Document Specialist

ESSENTIELLE FUNKTIONEN

• Aufrechterhaltung einer effektiven Dokumentenkontrollfunktion zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften.
• Pflege der Dokumentenänderungskontrolle einschließlich Revisionen, obsoleter und archivierter Elemente.
• Erstellung und Pflege eines sicheren Dokumentenarchivsystems für Aufzeichnungen, das eine zeitnahe Abrufbarkeit ermöglicht. Dies umfasst vor Ort, außerhalb des Standorts und elektronische Aufzeichnungen.
• Kenntnis der ROW-Dokumentation, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Dienstbarkeiten, Titelberichte, Ausstellungen und Kartierung.
• Bereitstellung der Ordnerverwaltung durch Überwachung und Pflege verwalteter Dokumente für mehrere Projekte, um die Übereinstimmung mit den Unternehmensverfahren sowie den spezifischen Anforderungen der Kunden sicherzustellen.
• Aufrechterhaltung eines elektronischen Dokumentenrepository-Systems, das die Zugänglichkeit und einfache Abrufbarkeit von Dokumenten für eine virtuelle Organisation erleichtert.
• Führung interner und externer Protokolle als Teil eines sicheren Archivs.
• Verwaltung von Daten-Dokumentenmanagementanwendungen mit einem tiefen Verständnis dafür, wie die Systeme und Verfahren, die sie unterstützen, integriert sind. Unterstützung laufender Geschäftsprozessüberprüfungen zur Identifizierung von Verbesserungen im Geschäftsprozess oder zur Kostensenkung.
• Überwachung des Dokumentenbestands (sowohl in Papierform als auch elektronisch), um zu überprüfen, ob Dokumente korrekt verwaltet werden.
• Management der Dokumentation zwischen mehreren Gruppen: Projektmanagern, Ingenieuren, Anbietern, Kunden sowie internen und externen Büros.
• Verantwortlich für die Einhaltung von Korrekturmaßnahmen bei Fällen von Nichteinhaltung.
• Ausführung aller Aufgaben, die von einem Verwaltungsassistenten verlangt werden.
• Erledigung anderer zugewiesener Aufgaben.

ARBEITSUMGEBUNG

• Dies ist eine Teilzeitstelle im Büro (2 Tage pro Woche).
• Die Aufgaben werden größtenteils im Büro ausgeführt.
• Büroarbeiten können langes Sitzen, ausgedehntes Tippen und die Nutzung eines Computerbildschirms umfassen.

KÖRPERLICHE ANFORDERUNGEN

• Der Mitarbeiter muss regelmäßig stehen, gehen, Treppen benutzen, Hände benutzen, erreichen, sprechen und hören.
• Der Mitarbeiter muss häufig bis zu 10 Pfund heben und/oder bewegen und gelegentlich bis zu 25 Pfund heben und/oder bewegen.
• Bestimmte Sehfähigkeiten, die für diesen Job erforderlich sind, umfassen Nahsicht, Fernsicht, Tiefenwahrnehmung und die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.

MINDESTANFORDERUNGEN

• WISSEN, FÄHIGKEITEN UND FERTIGKEITEN: Ausgezeichnete Computer-/Internetkenntnisse und umfassende Kenntnisse in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Project und Outlook.
• Die Fähigkeit, Ideen und Konzepte sowohl mündlich als auch schriftlich auf allen Ebenen der Organisation zu kommunizieren.
• Allgemeines Verständnis der Vorschriften im Bereich der Energieinfrastruktur.
• Die Fähigkeit, Informationen prägnant und kohärent zu organisieren.

ERFAHRUNG UND AUSBILDUNG

• Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Fünf oder mehr Jahre Erfahrung in einer allgemeinen Büroposition; Erfahrung in der Energieinfrastrukturbranche bevorzugt.
• Vorherige Erfahrung in der administrativen Assistenz und im Umgang mit Microsoft Word und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.