Aktenverwalter

Ihre Aufgaben

• Unter der direkten Aufsicht des Gemeindeschreibers sind Sie für die eigenständige Verwaltung eines Portfolios von Verwaltungsakten zuständig, die die Bevölkerung, Bewilligungen, kommunale Infrastrukturen und die Umwelt betreffen.
• Sie bearbeiten die Anträge der Einwohner von deren Eingang bis zur Entscheidung oder deren Weiterleitung an die zuständige Stelle unter Einhaltung der anwendbaren bundes-, kantonalen und kommunalen Rechtsgrundlagen.
• Zudem beteiligen Sie sich am Empfang der Öffentlichkeit und tragen zur Organisation kommunaler Veranstaltungen bei.

Veranstaltungsgenehmigungen (POCAMA)

• Entgegennahme der über das kantonale Portal POCAMA eingereichten Veranstaltungsgenehmigungsanträge und Überprüfung auf Vollständigkeit.
• Unvollständige Dossiers an die Veranstalter zurücksenden und die Anträge an die zuständigen kantonalen und kommunalen Dienste weiterleiten.
• Bearbeitung, Vorbereitung und Erteilung der kommunalen Bewilligungsentscheide unter Berücksichtigung der kantonalen Vorprüfungen.
• Verwaltung der damit verbundenen temporären Bewilligungen (Alkoholverkauf, Werbemassnahmen) sowie der Gebühren.
• Überwachung der Fristen und Information der Veranstalter.

Einbürgerungen

• Entgegennahme und Bearbeitung der Anträge auf ordentliche Einbürgerung (Wohnsitz-, Ruf- und Integrationsvoraussetzungen gemäss LDCV).
• Zusammenstellung und Nachverfolgung der Dossiers, Korrespondenz mit den Kandidaten und den kantonalen Behörden (SPOP).
• Organisation und Durchführung des Grundkenntnistests und der Anhörung des Antragstellers, Erstellung des kommunalen Untersuchungsberichts und Protokollführung.
• Vorbereitung der Stellungnahmen für die Gemeindeverwaltung oder die zuständige Kommission.
• Verfolgung des Verfahrens bis zur kantonalen und bundesrechtlichen Erteilung und Fristenverwaltung.

Vermietung von Sälen, Sportplätzen und Material

• Verwaltung der Reservationen und Führung des Belegungsplans der kommunalen Säle, Sportplätze und des Materials.
• Erstellung der Mietverträge und Anwendung der geltenden Vorschriften und Tarife.
• Durchführung von Ein- und Auszugsbegehungen, Verwaltung der Kautionen und Rechnungsstellung.
• Koordination der Bereitstellung und Wartung mit dem Hausdienst und dem technischen Dienst.
• Erste Bearbeitung von eventuellen Streitigkeiten (Schäden, Stornierungen).

Baugesuche – Empfang und Weiterleitung

• Entgegennahme der Baugesuchsdossiers und formelle Überprüfung auf Vollständigkeit.
• Erfassung der Dossiers, Eröffnung der öffentlichen Auflage und administrative Fristenverwaltung.
• Entgegennahme, Ablage und Weiterleitung von Einsprachen und Bemerkungen.
• Administrative Schnittstelle mit der CAMAC für kantonale Spezialbewilligungen.
• Weiterleitung der Dossiers an den technischen Dienst und die Gemeindeverwaltung zur Bearbeitung und Entscheidung, wobei die technische Bearbeitung beim technischen Dienst liegt.

Förderung nachhaltiger Energien

• Verwaltung des kommunalen Förderprogramms (Solaranlagen, Wärmepumpen, energetische Sanierung, sanfte Mobilität).
• Entgegennahme und Bearbeitung der Anträge, Überprüfung der Fördervoraussetzungen und Nachweise.
• Berechnung der Beträge, Vorbereitung der Förderentscheide und Überwachung der Auszahlungen.
• Koordination mit kantonalen und bundesweiten Programmen (Gebäudeprogramm, SuisseEnergie).
• Führung der Statistiken und periodische Berichterstattung an die Gemeindeverwaltung.

