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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, manage Termine und unterstütze die Geschäftsführung bei strategischen Projekten.
- Arbeitgeber: Dynamisches KMU mit flachen Hierarchien und unternehmerischem Geist.
- Mitarbeitervorteile: Verantwortungsvolle Rolle, moderne Arbeitsumgebung und direkte Zusammenarbeit mit Entscheidern.
- Andere Informationen: Abwechslungsreiche Aufgaben und hohe Eigenverantwortung in einem innovativen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und erlebe die Welt der Unternehmensführung hautnah.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, MS-Office-Kenntnisse und Kommunikationsstärke.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die Rolle - im Überblick
Diese Position ist bewusst hybrid konzipiert: Rund zwei Drittel entfallen auf professionelles Office- und Organisationsmanagement, ein Drittel auf anspruchsvolle, unternehmerisch relevante Aufgaben direkt an der Seite der Geschäftsführung. Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen dem Inhaber und dem Geschäftsführer – zwei unterschiedlichen Persönlichkeiten mit hohem Anspruch und klarer Vision. Ihre Aufgabe: beide entlasten, Struktur schaffen und mitdenken, nicht nur verwalten.
Ihre Aufgaben:
- Empfang & Büromanagement
- Professioneller Empfang von Gästen, Kunden und Partnern; Verwaltung von Zutritts- und Berechtigungssystemen
- Koordination und Betreuung von Meetingräumen inkl. Bewirtung
- Telefonzentrale: Annahme, Filterung und Weiterleitung eingehender Gespräche
- Bearbeitung des allgemeinen Firmenpostfachs sowie der Ein- und Ausgangspost
- Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in den allgemein genutzten Bereichen (Meetingräume, Kantine, Flure)
- Koordination von Büromaterialien und Verbrauchsgütern (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
- Unterstützung interner Events und Kommunikationsmaßnahmen
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Priorisierung der Kalender von Inhaber und Geschäftsführer
- Reisemanagement: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers; Erstellung von Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnungen
- E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch strukturierte Vorselektion und Erstbearbeitung
- Dokumentenmanagement: papierloses Office, Ablage, Archivierung und Vertragsverwaltung
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern
- Eigenverantwortliches Handeln in definierten Situationen im Namen der Geschäftsführung
- Erstellung von Präsentationen, Berichten, Briefen und Protokollen (PPT, Word, Excel, OneNote)
- Vorbereitung und Durchführung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung
- Mitarbeit bei strategischen Projekten, z.B. Einführung neuer Software oder Prozessoptimierungen
- Budgetüberwachung: Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellen der Geschäftsführung
- Sicherstellung der Umsetzung von Entscheidungen der Geschäftsführung durch aktive Nachverfolgung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund; idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich auf Führungsebene
- Strukturiertes, proaktives Denken – Sie schaffen Ordnung, bevor jemand danach fragt
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
- Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Fähigkeit, mit unterschiedlichen Charakteren und Führungsstilen umzugehen
- Lust auf Unternehmertum aus nächster Nähe – Sie verstehen die Welt der Entscheider und wollen Teil davon sein
- Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was Sie erwartet:
- Eine Rolle mit echter Verantwortung – kein reines Assistieren, sondern mitgestalten und mitdenken
- Direkte Zusammenarbeit mit Entscheidern auf höchster Unternehmensebene
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
- Ein dynamisches KMU-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und unternehmerischem Geist
- Moderner Arbeitsplatz in der Region Freiburg im Breisgau
Personal Assistant zur Geschäftsführung Arbeitgeber: Coopers Group GmbH
Kontaktperson:
Coopers Group GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal Assistant zur Geschäftsführung
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich direkt mit der Geschäftsführung oder dem Team in Verbindung zu setzen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps für den Bewerbungsprozess.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Fähigkeiten im Office-Management und in der Assistenz konkret demonstrieren kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du strukturiert und proaktiv arbeitest.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du, dass du wirklich interessiert bist und es dir wichtig ist, Teil unseres Teams zu werden. Außerdem hast du die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu erhalten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal Assistant zur Geschäftsführung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deinem Anschreiben, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserer Vision identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für die Assistenz und das Unternehmertum durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So zeigst du uns gleich, dass du das Organisationstalent bist, das wir suchen.
MS-Office-Kenntnisse zeigen!: Da wir viel mit MS Office arbeiten, wäre es super, wenn du in deiner Bewerbung konkrete Beispiele nennst, wie du diese Programme genutzt hast. Das zeigt uns, dass du fit im Umgang mit den Tools bist, die du täglich brauchen wirst.
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich prüfen können. Lass uns gemeinsam durchstarten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Coopers Group GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgaben eines Personal Assistants zur Geschäftsführung passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die zeigen, dass du die nötigen Kompetenzen mitbringst.
✨Bereite dich auf Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinem Umgang mit Stress, Organisation und Kommunikation. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, und bereite Antworten vor, die deine Problemlösungsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, und achte darauf, aktiv zuzuhören, wenn dir Fragen gestellt werden.
✨Sei proaktiv und zeige Eigenverantwortung
Demonstriere im Gespräch, dass du nicht nur reaktiv bist, sondern auch proaktiv handeln kannst. Teile Ideen, wie du Prozesse optimieren oder die Effizienz im Büro steigern könntest. Das zeigt, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und mitzugestalten.