;
• Ausgeprägtes Interesse an den Aufgaben des sozialen Zusammenhalts und den bürgernahen Dienstleistungen für die Bevölkerung.

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit im Dienst der Bevölkerung;
• Die Möglichkeit, zum Funktionieren eines Dienstes beizutragen, der sich in sozialen und bürgernahen Bereichen engagiert;
• Ein Arbeitsumfeld, das die Zusammenarbeit und den Austausch fördert;
• Zugang zu Weiterbildungsmöglichkeiten in Verbindung mit der beruflichen Entwicklung;
• Freundliche Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team.

Stellenantritt: September. Bewerbungsfrist: August. Gehaltsklasse: 5 der kommunalen Gehaltsskala. Für weitere Auskünfte können Sie sich an die Leitung des Dienstes wenden. Wir weisen Sie darauf hin, dass nur online über die Website eingereichte Bewerbungen sowie vollständige Dossiers (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome) bearbeitet werden.