Baumfällanträge

• Entgegennahme und Bearbeitung der Fällanträge gemäss LPrPNP, deren Ausführungsbestimmungen und der anwendbaren kommunalen Vorschriften.
• Überprüfung der Dossiers, Veröffentlichung am öffentlichen Anschlag oder Auflage je nach Fall und Verwaltung der Einsprachen.
• Vorbereitung der Stellungnahmen und Entscheide, Festlegung der Nachpflanzungs- oder Ausgleichsbedingungen.
• Überwachung der Ausführung und Umsetzung der Bedingungen.

Kommunale Veranstaltungen und Querschnittsaufgaben

• Beteiligung an der logistischen und administrativen Organisation kommunaler Veranstaltungen und punktuelle Präsenz nach Bedarf.
• Interne Vertretungen gemäss Ersatzplan.
• Anwendung der Weisungen der Gemeindeverwaltung und Beitrag zur Prozessverbesserung im eigenen Bereich.

Ihr Profil

• Ausbildung und Erfahrung EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertiger Abschluss.
• Nachgewiesene Erfahrung in der öffentlichen oder kommunalen Verwaltung.
• Starkes Plus: eidg. Fachausweis (Fachmann/-frau öffentliche Verwaltung oder Personalwesen) oder Weiterbildung in der Gemeindeverwaltung.
• Vorteil: Kenntnisse der Waadtländer Verfahren in den Bereichen Einbürgerungen, Veranstaltungsgenehmigungen und Baubewilligungen.

Spezifische Kenntnisse

• Kenntnisse des waadtländischen Verwaltungsrechts und der Rechtsgrundlagen der betreffenden Bereiche (LDCV, LATC, LPrPNP, LPrD).
• Beherrschung der Fachtools: POCAMA, CAMAC, elektronische Dokumentenverwaltung (EDV) und Office-Paket.
• Grundkenntnisse im Projektmanagement und in der Führung administrativer Verfahren.

Sprachen

• Französisch: Arbeitssprache, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Englisch und/oder Deutsch: ein echter Vorteil angesichts der internationalen Bevölkerung der Region Terre Sainte.

Persönliche Kompetenzen

• Gewissenhaftigkeit, Organisationsvermögen und Selbstständigkeit in der Aktenführung.
• Vielseitigkeit und Fähigkeit, parallel Akten sehr unterschiedlicher Art zu verwalten.
• Soziale Kompetenz und Dienstleistungsorientierung.
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Daten.
• Belastbarkeit und Prioritätenmanagement bei Spitzenbelastungen.

Besondere Bedingungen

• Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit und strikte Einhaltung des Datenschutzgesetzes, insbesondere im Bereich Einbürgerung und Förderung.
• Beeidigung gemäss kommunalen Gepflogenheiten.
• Gelegentliche Verfügbarkeit abends und am Wochenende (Veranstaltungen, Sitzungen).

Was wir bieten

• Eine neu geschaffene Stelle mit echter Autonomie und Überblick über die Tätigkeiten einer kommunalen Verwaltung in überschaubarer Grösse.
• Eine abwechslungsreiche und bereichsübergreifende Funktion mit direktem Kontakt zur Bevölkerung und den Behörden.
• Arbeits- und Vergütungsbedingungen gemäss den Bestimmungen des Personalstatuts der Gemeinde.
• Ein Umfeld, das Kompetenzentwicklung fördert und Weiterbildung unterstützt.
• Ein angenehmer Arbeitsplatz am Seeufer, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Bewerbung

Wir danken Ihnen, wenn Sie uns bis zum 28. August 2026 Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopien von Diplomen und Arbeitszeugnissen) unter Angabe der Referenz "Aktenverwalter" an folgende Adresse senden:

Per Post: Gemeinde Founex, Route de Châtaigneriaz 2, 1297 Founex

Per E-Mail: administration(at)founex.ch

Referenz: Aktenverwalter

Für weitere Auskünfte zur Stelle können Sie den Gemeindeschreiber telefonisch über die Zentrale der Gemeindeverwaltung unter +41 22 960 88 88 kontaktieren.

Die Gemeinde Founex fördert Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder persönlicher Situation. Aus Gründen der Lesbarkeit wird in dieser Anzeige die männliche Form verwendet; sie bezeichnet gleichermaßen Frauen, Männer und nicht-binäre Identitäten.