Assistant Operations Manager (m/w/d) – Vollzeit, Hamburg

Wir sind eine der am schnellsten wachsenden Digitalagenturen Hamburgs und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine rechte Hand für unseren Geschäftsführer – eine Persönlichkeit, die nicht ausschließlich verwaltet, sondern aktiv mitdenkt, mitsteuert und im täglichen Projektmanagement, in der Organisation des Betriebs sowie im Geschäftsalltag eine zentrale Rolle einnimmt.

Wir sind eine Werbeagentur, die Handwerksunternehmen durch innovative Social-Media-Strategien dabei unterstützt, mehr Bewerbungen von Fachkräften aus der Region zu erhalten. Wir vermarkten mittelständische Unternehmen als attraktive Arbeitgeber in den sozialen Netzwerken.

Für diese Position sind keine Vorerfahrungen in den Bereichen Social Media oder Marketing erforderlich. Was du stattdessen mitbringen solltest, ist ein ausgeprägtes Gespür für Organisation, ein fundiertes Verständnis für Projektmanagement sowie die Fähigkeit, Themen, Strukturen und Abläufe eigenständig zu organisieren und zu steuern.

Worum geht es bei dieser Position? Du bist als rechte Hand unseres Geschäftsführers tätig und organisierst den Betriebsalltag, die Projekte und die internen Strukturen unseres Unternehmens. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Abteilungen sowie unseren Kunden und übernimmst gleichzeitig die Organisation und Kommunikation mit externen Partnern wie Steuerberatern, Anwälten, Banken und Lieferanten. In dieser Rolle erhältst du tiefe Einblicke in sämtliche Bereiche des Unternehmensgeschehens und arbeitest unmittelbar an strategischen wie operativen Fragestellungen mit. Mittel‑bis langfristig besteht für dich zudem die Perspektive, dich innerhalb unseres Unternehmens zu einer operativen Führungskraft weiterzuentwickeln.

Aufgabengebiete:

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der täglichen Arbeit sowie Organisation und Koordination des gesamten Geschäftsalltags
• Mitsteuerung laufender Projekte sowie Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe und Strukturen
• Finanzielles Controlling, Liquiditätsplanung sowie Vorbereitung und Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen
• Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatern, Rechtsanwälten, Banken und weiteren externen Dienstleistern
• Unterstützung der Geschäftsführung in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten, einschließlich Recruiting, Vertragsangelegenheiten und Onboarding
• Übernahme klassischer kaufmännisch‑verwaltender Tätigkeiten: Belegbearbeitung, Rechnungsstellung, Auftragsbearbeitung, Stammdatenpflege, Zahlungsüberwachung und Überweisungen
• Organisation und Planung von Geschäftsreisen, Kundenterminen sowie sonstigen Terminen der Geschäftsführung
• Verfassen von Geschäftskorrespondenz, Protokollen und Verträgen sowie telefonische Abstimmung mit Kunden, Partnern und Kollegen

Das erwartet Dich bei uns:

• Eigenverantwortliches Arbeiten: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und wirst von Beginn an in die wichtigsten Prozesse und Entscheidungen des Unternehmens eingebunden
• Hohes Maß an Verantwortung: Du übernimmst zentrale Aufgaben im operativen Tagesgeschäft und gestaltest die Strukturen unseres Unternehmens aktiv mit
• Anspruchsvolle Tätigkeit: Du arbeitest unmittelbar an der Seite des Geschäftsführers eines der führenden Unternehmen in seinem Bereich und erhältst tiefe Einblicke in sämtliche unternehmerische Fragestellungen
• Langfristige Perspektive: Die Möglichkeit, dich innerhalb des Unternehmens zu einer operativen Führungskraft weiterzuentwickeln
• Hervorragende Aufstiegsmöglichkeiten: Über die nächsten Jahre werden wir weiter stark wachsen
• Modernes Büro: 400qm in der Hamburger Innenstadt, nähe Bahnhof Dammtor, mit moderner Büroausstattung
• Professionelles Arbeitsumfeld: Ein engagiertes Team, in dem ein kollegialer und respektvoller Umgang miteinander selbstverständlich ist
• Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme
• Erstklassige Ausstattung: Wir arbeiten ausschließlich mit moderner Technik und Arbeitsausstattung
• Übernahme der Pendelkosten: Wir tragen die Kosten für dein Deutschlandticket oder einen Tiefgaragenstellplatz in unserem Bürogebäude
• Cordes Consulting Gesundheitssystem: Profitiere von umfangreichen Gesundheitsleistungen für dich und deine Familienangehörigen (u. a. 900 € jährliches Gesundheitsbudget für Privatleistungen, Facharzt‑Terminvereinbarung innerhalb von 5–10 Tagen, ärztliche Zweitmeinung sowie ein 24/7 Gesundheitstelefon)

Anforderungen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich BWL
• Einschlägige Berufserfahrung (mindestens 3 Jahre) in der Arbeit als Assistenz der Geschäftsführung oder einer vergleichbar anspruchsvollen kaufmännischen Tätigkeit
• Fundierte Vorkenntnisse in den Bereichen Assistenz, Buchhaltung, Datenverwaltung sowie der Organisation von Reisen und Terminen
• Analytisch‑methodisches und strukturiertes Denken, ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine konsequente Ergebnis‑ und Lösungsorientierung
• Sicheres Auftreten, eine selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Die Fähigkeit, bestehenden Prozessen zuverlässig zu folgen und diese konsequent umzusetzen
• Schnelle Auffassungsgabe sowie ein hohes Maß an Disziplin
• Starke kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Gespür für Präzision
• Eine saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in deutscher Sprache
• Ein souveräner Umgang mit Leistungsdruck
• Exzellente kaufmännische Fähigkeiten sowie ein fundiertes betriebswirtschaftliches Verständnis
• Absolute Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Die Bereitschaft, sich langfristig in unserem Unternehmen zu engagieren und gemeinsam mit uns zu wachsen