Verwaltungsmitarbeiter:in / Assistenz der Geschäftsführung

In unserem Ingenieurbüro gibt es viel zu koordinieren: Termine, Zahlen, Prozesse und viele kleine Dinge, die im Hintergrund laufen. Dafür suchen wir genau Dich! Ab September suchen wir eine Elternzeitvertretung für mindestens ein Jahr, mit klarer Perspektive auf Übernahme, wenn es für beide Seiten passt.

Du bringst Erfahrung mit, bist gut organisiert, übernimmst gerne Verantwortung und hast Freude daran, ein Team sowie die Geschäftsführung im Alltag zu unterstützen.

Deine Aufgaben bei uns:

• Du koordinierst Termine, Besprechungen, planst Dienstreisen und behältst im Anschluss auch die Protokolle und To-Dos im Auge.
• Ob Post, E-Mails oder kurze Rückfragen. Du bist unsere Schnittstelle und sorgst dafür, dass alles da ankommt, wo es hingehört.
• Du steuerst unsere Beschaffungsprozesse, holst Angebote ein, bestellst, was gebraucht wird und hast die Lagerhaltung im Blick.
• Du verwaltest unseren Fuhrpark und kümmerst dich um Vertragsunterlagen, TÜV-Termine, Abrechnungen und die Übergabe bei Fahrzeugwechsel.
• Du legst Unterlagen strukturiert ab und übernimmst projektbezogene Aufgaben, bei denen du gebraucht wirst.
• Du denkst mit und vor. Ob Erinnerungen an Vertragslaufzeiten, vorbereitete To-do-Listen oder ein Post-it zum richtigen Zeitpunkt. Das Team verlässt sich auf deinen Blick fürs Ganze.

Wen wir uns wünschen würden:

• Wir suchen niemanden der alles kann und keinen perfekten Lebenslauf, sondern jemanden, der sich im Umfeld von Ingenieurbüros auskennt und gerne mitdenkt.
• Du bist gut im Organisieren, packst Dinge an und brauchst niemanden, der dir ständig sagt, was als Nächstes zu tun ist.
• Buchhaltung ist für dich kein Fremdwort und du hast bereits Erfahrung mit DATEV.
• Du bist zuverlässig, sorgfältig und bringst ein freundliches, respektvolles Auftreten mit.
• Du hast Lust, dich einzubringen, mitzugestalten und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern Teil des Teams zu sein.

Was dich bei uns erwartet:

• Eine befristete Vollzeitstelle, mit Perspektive zur Übernahme, wenn es für beide Seiten passt.
• Ein fester Platz in unserem neuen Büro in Karlsruhe.
• Ein Arbeitsalltag, der alles andere als eintönig ist, mit Aufgaben, die dich fordern und weiterbringen.
• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an deinen Alltag anpassen.
• Benefits, die wirklich Sinn machen und individuell auf dich abgestimmt sind.

Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns auf eine Nachricht von dir. Gerne unkompliziert und persönlich. Der Papierkram kommt früh genug. ;)