Administrative Assistenz Betrieb 100%

Eine vielseitige Position im Herzen des Betriebs: Bei der Eisenbahn Nyon – St-Cergue – Morez AG (NStCM) und den Öffentlichen Verkehrsbetrieben der Region Nyon AG (TPN) sind wir überzeugt, dass die Exzellenz unserer Dienstleistungen auf kompetenten und engagierten Teams beruht. Als administrative Assistenz des Betriebs spielen Sie eine zentrale Rolle im reibungslosen administrativen und organisatorischen Ablauf des Betriebsdienstes. Als echte Bezugsperson stehen Sie täglich in Kontakt mit den Fahrern, Mitarbeitenden, den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens sowie unseren externen Partnern.

Über die administrativen Aufgaben hinaus tragen Sie aktiv zur Digitalisierung der Prozesse, zur Dokumentenverwaltung, zur kontinuierlichen Verbesserung sowie zur administrativen Nachverfolgung der operativen Aktivitäten bei. Wenn Sie eine abwechslungsreiche, eigenständige und dynamische Funktion im Herzen des öffentlichen Verkehrs suchen, ist diese Stelle genau das Richtige für Sie.

Wer sind NStCM und TPN: Die Eisenbahn Nyon – St-Cergue – Morez AG (NStCM) und die Öffentlichen Verkehrsbetriebe der Region Nyon AG (TPN) sind weit mehr als Verkehrsunternehmen: Wir sind wesentliche Akteure der regionalen Mobilität für die 6 Millionen Fahrgäste, die wir jährlich befördern. Die NStCM gewährleisten den Schienenverkehr zwischen Nyon, St-Cergue und La Cure und tragen dazu bei, die Bewohner der Region effizient und nachhaltig zu verbinden. Die TPN betreiben das städtische und regionale Busnetz und bieten zuverlässige öffentliche Verkehrslösungen an. Mit einem Team von über 200 Mitarbeitenden stellen wir Innovation, Servicequalität und kontinuierliche Weiterbildung in den Mittelpunkt unserer Entwicklung.

Warum zu uns kommen und uns vertrauen? Indem Sie unserem Team beitreten, setzen Sie Ihre administrativen, organisatorischen und digitalen Fähigkeiten für eine Tätigkeit ein, die für den reibungslosen Betrieb unerlässlich ist. Sie haben die Möglichkeit:

• Aktiv am täglichen Betrieb teilzunehmen.
• Eine vielseitige und eigenständige Funktion auszuüben.
• Mit zahlreichen internen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten.
• Zur Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beizutragen.
• In einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem kein Tag dem anderen gleicht.

Ihre Aufgaben: Als administrative Assistenz des Betriebs unterstützen Sie den Betriebsdienst administrativ, organisatorisch und dokumentarisch. Dabei übernehmen Sie:

• Den physischen, telefonischen und administrativen Empfang von Mitarbeitenden, Fahrern und Partnern;
• Die Verwaltung der Post, Korrespondenz sowie administrativer Dokumente;
• Das Verfassen, Formatieren und Verteilen von Dienstanweisungen, Verfahren und internen Dokumenten;
• Die Organisation von Sitzungen, Vorbereitung der Sitzungen und Protokollführung;
• Die Ablage, Archivierung und Dokumentenverwaltung sowohl in Papierform als auch digital;
• Die administrative Aufnahme neuer Mitarbeitender und Vorbereitung ihrer Arbeitsmittel (Ausweise, Schlüssel, Ausrüstung, Tablets, administrative Dokumente usw.);
• Die Verwaltung und Verteilung der Dienstkleidung;
• Die Begleitung neuer Mitarbeitender bei der Nutzung der ihnen zur Verfügung gestellten digitalen Werkzeuge;
• Die administrative Nachverfolgung von Fahrern, Schadensfällen, Unfällen, Ordnungswidrigkeiten und Kundenreklamationen;
• Die Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs, der Kilometerstände und die administrative Nachverfolgung der Betriebskostenrechnungen;
• Die Erstellung und Aktualisierung von Dashboards, Statistiken und Kennzahlen des Dienstes;
• Die Mitwirkung bei der Dokumentenverwaltung auf den Microsoft 365 Plattformen (Teams, SharePoint);
• Die Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten, kontinuierlichen Verbesserungen und bereichsübergreifenden Unternehmensprojekten.

Diese Stelle ist für Sie, wenn… Sie im Besitz eines EFZ als Kaufmann/Kauffrau (oder gleichwertig) sind und mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion mitbringen. Sie die französische Sprache mündlich und schriftlich perfekt beherrschen. Sie über ausgezeichnete Kenntnisse der Microsoft 365-Tools (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint) verfügen und gute Kenntnisse in Dokumentenmanagement und Administration besitzen. Sie sich mit digitalen Werkzeugen sicher fühlen und es schätzen, Nutzer zu begleiten. Sie für Ihre Organisationsfähigkeit, Selbstständigkeit und Genauigkeit bekannt sind und mehrere Prioritäten gleichzeitig unter Einhaltung von Fristen managen können. Sie einen ausgeprägten Servicegedanken, Teamgeist und grosse Diskretion zeigen. Sie gerne Verbesserungen vorschlagen und an der Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden mitwirken.

Arbeitsort: Nyon
Vertragsart: Unbefristet, 100%
Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
Vorteile: vergünstigtes Abonnement für den öffentlichen Verkehr, fünf Wochen Ferien, kontinuierliche Weiterbildung.