Operations Administration Assistant

Eine vielseitige Position im Herzen von NStCM und TPN. Wir sind überzeugt, dass die Exzellenz unserer Dienstleistungen auf kompetenten und engagierten Teams beruht. Als Assistenz spielen Sie eine zentrale Rolle für das reibungslose Funktionieren des Dienstes. Als echte Ansprechperson stehen Sie in täglichem Kontakt mit den Fahrenden, den verschiedenen Unternehmensbereichen sowie unseren Partnern. Durch vielfältige Aufgaben tragen Sie aktiv zur Optimierung der Prozesse, zur Dokumentenverwaltung, zur kontinuierlichen Verbesserung sowie zur Nachverfolgung der operativen Aktivitäten bei. Wenn Sie eine abwechslungsreiche, eigenständige Funktion im Herzen des öffentlichen Verkehrs suchen, ist diese Stelle für Sie gemacht.

Wer sind NStCM und TPN: Die Chemin de fer Nyon – St-Cergue – Morez SA (NStCM) und die Transports publics de la région nyonnaise SA (TPN) sind mehr als nur Verkehrsunternehmen: Wir sind wesentliche Akteure der regionalen Mobilität für die 6 Millionen Fahrgäste, die wir jedes Jahr befördern. Die NStCM betreibt den Bahnverkehr zwischen Nyon, St-Cergue und La Cure und trägt dazu bei, die Bewohner der Region effizient und nachhaltig zu verbinden. Die TPN betreiben das Netz der Stadt- und Regionalbusse und bieten zuverlässige Lösungen für den öffentlichen Verkehr. Mit einem Team von über 200 Personen stellen wir die Servicequalität und die kontinuierliche Verbesserung in den Mittelpunkt unserer Entwicklung.

Warum Sie sich uns anschließen und uns vertrauen sollten: Wenn Sie unserem Team beitreten, setzen Sie Ihre Kompetenzen und digitalen Fähigkeiten für eine Tätigkeit ein, die für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens unerlässlich ist. Sie haben die Möglichkeit:

• Aktiv am täglichen Betrieb einer vielseitigen und eigenständigen Funktion teilzunehmen.
• Mit zahlreichen internen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten.
• Zur Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beizutragen.
• Sich in einem dynamischen Umfeld zu entwickeln, in dem kein Tag dem anderen gleicht.

Aufgaben: Als Assistenz stellen Sie die Unterstützung und Dokumentenverwaltung des Dienstes sicher. In dieser Funktion:

• Übernehmen Sie den physischen, telefonischen und digitalen Empfang der Fahrenden und Partner.
• Verwalten Sie die Post, die Korrespondenz sowie die Dokumente.
• Verfassen und formatieren Sie Dienstnotizen, Verfahren und interne Dokumente.
• Organisieren Sie Besprechungen, bereiten Sie Sitzungen vor und verfassen Sie Protokolle.
• Stellen Sie die Ablage, Archivierung und Dokumentenverwaltung sicher, sowohl in Papierform als auch digital.
• Empfangen Sie neue Mitarbeitende und bereiten deren Arbeitsplatz vor (Ausweise, Schlüssel, Ausrüstung, Tablets, Dokumente usw.).
• Verwalten Sie die Uniformen des Personals sowie deren Verteilung.
• Begleiten Sie neue Mitarbeitende bei der Nutzung der ihnen zur Verfügung gestellten digitalen Werkzeuge.
• Stellen Sie die Nachverfolgung der Fahrenden, der Schadensfälle, Unfälle, Strafanzeigen und Kundenanliegen sicher.
• Kontrollieren Sie Kraftstoffbelege, Kilometerstände und führen die Rechnungsnachverfolgung durch.
• Erstellen und aktualisieren Sie Dashboards und Statistiken des Dienstes.
• Beteiligen Sie sich an der Dokumentenverwaltung der Microsoft 365-Umgebung (Teams, SharePoint).
• Tragen Sie zu Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung und zu bereichsübergreifenden Projekten des Unternehmens bei.

Dieses Profil passt zu Ihnen, wenn:

• Sie über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kauffrau oder Kaufmann (oder gleichwertig) verfügen.
• Sie über mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion verfügen.
• Sie die französische Sprache in Wort und Schrift perfekt beherrschen.
• Sie über exzellente Kenntnisse der Microsoft 365-Tools (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint) verfügen.
• Sie über gute Kenntnisse in der Dokumentenverwaltung verfügen und mit digitalen Werkzeugen vertraut sind und es schätzen, Mitarbeitende zu begleiten.
• Sie für Ihren Sinn für Organisation, Ihre Eigenständigkeit und Ihre Zuverlässigkeit anerkannt sind.
• Sie mehrere Prioritäten gleichzeitig verwalten können und dabei die Fristen einhalten.
• Sie über ein exzellentes Dienstleistungsverständnis, einen guten Teamgeist und große Diskretion verfügen.
• Sie gerne Vorschläge einbringen und an der Entwicklung der Arbeitsmethoden teilnehmen.

Arbeitsort: Nyon

Art der Anstellung: Unbefristeter Arbeitsvertrag, 100%

Arbeitsbeginn: ab sofort

Vorteile: Abonnement für öffentliche Verkehrsmittel zu Vorzugspreisen, fünf Wochen Urlaub, Weiterbildungen.