Ihre Aufgaben
- Persönlicher Empfang von Klientinnen und Klienten sowie Besucherinnen und Besuchern - Entgegennahme, Triage und Weiterleitung von Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Anfragen - Erteilung von Standardauskünften im Rahmen der vorgegebenen Zuständigkeiten - Organisation und Koordination von Terminen für die zuständigen Fachpersonen - Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen - Vorbereitung und Ausgabe von Dokumenten, Formularen und Korrespondenz - Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten - Pflege von Stammdaten, Terminübersichten, Pendenzen und administrativen Listen - Unterstützung der Sozialarbeitenden und Fallführenden bei standardisierten administrativen Aufgaben - Koordination mit Gemeinden, Behörden, Versicherungen und weiteren internen und externen Stellen - Sicherstellung eines geordneten, professionellen und dienstleistungsorientierten Empfangsbetriebs - Konsequente Einhaltung der Datenschutz-, Schweigepflicht- und Sicherheitsvorgaben - Frühzeitige Weiterleitung von fachlichen, konfliktbehafteten oder dringenden Anliegen an die zuständige Stelle - Mitarbeit bei der laufenden Verbesserung von Abläufen, Vorlagen und Checklisten im Sekretariat
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung - Erfahrung in einem Sekretariat, am Empfang, im Kundendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion - Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse - Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln - Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Lebenssituationen und kulturellen Hintergründen - Freundliches und respektvolles Auftreten sowie die Fähigkeit, gleichzeitig klare Grenzen zu setzen - Ruhe und Übersicht auch bei hohem Besucheraufkommen, zahlreichen parallelen Anfragen oder angespannten Situationen - Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personendaten - Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil - Erfahrung im Sozial-, Asyl-, Gesundheits- oder Verwaltungsbereich ist willkommen, aber keine Voraussetzung
Warum wir?
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit direktem Kontakt zu Menschen - Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Sozialem, Verwaltung und öffentlichem Auftrag - Klare Aufgaben, geregelte Zuständigkeiten und strukturierte Arbeitsprozesse - Eine sorgfältige Einführung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team - Moderne digitale Arbeitsmittel und kurze Entscheidungswege - Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und sich fachlich weiterzuentwickeln - Ein dynamisches Unternehmen mit spannenden Entwicklungs- und Zukunftsperspektiven
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Mitarbeiter:in Sekretariat & Empfang Sozialdienst (100 %) in Liestal Arbeitgeber: Convalere AG
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen eine sinnstiftende Tätigkeit an der Schnittstelle von Gesundheit, Migration und sozialer Betreuung. Unser engagiertes Team fördert eine interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem abwechslungsreichen und gesellschaftlich relevanten Arbeitsumfeld, wo Sie aktiv zur Gesundheitsförderung und zum Wohlbefinden beitragen können. Zudem unterstützen wir Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch gezielte Schulungen und ein wertschätzendes Arbeitsklima.
