Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte komplexe Zeitpläne und koordiniere Meetings für den Präsidenten und den Kanzler.
- Unternehmen: Weltklasse private Universität mit internationalem Team und offener Unternehmenskultur.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, Fitnessprogramme und individuelle Karriereplanung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem nachhaltigen und ethisch orientierten Umfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Universität aktiv mit.
- Qualifikationen: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Kommunikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wenn Sie ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld genießen und gerne in einem hochmotivierten und freundlichen Team arbeiten, sind Sie hier genau richtig! Sie können eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien sowie interessante und herausfordernde Aufgaben erwarten. Im Rahmen Ihrer Einarbeitung werden Sie optimal auf Ihr Aufgabengebiet vorbereitet.
Die Rolle des Executive Assistant ist entscheidend und verantwortlich für die Verwaltung der komplexen Zeitpläne, Termine und Korrespondenz des Präsidenten und des Kanzlers. Diese Position erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen und sich anzupassen. Der Executive Assistant wird Teil des Teams im Büro des Präsidenten und des Kanzlers und trägt dazu bei, eine nahtlose Kommunikation und Koordination zwischen dem Präsidenten, dem Kanzler und anderen Interessengruppen sicherzustellen.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Terminmanagement: Tägliche Kalender des Präsidenten und des Kanzlers verwalten, Meetings, Termine und Veranstaltungen planen. Proaktiv Konflikte im Zeitplan identifizieren und Lösungen vorschlagen. Reisevorbereitungen koordinieren, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen.
- Meeting-Koordination: Agenden, Materialien und Präsentationen für Meetings vorbereiten und verteilen. An Meetings teilnehmen, Protokolle führen und Aktionspunkte nachverfolgen. Mit internen und externen Interessengruppen koordinieren, um eine reibungslose Meeting-Logistik sicherzustellen.
- Kommunikation: Hauptansprechpartner für Anfragen und Korrespondenz an den Präsidenten und den Kanzler sein. Professionelle E-Mails, Briefe und andere Kommunikationen entwerfen und bearbeiten. Vertraulichkeit und Diskretion in allen Kommunikationen wahren.
- Administrative Unterstützung: Organisierte Aufzeichnungen und Dateien führen, einschließlich Dokumenten zu Vorstand- und Universitätsaktivitäten. Bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Briefingmaterialien unterstützen. Sicherstellen, dass der Präsident und der Kanzler gut auf alle Engagements vorbereitet sind.
- Stakeholder-Engagement: Starke Beziehungen zu Vorstandsmitgliedern, Universitätsleitung, Fakultät und externen Partnern aufbauen und pflegen. Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Präsidenten, dem Kanzler und verschiedenen Interessengruppen erleichtern.
- Sonderprojekte: Den Präsidenten und den Kanzler bei Ad-hoc-Projekten und Initiativen unterstützen. Recherchen durchführen und Informationen sammeln, um Entscheidungsfindung und strategische Planung zu unterstützen.
- Reisen: Nach Bedarf reisen, gemäß den Aufgaben und dem Umfang der Rolle. Zusätzliche Aktivitäten können nach Bedarf zugewiesen werden.
Ihre Qualifikationen:
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit nachweislicher Fähigkeit, komplexe Kalender zu verwalten und Terminprobleme zu lösen.
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; in der Lage, professionelle Korrespondenz zu entwerfen und Vertraulichkeit zu wahren.
- Erfahrung in der Koordination von Meetings, der Vorbereitung von Materialien und dem Management von Nachverfolgungen.
- Versiert im Umgang mit Microsoft Office und virtuellen Kollaborationstools (z.B. Outlook, Zoom, Teams).
- Professionell, proaktiv und in der Lage, starke Beziehungen zu internen und externen Interessengruppen aufzubauen.
Was Sie an der Constructor University erwarten können:
- Wir sind eine internationale, erstklassige private Universität, die sich auf einer spannenden Wachstumsreise befindet und unser Portfolio erweitert. Werden Sie Teil unserer globalen Teams!
