Senior Administrative Assistant IT/FR/AN

Poste basé en Suisse | Family Office

Possibilité d'un poste à temps partiel à 80% avec le mercredi OFF.

Dans le cadre du développement de ses activités, nous recherchons pour notre client, un-e Senior Administrative Assistant trilingue avec une forte affinité pour les chiffres et les tâches comptables afin d’assurer un support administratif et financier de qualité. La future recrue travaillera en étroite collaboration avec le CFO et sera en contact régulier pour les opérations courantes avec les clients ainsi qu’avec différents interlocuteurs externes, notamment en Suisse, en Italie et en France.

L’environnement: Vous rejoindrez un Family Office à taille humaine, offrant un environnement de travail agréable, professionnel, confidentiel et proche de ses clients. Le poste implique une grande diversité de tâches et nécessite une personne polyvalente, autonome et capable d’évoluer avec aisance dans un environnement international.

Vos principales responsabilités:

• Assurer la gestion quotidienne des correspondances et des échanges avec les clients et partenaires.
• Être un interlocuteur privilégié des clients, notamment italiens et français.
• Assurer le suivi et la coordination avec les différents parties prenantes : fiduciaires, cabinets d’avocats, notaires, architectes, prestataires de services, banques, etc.
• Traiter les factures courantes et participer au suivi des opérations financières et bancaires, préparation et le contrôle des paiements et transactions.
• Effectuer des tâches de saisie et de suivi comptable de base, en lien avec les mouvements bancaires.
• Utiliser Excel de manière régulière pour le suivi, le contrôle et la mise à jour de tableaux financiers.
• Constituer, organiser, classer et mettre à jour les dossiers clients, documents administratifs et autres bases de données.
• Veiller à la bonne organisation et à l’archivage des documents, tant physiques que numériques.
• Assurer la réception des appels, la prise de messages des interlocuteurs et occasionnellement l’accueil des visiteurs lors de rendez-vous privés.
• Participer ponctuellement à l’organisation de voyages, déplacements, réservations et autres aspects logistiques.
• Traiter le courrier physique, l’arrivée et l’expédition des colis ainsi que la boite mail principale.
• Apporter un support administratif dans la préparation et la mise en forme de présentations, de courriers et de rapports.
• Assurer diverses tâches administratives permettant le bon fonctionnement quotidien du Family Office.
• Anticiper les besoins, assurer les suivis et veiller au respect des délais avec un haut niveau de rigueur et de confidentialité.
• Toute autre demande ad-hoc relative au bon fonctionnement du bureau.

Votre profil:

• Formation de type CFC ou maturité, avec de solides connaissance en gestion administrative, comptable et financière.
• À l’aise avec les chiffres, les opérations de suivi et les tâches de contrôle.
• Très bonne maîtrise d’Excel (tableaux, suivi de données, reporting simple).
• Grande loyauté avec 7-10 années d’expérience dans un poste polyvalent administratif et comptable, idéalement dans un environnement exigeant tel qu’un Family Office, une banque privée, une fiduciaire, une étude d’avocats ou une société de services.
• Italien courant ou parfaitement maîtrisé, à l’oral comme à l’écrit.
• Français parfaitement maîtrisé, à l’oral comme à l’écrit.
• Très bon niveau d’anglais (C1 minimum requis), permettant de travailler efficacement dans un environnement international.
• Ouverture d’esprit et sens de la communication.
• Excellentes capacités organisationnelles et relationnelles.
• Rigueur dans le travail, sens du détail et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et grande aisance avec les environnements numériques.
• Connaissance et intérêt pour les nouveaux outils basés sur l’intelligence artificielle, avec une volonté de les intégrer intelligemment dans le travail quotidien.
• Très bonne maîtrise de l’environnement Apple / Mac.
• Forte autonomie, esprit d’initiative, fiabilité et sens du service.
• Excellente présentation et aisance dans les contacts avec une clientèle exigeante.
• Permis de conduire avec véhicule indispensable.
• Résidence principale en Suisse impérative, idéalement proche Genève Centre ou Rive Gauche.