Office Management

Your mission

Wir suchen eine motivierte, zuverlässige und detailorientierte Assistenz, die einen unserer Geschäftsführer in Berlin unterstützt.
In dieser vielseitigen Position bist du der Dreh- und Angelpunkt für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und übernimmst wichtige organisatorische Aufgaben. Von der Terminkoordination über die Reiseplanung bis hin zur vertraulichen Kommunikation – du sorgst dafür, dass alles rund läuft. Dabei arbeitest du eng mit unseren Führungskräften in der spannenden Energiebranche zusammen.

• Du übernimmst die Verwaltung und Koordination des Kalenders eines unserer Geschäftsführer, organisierst Meetings und behältst alle Termine im Blick.
• Als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss und die effiziente Abwicklung von Aufgaben.
• Vertrauliche Dokumente legst du präzise ab, organisierst und verteilst sie – Diskretion ist dabei für dich selbstverständlich.
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben, wie der Erstellung von Dokumenten, der Vorbereitung von Unterschriften und der Dateneingabe.
• Anfragen und Anforderungen bearbeitest du schnell und professionell, mit einem besonderen Fokus auf das Priorisieren dringender Angelegenheiten.
• Du organisierst und koordinierst persönliche sowie berufliche Meetings, damit alles perfekt vorbereitet ist.
• Reiseplanung, inklusive Buchungen, Spesenabrechnungen und die Bearbeitung von Rechnungen, gehört ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.
• Ab und zu unterstützt du auch andere Führungskräfte im C-Level.

Your profile

• Du hast mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, als (persönliche) Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld gesammelt.
• Dein Organisationstalent und dein Zeitmanagement sind herausragend, und du verlierst nie den Blick für Details.
• Diskretion und Integrität sind für dich selbstverständlich, besonders im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Du kommunizierst auf Deutsch (C2) und Englisch (C1/C2) verhandlungssicher.
• Du kannst Prioritäten setzen und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und Outlook kennst du dich bestens aus, vor allem, wenn es um die Terminplanung und Kommunikation geht.
• Du bist vor Ort für 20–30 Stunden pro Woche verfügbar.

Why us?

• Wir bieten dir kostenlose Gruppentrainings mit unserem hauseigenen Fitnesscoach in unserem brandneuen Fitnessstudio an.
• In unserem Bistro stehen dir unbegrenzt Snacks, Proteinshakes und leichte Mahlzeiten auf Abruf zur Verfügung.
• Wir statten dich mit einer erstklassigen Ausstattung aus, darunter u.a. ein ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbaren Schreibtischen.
• Unser Büro am Euref-Campus bietet eine lebendige Atmosphäre mit Zugang zu mehreren Restaurants, die von dem renommierten Michelin-Sternekoch Thomas Kammeier geleitet werden.
• Werde Teil eines internationalen Teams mit Standorten in Berlin, Amsterdam und London.

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