Emergency Supply Coordinator

Um seiner Mission zur Unterstützung von Opfern von Konflikten, Epidemien oder Naturkatastrophen nachzukommen, hat MSF-Schweiz einen Notfallpool geschaffen, dessen Mitglieder erfahrene Personen sind, die in der Lage sind, eine Situation zu bewerten, Notfallprojekte zu eröffnen, zu schließen und zu koordinieren. Die Stelle des Emergency Supply Coordinator berichtet direkt an den Emergency Coordinator und an die Emergency Cell (Operations Department in der Zentrale in Genf).

Der erfolgreiche Kandidat wird erwartet:

• In allen Kontexten zu arbeiten, die von der Emergency Cell (E-cell) festgelegt werden
• Die Flexibilität zu haben, in verschiedenen Positionen (Supply, Logistics) zu arbeiten
• In Notfallkontexten mit regulären Zellen zu arbeiten

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen

• Mindestens 6 Monate Erfahrung in einer Supply/Logistics-Position in einem Notfallkontext mit MSF
• 12 Monate Feldeinsatz mit MSF in einer Supply-Rolle
• Gute technische Kenntnisse der MSF-Artikel mit der Fähigkeit, Artikel basierend auf der MSF-Standardbeschreibung und -kodierung zu verstehen und zu identifizieren
• Fähigkeit, auf dem lokalen Markt alternative Artikel zu finden, die den MSF-Standards entsprechen
• Kenntnisse oder Erfahrungen im internationalen Transport (Incoterms, Import-, Transit- und Exportverfahren)
• Erfahrung im lokalen Transport (Lkw-Prüfung, Beladung, Entladung…) und Flussmanagement
• Kenntnisse im Management verderblicher Bestände (Medikamente, Lebensmittel…)
• Vertrautheit mit Zollverfahren
• Beherrschung der MSF-Lieferkette, Prozesse/Verfahren (Notfall & regulär) mit verknüpften Werkzeugen
• Nachgewiesene Fähigkeiten in Verhandlung, Diplomatie und Entscheidungsfindung
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Koordination und Organisation
• Fähigkeit, nationale Mitarbeiter und Feldlogistiker in den Lieferprozessen zu rekrutieren, auszubilden/coachen und zu managen
• Fähigkeit, in einem volatilen, unsicheren Kontext zu arbeiten und mit Stress und Arbeitsbelastung umzugehen
• Fähigkeit, gut als Teil eines multikulturellen und multidisziplinären Teams zu arbeiten; Flexibilität
• Fließend in Französisch und Englisch ist unerlässlich
• Weitere Sprachen sind von Vorteil: Arabisch, Spanisch, Portugiesisch

Alle Länder, in denen das Notfallteam Aktivitäten eröffnet, die eine dringende Reaktion erfordern. Als Emergency Supply Coordinator sollten Sie innerhalb von 48 Stunden für schnelle und kurze Interventionen verfügbar sein. Sie werden Teil einer Kerngruppe von medizinischem, paramedikalem und unterstützendem Personal sein, das für die Reaktion auf folgende Situationen verantwortlich ist:

• Epidemieausbrüche
• Ernährungskrisen
• Verschobene Bevölkerungen und/oder Flüchtlingslager
• Konfliktkontexte
• Naturkatastrophen
• Explorationsmissionen
• Kurzfristige Einsätze im Feld bei regulären Missionen
• Kapazitätsaufbau
• Unterstützung der E-Cell in der Zentrale in Genf

Stellenbeschreibung (aber nicht beschränkt auf)

• Entwicklung und Gewährleistung der Umsetzung einer reaktionsschnellen, agilen und effizienten Lieferkette, die in der Lage ist, den sich ändernden Bedürfnissen der medizinischen Operationen gerecht zu werden.
• Entwicklung der Notfallreaktionsstrategie für die Lieferung, einschließlich HR-Setup, Beschaffungsstrategie, Lagerstrategie und vereinfachte Verfahren
• Analyse und Umsetzung eines angemessenen HR-Setups auf Kapital- und Projektebene
• Verantwortlich für die Definition, Implementierung und Überarbeitung der Lieferstrategie, die mit den Operationen und Protokollen von MSF übereinstimmt
• Verantwortlich für die Umsetzung der Lieferkettenprozesse und -werkzeuge innerhalb der Mission
• Überwachung der effizienten Umsetzung der gesamten Lieferverfahren und Vorschlag von Anpassungen, wenn nötig
• Sicherstellung der Qualität der Artikel entlang der Kette durch Aufrechterhaltung von GDP und GSP
• Antizipation und Minderung von Risiken in der Lieferkette
• Durchführung regelmäßiger Bewertungen der Lieferkette, einschließlich Feldbesuchen, und notwendige Anpassungen vornehmen
• Entwicklung eines Netzwerks mit den Behörden in den Interventionsländern
• Vertretung von MSF in Meetings mit Behörden und NGOs
• Validierung der Nutzung von lieferbezogenen Dritten
• Agieren als Ansprechpartner für Schnittstellen-Lieferprojekte und Teilnahme an der Erstellung/Überarbeitung von MoU/SLA für die Mission
• In Missionen, in denen andere Zellen oder OCs bereits vorhanden sind, eine reibungslose Kommunikation sicherstellen und klare Prozesse zur Zusammenarbeit definieren
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Anwendung der HR-Richtlinien und der damit verbundenen Prozesse
• Berichterstattung über die Aktivitäten der Lieferkette an die Mission (Coordo und Projekt), die Zelle und andere Partner (z.B. MSF Log)
• Management der Kommunikation innerhalb der Mission und mit externen Interessengruppen
• Gesamtverantwortung für die Qualität und Genauigkeit der Daten, die mit der Lieferkette verbunden sind, und Optimierung der Richtlinien und SOPs der Mission zur Lieferkette