Administrative & HR Support Professional (f/m/d)

Als ein Schlüsselmitglied unseres Operations- & People Support-Teams spielen Sie eine wesentliche Rolle bei der Schaffung einer reibungslosen, gut organisierten und ansprechenden Arbeitsplatzumgebung. Diese Position ist perfekt für jemanden, der es genießt, die Dinge effizient am Laufen zu halten, Menschen zu unterstützen und zu einem internationalen, schnell wachsenden Umfeld beizutragen.

In dieser Rolle werden Sie:

• Eine nahtlose tägliche Büro- und Verwaltungsumgebung sicherstellen, die es unseren Teams ermöglicht, ihre beste Arbeit zu leisten.
• Eine wichtige Rolle in menschenbezogenen Prozessen spielen – von der Einarbeitung neuer Kollegen bis zur Unterstützung der internen Kommunikation und Gewährleistung einer konsistenten, positiven Mitarbeitererfahrung.
• Als praktische Koordinatorin und vertrauenswürdiger Partner für interne Teams und externe Dienstleister fungieren.
• Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer administrativen und HR-Strukturen beitragen, um die Mission und das langfristige Wachstum von Coriolis zu unterstützen.

Sie werden hier gedeihen, wenn Sie es genießen, Verantwortung zu übernehmen, kollaborativ mit einer vielfältigen Gruppe von Kollegen zu arbeiten und organisatorische Exzellenz mit einer serviceorientierten Denkweise voranzutreiben.

Ihre Verantwortung

• Administrative & Organisatorische Unterstützung: Allgemeine administrative und Büroverwaltungsaufgaben erledigen, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Koordination von Materialien.
• Interne Kommunikation, Organisation von Meetings und Reisevorbereitungen unterstützen.
• Mit externen Dienstleistern, Auftragnehmern und Lieferanten koordinieren, um reibungslose Betriebsabläufe sicherzustellen.
• Interne Dokumentation, Verträge und Aufzeichnungen pflegen und organisieren, um Transparenz und Compliance sicherzustellen.
• Bürobezogene Projekte wie Einrichtung, Wartung und Prozessverbesserungen unterstützen.

Besuchereingang und Veranstaltungsplanung

• Unterstützung bei menschenbezogenen administrativen Prozessen, wie Rekrutierung, Einarbeitung, Vertrags- und Dokumentenvorbereitung sowie Offboarding.
• Als lokaler Ansprechpartner für Mitarbeiter und Manager in Bezug auf administrative und betriebliche Themen fungieren.
• Mitarbeiterinformationen und -aufzeichnungen in Zusammenarbeit mit POC pflegen, um Genauigkeit und Vertraulichkeit sicherzustellen.
• Interne Kommunikation, Informationsfluss und Koordination zwischen den Teams unterstützen.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, um eine konsistente und konforme Mitarbeitererfahrung sicherzustellen.

Finanz- & Compliance-Unterstützung:

• Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Finanzen unterstützen, wie das Sammeln und Vorbereiten von Rechnungen oder das Nachverfolgen von Genehmigungen.
• Mit der Finanzabteilung und externen Partnern koordinieren, um eine zeitgerechte und genaue Dokumentenbearbeitung sicherzustellen.
• Sicherstellen, dass die internen Richtlinien, Datenschutzbestimmungen und relevanten lokalen Richtlinien eingehalten werden.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Büroverwaltung, Personalwesen, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich.
• 2-5 Jahre Erfahrung in administrativen, büroorganisatorischen, Koordinations- oder HR-Rollen.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld und mit externen Partnern ist wünschenswert.
• Idealerweise Erfahrung in der HR-Administration in North Carolina (NC).
• Gute Kenntnisse in MS Office.
• Erfahrung mit digitalen Tools und HR- oder Projektsystemen ist von Vorteil.
• Affinität für strukturierte Prozesse, Organisation und Dokumentation.
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fließend in Englisch (sowohl schriftlich als auch mündlich).
• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten mit Liebe zum Detail.
• Zuverlässige, proaktive und praktische Arbeitsweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv im Team zu kooperieren.
• Offenheit und Motivation, zu einer wachsenden internationalen Organisation beizutragen.

Kandidaten müssen in North Carolina (NC) ansässig sein oder bereit sein, nach NC umzuziehen, um vor Ort Verantwortlichkeiten zu unterstützen und eine effektive Koordination mit lokalen Teams sicherzustellen.

Warum Sie sich Coriolis anschließen sollten?

Unser Erfolg und unsere Entwicklung werden von den Menschen geschaffen, die gemeinsam @Coriolis arbeiten. Wir stellen die Menschen an erste Stelle! Deshalb haben wir eine Wachstumsmentalität und schätzen Persönlichkeit, Zusammenarbeit und Gemeinschaft, um einen ermutigenden und inspirierenden Arbeitsplatz mit Fokus auf Qualität und Kunden zu schaffen. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen wachsen!

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen. Bitte nutzen Sie ausschließlich unser Karriereportal dafür.

Für Fragen oder weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Website oder kontaktieren Sie uns direkt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihr Kontakt:

Dominik Schwemmer
Senior Business Partner - Talent & Development
People, Organization & Culture Unit
Coriolis Pharma Research GmbH
Telefon: +49 (0) 89 – 417760 - 0
Fraunhoferstraße 18 b, 82152 Martinsried
www.coriolis-pharma.com

Über uns:

Coriolis Pharma ist eine globale Auftragsforschungs- und Entwicklungsorganisation (CRDO) und ein führender Partner für die Entwicklung von flüssigen und lyophilisierten Arzneimitteln, analytischen Dienstleistungen und Herstellungsdiensten in einer Vielzahl therapeutischer Modalitäten, einschließlich Biologika, Gen- und Zelltherapien sowie Impfstoffen.

Unsere Wissenschaftler entwerfen und führen Plattform- und maßgeschneiderte Dienstleistungen durch, um die Programme unserer Kunden von Anfang an und während des gesamten Produktlebenszyklus zu beschleunigen und abzusichern.

Unsere Unternehmenskultur basiert auf Vielfalt, Teamarbeit und offener und wertschätzender Kommunikation. Deshalb arbeiten wunderbare Menschen aus über 36 Nationen weltweit erfolgreich bei Coriolis zusammen.

Unser Hauptsitz befindet sich in Martinsried bei München, Deutschland. Ein zusätzliches Projektmanagement- und Geschäftsentwicklungsteam in den Vereinigten Staaten ermöglicht es unseren US-Kunden, nahtlos mit unseren deutschen Büros zusammenzuarbeiten.

Was motiviert uns? Unsere Motivation ist es, die Lebensqualität der Menschheit zu verbessern, indem wir die Entwicklung innovativer Medikamente durch herausragende biopharmazeutische Dienstleistungen von der präklinischen Phase bis zur Kommerzialisierung ermöglichen.