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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde die zentrale Anlaufstelle für vertrauliche Unternehmensdokumente und unterstütze die Geschäftsleitung.
- Arbeitgeber: Wir sind ein führender Anbieter von digitalen Legal & Compliance Lösungen mit einer innovativen MCS Compliance Plattform.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Home Office-Möglichkeiten und kostenlose Erfrischungen im Büro.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit spannenden Herausforderungen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest erste Erfahrungen im Assistenzbereich sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Nutze die neuesten Tools und Technologien und profitiere von gezielten Weiterbildungsmaßnahmen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
Wir sind ein führender Anbieter von digitalen Legal & Compliance Lösungen. Mit unserer leistungsstarken MCS Compliance Plattform bieten wir eine Auswahl von über 20 KI-basierte Compliance Software Lösungen, die alle relevanten Compliance Bereiche abdecken. Durch den modularen Aufbau der Plattform lässt sich ihr Funktionsumfang flexibel an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen.
Die Compliance Systeme können sowohl als Einzellösung betrieben werden oder auch als Kombination von mehreren Systemen innerhalb der MCS Compliance Plattform. Unsere Lösungen sind in Weltkonzernen wie TK Elevator, AIRBUS, Daimler Truck, E.ON SE, PHOENIX group, Telia Company, BASF, Schaeffler SE, Metro AG, Marel, Deutz, in öffentlichen Einrichtungen und Organisationen, sowie in mittelständischen Unternehmen erfolgreich im Einsatz.
- Du bist die zentrale Anlaufstelle für vertrauliche Unternehmensdokumente und sorgst für eine strukturierte Verwaltung und professionelle Korrespondenz
- Du erstellst fundierte Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung und lieferst wertvolle strategische Impulse
- Du verwaltest Debitoren- und Rechnungsdokumente und hältst die Finanzen im Blick
- Du überwachst Zahlungseingänge und steuerst das Mahnwesen mit Fingerspitzengefühl
- Du unterstützt das Budget- und Kostenmanagement und hilfst dabei, finanzielle Transparenz zu gewährleisten
- Du bereitest Buchhaltungsunterlagen für die externe Buchhaltung und den Steuerberater sorgfältig auf
- Du planst und organisierst Geschäftsreisen – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung – und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher
- Du koordinierst interne Workshops und Events, kümmerst dich um die Teilnehmer und sorgst für eine optimale Organisation
- Du hast erste Erfahrungen im Assistenzbereich – idealerweise als Geschäftsführungs- oder Teamassistenz
- Du bringst Eigeninitiative, Organisationstalent und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools und Office-Management-Software
- Du hast eine schnelle Auffassungsgabe, denkst analytisch und arbeitest strukturiert sowie selbstständig
- Du nutzt KI-Technologien: Besonders wichtig ist uns dein Talent, KI-Technologien innovativ in den Arbeitsalltag zu integrieren, um Prozesse zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen
- Bei uns erwartet dich eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit spannenden Herausforderungen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Du wirst Teil eines motivierten Teams, das dich von Anfang an unterstützt und dir den Einstieg leicht macht mit regelmäßigen Team-Events, die den Zusammenhalt fördern
- Wir unterstützen deine persönliche und berufliche Entwicklung durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen
- Arbeite mit den neuesten Tools und Technologien – flexibel und effizient, angepasst an deine Bedürfnisse
- Ein neues Notebook und Monitore für das Homeoffice
- Home Office ist ca einmal die Woche möglich – flexible Arbeitszeiten nach Absprache in deinem Team
- Ein Firmenparkplatz und Firmenhandy nach Absprache möglich
- Kostenfreie Erfrischungsgetränke, Bio-Obst sowie Kaffee und Tee für einen energiegeladenen Tag
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Assistenz im Geschäftsführungsbüro (m/w/d) Arbeitgeber: Compliance Solutions GmbH
Kontaktperson:
Compliance Solutions GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz im Geschäftsführungsbüro (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, in denen du erfolgreich Projekte oder Aufgaben koordiniert hast. Das wird dir helfen, deine Eignung für die Assistenzrolle zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Nutze digitale Tools und KI-Technologien aktiv in deinem Alltag. Informiere dich über aktuelle Softwarelösungen, die in der Branche verwendet werden, und sei bereit, zu zeigen, wie du diese Technologien zur Optimierung von Prozessen einsetzen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur finanziellen Transparenz und zum Kostenmanagement vor. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit zur Budgetplanung beigetragen hast und welche Strategien du angewendet hast, um die Finanzen im Blick zu behalten.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Da du für die professionelle Korrespondenz verantwortlich bist, solltest du Beispiele für deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten parat haben, um zu zeigen, dass du in beiden Sprachen sicher bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz im Geschäftsführungsbüro (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Website an und lerne mehr über die MCS Compliance Plattform sowie deren Lösungen und Kunden.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Tools.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Eigeninitiative, Organisationstalent und deine Erfahrungen mit KI-Technologien ein.
Korrekturlesen: Lies deine Bewerbung sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Achte auf Grammatik, Rechtschreibung und die Klarheit deiner Argumente. Eine professionelle Bewerbung hinterlässt einen guten Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Compliance Solutions GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmensstruktur vor
Informiere dich über die Struktur und die wichtigsten Akteure des Unternehmens. Zeige, dass du verstehst, wie deine Rolle als Assistenz im Geschäftsführungsbüro zur Gesamtstrategie beiträgt.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Terminen verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Demonstriere deine Kenntnisse in digitalen Tools
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit digitalen Tools und Office-Management-Software zu sprechen. Erkläre, wie du KI-Technologien in deinen Arbeitsalltag integriert hast, um Prozesse zu optimieren.
✨Zeige Eigeninitiative und Lösungsorientierung
Gib Beispiele für Situationen, in denen du proaktiv Lösungen gefunden hast. Betone deine Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und strategische Impulse zu geben, die der Geschäftsleitung helfen können.
