Lead Executive Assistant & Private Office Operations Manager (CEO Office)

Unsere Mission ist es, allen Bildungseinrichtungen zu ermöglichen, qualitativ hochwertige digitale Bildung für 10x Menschen mit 10x Effizienz bereitzustellen. Mit starker Expertise in Maschinenintelligenz und Datenwissenschaft adressiert die All-in-One-Plattform von Constructor die drängenden Herausforderungen im Bildungsbereich: Zugangsunterschiede, technisches Durcheinander und geringe Schülerengagements.

Als Lead Executive Assistant & Private Office Operations Manager (CEO Office) von Constructor Group werden Sie im Zentrum eines dynamischen, globalen Ökosystems tätig sein, das sich über Deutschland, die Türkei und Bulgarien erstreckt. Diese Position ist für eine erfahrene Fachkraft mit über 15 Jahren nachgewiesener Exzellenz in der operativen Führung, Projektleitung oder im Management privater Büros konzipiert — jemand, der operative Präzision, strategisches Urteilsvermögen und die Ausdauer kombiniert, um in einem sich ständig verändernden, leistungsstarken Umfeld zu führen.

Dies ist eine senior, praktische Führungsrolle, die die Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant & Personal Assistant, des Private Office und des Teammanagements kombiniert. Sie werden ein Team von Executive Assistants und 10–15 unterstützenden Personen (Fahrer, Köche, Hausmeister, Koordinatoren usw.) leiten und entwickeln, um eine reibungslose Koordination in allen Aspekten des professionellen und persönlichen Ökosystems des CEO sicherzustellen. Ihre ultimative Mission ist einfach, aber anspruchsvoll: die Produktivität des CEO zu maximieren, Bedürfnisse vorherzusehen, bevor sie auftreten, und das Unmögliche reibungslos und diskret zu realisieren.

Diese Rolle erfordert eine direkte Unterstützung des CEO bei hochpriorisierten geschäftlichen und persönlichen Aufgaben, wenn direkte Beteiligung erforderlich ist. Sie verwalten kurzfristige Kalenderänderungen, dringende Reisebedürfnisse, persönliche Logistik, Familienkoordination, Kommunikation mit Dienstleistern und vertrauliche Erledigungen. Treten Sie direkt ein, wenn das Team nicht verfügbar oder überlastet ist oder wenn die Aufgabe seniores Urteilsvermögen, Diskretion oder Schnelligkeit erfordert.

Führung & Teammanagement

• Leiten, coachen und strukturieren Sie ein leistungsstarkes Verwaltungsteam (3–4 Executive Assistants und 10–15 unterstützende Mitarbeiter).
• Schaffen Sie Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe, um eine nahtlose Ausführung aller Aufgaben über Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg zu gewährleisten.
• Richten Sie SOPs, Checklisten und Produktivitätswerkzeuge ein und setzen Sie diese durch, um Struktur in komplexe, parallele Arbeitsabläufe zu bringen.
• Agieren Sie als primäre Schnittstelle zwischen dem CEO, dem Chief of Staff und dem breiteren Unterstützungsnetzwerk.

Operative Exzellenz

• Überwachen Sie alle Elemente des ungewöhnlich komplexen Kalenders und der Terminplanung — Gewährleistung von Genauigkeit, Relevanz und Effizienz für 120–150 Aktivitäten wöchentlich über mehrere Zeitzonen.
• Stellen Sie sicher, dass Meetings, Reisen und Kommunikation fehlerfrei geplant, vorbereitet und ausgeführt werden, wobei immer Puffer und Notfallpläne vorhanden sind.
• Überwachen Sie die Reiseorganisation: End-to-End-Reisepläne, Boden- und Luftkoordination, VVIP-Protokolle und mobile Konnektivität.
• Antizipieren Sie Bedürfnisse, bevor sie auftreten, und lösen Sie proaktiv Probleme, um Störungen zu vermeiden.

Projekt- & Prozessmanagement

• Implementieren Sie effiziente Systeme zur Verfolgung, Priorisierung und Erledigung von Aufgaben in mehreren Bereichen.
• Fördern Sie kontinuierliche Verbesserungen in Arbeitsabläufen und Teamzusammenarbeit.
• Verwalten Sie sensible, risikobehaftete Projekte (z.B. Umzüge, private Veranstaltungen, Gesundheitsverfahren, VIP-Besuche) mit Präzision und Vertraulichkeit.

