100% Operations Administrative Assistant

Eine vielseitige Rolle im Herzen der Betriebsabläufe: Bei Chemin de fer Nyon – St-Cergue – Morez SA (NStCM) und Transports publics de la région nyonnaise SA (TPN) glauben wir, dass die Exzellenz unserer Dienstleistungen auf qualifizierten und engagierten Teams beruht. Als Operations Administrative Assistant spielen Sie eine zentrale Rolle im reibungslosen administrativen und organisatorischen Ablauf der Betriebsabteilung. Sie sind ein wahrer Ansprechpartner und stehen täglich in Kontakt mit Fahrern, Kollegen, verschiedenen Unternehmensabteilungen sowie unseren externen Partnern. Neben administrativen Aufgaben tragen Sie aktiv zur Digitalisierung von Prozessen, dem Dokumentenmanagement, der kontinuierlichen Verbesserung und der administrativen Nachverfolgung operativer Aktivitäten bei.

Wenn Sie nach einer abwechslungsreichen, autonomen und dynamischen Rolle im Herzen des öffentlichen Verkehrs suchen, ist diese Position genau das Richtige für Sie.

Ihre Verantwortlichkeiten: Als Operations Administrative Assistant bieten Sie administrative, organisatorische und dokumentarische Unterstützung für die Betriebsabteilung. In dieser Funktion:

• Begrüßen Sie Mitarbeiter, Fahrer und Partner persönlich, telefonisch und administrativ;
• Verwalten Sie Post, Korrespondenz und administrative Dokumente;
• Erstellen, formatieren und verteilen Sie Memos, Verfahren und interne Dokumente;
• Organisieren Sie Meetings, bereiten Sie Sitzungen vor und schreiben Sie Protokolle;
• Sichern Sie die Ablage, Archivierung und das Dokumentenmanagement, sowohl papierbasiert als auch digital;
• Begrüßen Sie neue Mitarbeiter administrativ und bereiten Sie deren Arbeitsmittel vor (Ausweise, Schlüssel, Geräte, Tablets, administrative Dokumente usw.);
• Verwalten Sie die Mitarbeiteruniformen und deren Verteilung;
• Unterstützen Sie neue Mitarbeiter bei der Nutzung der bereitgestellten digitalen Werkzeuge;
• Verfolgen Sie administrativ Fahrer, Ansprüche, Unfälle, Bußgeldbescheide und Kundenbeschwerden;
• Überwachen Sie den Kraftstoffverbrauch, die Kilometerstände und kümmern Sie sich um die administrative Nachverfolgung von Betriebskosten;
• Entwickeln und aktualisieren Sie Dashboards, Statistiken und Serviceindikatoren;
• Teilnehmen am Dokumentenmanagement auf Microsoft 365-Plattformen (Teams, SharePoint);
• Tragen Sie zu Digitalisierungsprojekten, kontinuierlicher Verbesserung und unternehmensübergreifenden Projekten bei.

Diese Position ist für Sie geeignet, wenn…

• Sie ein eidgenössisches VET-Diplom als Kaufmann (oder gleichwertig) besitzen und mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Rolle haben.
• Sie über ausgezeichnete Französischkenntnisse, sowohl mündlich als auch schriftlich, verfügen.
• Sie hervorragende Kenntnisse in Microsoft 365-Tools (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint) besitzen und gute Kenntnisse im Dokumentenmanagement und in der Administration haben.
• Sie sich mit digitalen Werkzeugen wohlfühlen und gerne Benutzer unterstützen.
• Sie für Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Autonomie und Sorgfalt anerkannt werden. Sie können mehrere Prioritäten gleichzeitig verwalten und Fristen einhalten.
• Sie eine hervorragende Serviceorientierung, Teamgeist und Diskretion zeigen.
• Sie gerne Verbesserungen vorschlagen und an der Weiterentwicklung von Arbeitsmethoden teilnehmen.

Standort: Nyon - Vertragsart: Unbefristet, 100% - Startdatum: So bald wie möglich - Vorteile: vergünstigtes Transportabonnement, fünf Wochen Urlaub, laufende Schulungen.