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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze eine UHNW-Familie mit administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Exklusive Familie in Wien, die einen dynamischen Executive Assistant sucht.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und die Möglichkeit, in einem einzigartigen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zur reibungslosen Organisation eines anspruchsvollen Haushalts.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und fließend in Deutsch und Englisch.
- Andere Informationen: Hybrid-Position mit bis zu 30 Stunden pro Woche und hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3500 - 3500 € pro Monat.
Unser Kunde sucht einen hochorganisierten und dynamischen Teilzeit-Executive Assistant zur Unterstützung einer UHNW-Familie in Wien, Österreich. Diese Teilzeit-Hybridposition, die 30 Stunden pro Woche umfasst, erfordert, dass Sie als vertrauenswürdige rechte Hand des Führungsteams agieren, während Sie exekutive Unterstützung, Büroverwaltung und Managementverantwortung ausbalancieren. Der erfolgreiche Kandidat wird eine entscheidende Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass die täglichen Abläufe reibungslos verlaufen, während er auch strategische Initiativen unterstützt und zukünftiges Wachstum ermöglicht.
Aufgaben:
- Bereitstellung von hochrangiger administrativer und exekutiver Unterstützung mit direkter Kommunikation und enger Zusammenarbeit mit dem Principal
- Überwachung der täglichen Abläufe in Haushalts- und Bürofunktionen
- Verwaltung der Terminplanung, Planung von Meetings, Buchung von Terminen, Restaurants und komplexen Kalendern
- Koordination aller Reisevorbereitungen, einschließlich Jet-Brokerage, Transfers, VIP-Services und Hotelbuchungen
- Überwachung der Hauswartung und der täglichen betrieblichen Anforderungen der Residenz(en)
- Leitung des Haushaltspersonals zur Gewährleistung einer nahtlosen Koordination
- Einrichtung und Verwaltung des Büros, Überwachung der Büroverwaltungsaufgaben und -prozesse
- Verwaltung, Überprüfung und Bearbeitung von Buchhaltungsaktivitäten, einschließlich Rechnungen, Zahlungen, Abstimmungen und Spesenabrechnungen, in Zusammenarbeit mit Buchhaltern und Familienbüropersonal
- Vorbereitung von Korrespondenz, Berichten, Briefingnotizen und anderer Dokumentation nach Bedarf
- Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, wobei Diskretion und Professionalität gewahrt werden
- Erledigung von Besorgungen und Bearbeitung ad-hoc Aufgaben
- Wahrung strenger Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen persönlichen und beruflichen Informationen
Anforderungen:
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position als Executive Assistant/Büroleiter (UHNW oder Erfahrung auf hoher Ebene bevorzugt)
- Fließend in Deutsch und Englisch (gesprochen und geschrieben)
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit hervorragender Detailgenauigkeit
- Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und die Fähigkeit, neue digitale Tools schnell zu erlernen
- Solide numerische und analytische Fähigkeiten; sicher im Umgang mit Budgets, Berichten und Ausgabenmanagement
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, in der Lage, effektiv auf allen Ebenen zu kommunizieren
- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, Probleme zu lösen und Initiative mit gesundem Urteilsvermögen zu ergreifen
- Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten
Arbeitszeiten: Bis zu 30 Stunden pro Woche, mit Flexibilität zur Anpassung an geschäftliche und Anforderungen des Principals.
Standort: Hybridposition. Bewerber müssen sich in einer pendelbaren Entfernung von Wien (1020), Österreich, befinden.
Gehalt: Nettomonatsgehalt von 3.500 €, abhängig von der Erfahrung.
EA for UHNW Family Arbeitgeber: Cora Partners
Kontaktperson:
Cora Partners HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: EA for UHNW Family
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Besuche Networking-Events oder trete Online-Gruppen bei, die sich auf Executive Assistants konzentrieren. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die uns den entscheidenden Vorteil verschaffen!
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen zu dir kommen. Recherchiere gezielt nach UHNW-Familien oder Unternehmen, die Unterstützung benötigen könnten, und kontaktiere sie direkt. Zeige Initiative und teile, wie du ihre Abläufe verbessern kannst!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Informiere dich über die Familie oder das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Überlege dir, welche Fragen sie stellen könnten und wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Übung macht den Meister – vielleicht mit einem Freund oder vor dem Spiegel!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wir bei StudySmarter haben viele spannende Stellenangebote. Nutze unsere Plattform, um dich direkt zu bewerben und sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: EA for UHNW Family
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt.
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders wenn du schon in ähnlichen Positionen gearbeitet hast. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich warst und was du für unsere UHNW-Familie tun kannst.
Achte auf Details: Wir lieben es, wenn Bewerbungen ordentlich und fehlerfrei sind. Nimm dir die Zeit, um sicherzustellen, dass alles gut strukturiert ist und keine Rechtschreibfehler enthält. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir dich besser kennenlernen und den Prozess beschleunigen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Cora Partners vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich gründlich über die UHNW-Familie und ihre Bedürfnisse. Recherchiere, welche spezifischen Anforderungen an die Rolle des Executive Assistant gestellt werden und überlege dir, wie deine Erfahrungen dazu passen.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation zeigen. Zeige, wie du komplexe Kalender verwaltest oder Reisen koordinierst, um zu verdeutlichen, dass du die täglichen Abläufe effizient gestalten kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren wirst, übe, klar und professionell zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Gespür für Diskretion testen.
✨Zeige deine Flexibilität
Betone deine Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und dich schnell an wechselnde Anforderungen anzupassen. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit flexibel auf unerwartete Situationen reagiert hast.