Stakeholder-Koordination

• Dienen Sie als zentrale Kommunikationsstelle zwischen dem Büro des CEO und allen externen und internen Stakeholdern — Partnern, Führungskräften, Familie und Dienstleistern.
• Halten Sie einen konsistenten Ton und Professionalität über alle Berührungspunkte hinweg, um sicherzustellen, dass jede Interaktion den Standards von Constructor entspricht.
• Bauen Sie starke Beziehungen auf, die eine effiziente Zusammenarbeit und Vertrauen ermöglichen.

Vertraulichkeit & Sicherheit

• Wahren Sie absolute Vertraulichkeit und stellen Sie sicher, dass alle sensiblen Informationen sicher verwaltet werden.
• Wenden Sie Risikomanagementstandards auf Reisen, Gästelisten und die Handhabung persönlicher Daten an.

Qualifikationen und Erfahrung

• Entscheidungsfreudig & proaktiv. Sie ergreifen die Initiative, antizipieren Bedürfnisse und handeln schnell.
• Strategischer Projektkoordinator. Sie können Menschen, Prioritäten und Prozesse gleichzeitig koordinieren.
• Meticulous Attention to Detail. Präzision ist Ihre natürliche Sprache, und nichts entgeht Ihrem Blick.
• Blühen Sie in Veränderung & schnelllebigen Umgebungen. Sie bleiben ruhig, einfallsreich und scharfsinnig, wenn sich Dinge schnell ändern.
• Kreativer Problemlöser. Sie denken kritisch, passen sich schnell an und entwerfen effiziente Lösungen für komplexe oder unkonventionelle Probleme.
• Exzellenz in der Ausführung. Sie lieben es, Dinge schnell, korrekt und schön zu erledigen.
• Neugierig & qualitätsorientiert. „Gut genug“ ist für Sie nicht gut genug.
• Flexibel, anpassungsfähig & belastbar. Sie bleiben unter Stress gelassen und passen sich schnell an.
• Empathischer Kommunikator & Teamleiter. Sie bauen Vertrauen über verschiedene Persönlichkeiten hinweg auf.
• Diskret & vertrauenswürdig. Sie behandeln jede Information und jede Person mit Integrität, Vertraulichkeit und Respekt.

Reise- & Standortanforderungen

• Hauptbetriebszentren: Deutschland (Bremen), Türkei (Bodrum), Bulgarien (Sofia).
• Häufige internationale Reisen erforderlich; Bereitschaft zur Umsiedlung oder zum Aufenthalt in wichtigen Zentren.
• Gültiger Reisepass und Bereitschaft, kurzfristig für geschäftliche oder familiäre Unterstützung zu reisen.

Zusätzliche Anforderungen

• Fließendes Englisch (gesprochen und geschrieben); zusätzliche Sprachen von Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management von Executive Operations, Teams oder privaten Büros auf höchstem Niveau.
• Hohe digitale Kompetenz (MS Outlook, Produktivitätswerkzeuge, Aufgabenverfolgungssysteme, KI-Assistenten).
• Fähigkeit, umfassende Hintergrundprüfungen (kriminal, psychologisch und Substanzscreening) zu bestehen.

Vergütung & Vertrag

• Wettbewerbsfähige, leistungsbasierte Vergütung mit Unterstützung bei der Umsiedlung, falls erforderlich.
• Die Rolle bietet kontinuierliches Wachstum, globale Exposition und einen Platz in der ersten Reihe bei der Ausführung komplexer, risikobehafteter Projekte.

In dieser Rolle ist „gut“ nicht genug. Wir suchen jemanden, der auf einem „großen“ Niveau arbeitet — konsequent, ruhig und mit Sorgfalt — denn dieser Unterschied definiert den Erfolg von allem, was den CEO betrifft.

Was wir bieten

• Wahl des Arbeitsgeräts (z.B. Laptop, Monitor usw.)
• Flexibler Zeitplan (wir arbeiten normalerweise zwischen 09:00/10:00 und 18:00/19:00 CET oder EET)
• Remote-Arbeit an Standorten ohne unsere Büros
• Hybrides Arbeiten an Standorten mit Büros (2 Tage im Büro, 3 Tage remote)

Constructor fördert Chancengleichheit für Menschen aller Hintergründe und Identitäten. Wir werden von einem geschlechterausgewogenen Vorstand geleitet, der sich verpflichtet hat, eine vielfältige und integrative Organisation aufzubauen, in der jeder sein bestes Selbst werden kann. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Rasse, Religion oder Glauben, elterlichem und familiärem Status oder anderen geschützten Merkmalen. Wir begrüßen Bewerbungen von Frauen, Männern und nicht-binären Kandidaten aller Ethnien und sozioökonomischen Hintergründe. Wir ermutigen Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen zur Bewerbung.