- Vertrauensvolle Arbeitszeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
- Individuelle Einarbeitung, Karriere- und Entwicklungsplanung.
- Firmenfitnessprogramm mit EGYM Well Pass (ehemals Qualitrain).
- In Zusammenarbeit mit Deutsche Dienstrad – Leasen Sie ein Firmenfahrrad, ob Fahrrad, Rennrad oder E-Bike, sowohl privat als auch geschäftlich.
- 30 Tage Jahresurlaub, plus zusätzliche freie Tage für besondere Anlässe.
- Grüner Campus mit umfangreichen Essensmöglichkeiten und Erholungsbereichen.
- Constructor University hat umfangreiche Programme zur Nachhaltigkeit, Chancengleichheit und hohen ethischen Werten.
- Wir garantieren uneingeschränkt die akademische Freiheit jedes Mitglieds der Fakultät sowie jedes anderen Mitglieds der Constructor University-Gemeinschaft.
- Wir fördern Vielfalt an der Universität in ethnischen, kulturellen, sozialen, religiösen, politischen und nationalen Hintergründen sowie in individuellen Lebensstilen.
- Constructor University bietet allen qualifizierten Bewerbern volle Chancengleichheit und ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.
Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Die Überprüfung der Bewerbungen beginnt sofort und wird fortgesetzt, bis die Position besetzt ist. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie bitte job-application@constructor.university. Bitte beachten Sie, dass nur über das offizielle Bewerbungsportal eingereichte Bewerbungen berücksichtigt werden.
Wenn Sie gerne mit glücklichen, begeisterten Kollegen arbeiten, werden Sie Ihre Karriere bei uns genießen!
Executive Assistant (m/f/d) Arbeitgeber: Constructor University
Constructor University ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Bremen bietet. Mit einem starken Fokus auf akademische Freiheit, Vielfalt und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten fördert die Universität das Wachstum ihrer Mitarbeiter durch gezielte Karriereplanung und innovative Programme. Die Kombination aus einem grünen Campus, flexiblen Arbeitszeiten und einem engagierten Team macht Constructor University zu einem attraktiven Ort für Fachkräfte, die einen bedeutenden Beitrag zur Bildung leisten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/f/d) erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar und präzise formulierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – mach den ersten Schritt!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Rolle! Während des Gesprächs ist es wichtig, dass du deine Motivation und dein Interesse an der Position und dem Unternehmen deutlich machst. Das bleibt im Gedächtnis!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen zu erkennen.
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreier Text zeigt, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Professionalität legst – besonders in einer Rolle wie der des Executive Assistant.
Bewirb dich über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser offizielles Bewerbungsportal einzureichen. Nur so können wir sicherstellen, dass deine Unterlagen richtig bearbeitet werden. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Constructor University vorbereitet
✨Organisiere dich gut!
Stelle sicher, dass du alle notwendigen Unterlagen und Informationen für das Interview bereit hast. Dazu gehören dein Lebenslauf, relevante Zeugnisse und Notizen zu möglichen Fragen, die du stellen möchtest. Eine gute Vorbereitung zeigt, dass du organisiert bist und die Rolle ernst nimmst.
✨Verstehe die Rolle
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Anforderungen der Position als Executive Assistant. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen. So kannst du im Interview gezielt aufzeigen, warum du die perfekte Wahl bist.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite Beispiele vor, die deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Zeige, dass du in der Lage bist, sowohl schriftlich als auch mündlich professionell zu kommunizieren.
✨Sei proaktiv und flexibel
In einem dynamischen Umfeld ist es wichtig, proaktiv zu sein und sich schnell an Veränderungen anzupassen. Bereite dich darauf vor, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu teilen, in denen du erfolgreich mit unerwarteten Situationen umgegangen bist. Das zeigt, dass du die richtige Einstellung für die Herausforderungen der Position hast.
