Executive Assistant to the CEO – An Extraordinary Opportunity to Support a Visionary Leader

Diese Rolle dreht sich alles um Einfluss. Als wahrer Torwächter und rechte Hand des CEO bringen Sie Struktur in die Komplexität, Klarheit in sich ändernde Prioritäten und eine ruhige Präsenz in einer energiegeladenen Umgebung. Sie sind das zentrale Kommunikations- und Koordinationszentrum und stellen sicher, dass die Zeit des CEO geschützt ist, Meetings zielgerichtet sind und jedes Detail fachgerecht verwaltet wird.

Warum diese Rolle heraussticht: Sie werden im Herzen eines globalen, börsennotierten Unternehmens arbeiten – eng mit einem CEO zusammen, der Zusammenarbeit, Kommunikation und Vertrauen schätzt. Sie werden Teil eines zielorientierten Teams, in dem Ihre Stimme zählt und Ihre Arbeit einen sichtbaren Unterschied macht. Die Umgebung ist dynamisch, schnelllebig und aufregend, perfekt für jemanden, der nicht nur organisiert und effizient, sondern auch warmherzig, intuitiv und ein natürlicher Beziehungsbuilder ist. Es handelt sich um ein hybrides Setup, jedoch mit einer unterstützenden und engagierten Bürokultur.

Was Sie tun werden:

• Komplexes Terminmanagement: Koordination einer hohen Anzahl interner und externer Meetings und Anrufe, oft über mehrere Zeitzonen hinweg. Sie denken drei Schritte voraus und halten die Dinge reibungslos am Laufen – selbst wenn sich die Prioritäten schnell ändern.
• Meetings & Veranstaltungen: Organisation von allem, von strategischen Vorstandssitzungen bis hin zu hochrangigen externen Engagements - Sie planen und führen Workshops, Off-Sites, Führungssitzungen und globale Managementkonferenzen durch, übernehmen die gesamte Administration, optimieren Prozesse und sind vor Ort, um Logistik und Koordination zu überwachen - nichts entgeht Ihrer Aufmerksamkeit.
• Reiseverwaltung: Planung nahtloser internationaler und nationaler Reisen, einschließlich Visa, Flügen, Unterkünften und Transfers. Sie stellen sicher, dass der CEO bei jedem Schritt umfassend informiert und vorbereitet ist.
• E-Mail-Überwachung: Überwachung und Verwaltung des Posteingangs, Entwurf von Antworten, Kennzeichnung von Prioritäten und Gewährleistung einer effizienten und effektiven Kommunikation.
• Koordination von Briefingmaterial: Zusammenstellung von Dokumenten und Sicherstellung, dass der CEO alle notwendigen Materialien für hochwirksame Gespräche hat.
• Ausgaben- & Rechnungsüberwachung: Auf dem Laufenden bleiben, denn Präzision ist auf dieser Ebene wichtig. Umgang mit vertraulichen und sensiblen Angelegenheiten mit größter Diskretion und Professionalität. Zusammenarbeit mit anderen EAs, um eine nahtlose Teamabdeckung sicherzustellen.

Sie könnten unser perfektes Match sein, wenn:

• Ihre kaufmännische Ausbildung durch einen staatlichen Abschluss in der Assistenz ergänzt wird.
• Sie mehrere Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene mitbringen oder bereit sind, von der Unterstützung im oberen Management in eine Top-Level EA-Rolle zu wechseln.
• Sie fließend Deutsch und Englisch auf Geschäftsniveau sprechen (unbedingt erforderlich).
• Sie hervorragende schriftliche, verbale, analytische und zwischenmenschliche Fähigkeiten haben – Sie wissen, wie man Dinge erledigt und wie man Menschen mitnimmt.
• Sie sich sicher im Umgang mit hochrangigen Stakeholdern und Vorstandsmitgliedern fühlen und komplexe Umgebungen mit Anmut und Professionalität navigieren.
• Sie unabhängig gedeihen, aber gerne Teil eines mission-driven Teams sind.
• Sie ruhig und gelassen unter Druck bleiben, egal was der Tag bringt.
• Sie technikaffin sind und vollständig in MS Office, Teams, Zoom und idealerweise SAP versiert sind.

Diese Rolle bietet eine einmalige Gelegenheit, einen bedeutenden Einfluss zu nehmen, indem Sie einen Top-Manager an der Spitze einer internationalen Organisation unterstützen. Sie werden in einer Umgebung gedeihen, die Erfahrung mit Innovation verbindet und Lösungen vorantreibt, die Menschen weltweit beeinflussen. Neben einem überzeugenden Vergütungspaket genießen Sie eine Reihe weiterer Vorteile. Bereit, diese spannende Herausforderung anzunehmen? Bewerben Sie sich jetzt und starten Sie den nächsten Schritt Ihrer Karriere. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf, Referenzen und Bildungszertifikate als eine einzige PDF-Datei an h, unter Angabe des Verweises «CEO-EA-FOCUS». Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!