Project Coordinator

Sie werden eine Reihe von Projektkoordination, administrativen und wissenschaftlichen Aufgaben überwachen, die die Lieferung hochwertiger medizinischer Kommunikationsprojekte unterstützen, sowie zu Unternehmens- und Teaminitiativen beitragen. In dieser Rolle spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Lieferung von medizinischen Kommunikationsprojekten, indem Sie Projektkoordination, wissenschaftliche und administrative Unterstützung für unsere Teams bereitstellen.

In einer typischen Woche werden Sie Projektaktivitäten überwachen, mit internen und externen Stakeholdern zusammenarbeiten, Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen identifizieren und die Qualität und Effizienz im Team und im Unternehmen vorantreiben. Sie werden an Projekten in unseren Teams arbeiten, wobei der genaue Fokus Ihrer Arbeit von den Projektbedürfnissen abhängt.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Tägliche Koordination von Projekten und Teams, einschließlich Überwachung von Zeitplänen, Planung von Meetings, Koordination von Agenden und Protokollen sowie Pflege von Planungstools zur Unterstützung der fristgerechten Lieferung hochwertiger Arbeiten.
• Unterstützung von Projektmanagern bei Projektvorschlägen und -überwachung sowie Kommunikation mit Stakeholdern, Projektverfolgung und -berichterstattung, finanzieller Verwaltung und der Bereitstellung hoher Servicelevels für Kunden und andere Stakeholder.
• Unterstützung bei der Entwicklung und Qualitätskontrolle von Materialien und Aktivitäten im Bereich medizinische Kommunikation, einschließlich Formatierungs- und Konsistenzprüfungen, genaue Referenzierung wissenschaftlicher Materialien, Screening von Aufzeichnungen auf Relevanz für Forschungsfragen, Vorbereitung von Dokumenten gemäß den Anforderungen von Kunden und Einreichungen sowie Zusammenarbeit mit unserem Kreativteam bei der Entwicklung visueller Assets.
• Verwaltung von Projektkonformitätsaktivitäten, einschließlich der Erstellung von Konformitätsdokumentationen, Unterstützung von Copy-Review-Prozessen, Kontaktaufnahme mit den Compliance-Teams der Kunden, als wichtiger Ansprechpartner für compliancebezogene Anfragen und Unterstützung der Projektteams bei der Einhaltung relevanter Branchenrichtlinien und -anforderungen.
• Koordination von Logistik und Bereitstellung von Projektunterstützung für sowohl persönliche als auch virtuelle Veranstaltungen und Meetings, z.B. Kongresse, Symposien und Beratungsgremien.
• Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, einschließlich Übersetzungsagenturen sowie digitalen und Marketingagenturen und anderen Beratungsunternehmen.

Qualifikationen:

• Ein Abschluss oder gleichwertige Qualifikation in einem wissenschaftlichen Fachgebiet (mindestens 2.1 oder gleichwertig). Postgraduale Qualifikationen wären von Vorteil, sind jedoch keine wesentliche Voraussetzung für die Rolle.
• Ein Flair für und Aufmerksamkeit für Details.
• Außergewöhnliche schriftliche Englisch- und verbale Kommunikationsfähigkeiten, die Sie bei der Vorbereitung von Projektmaterialien, der Korrespondenz mit Kunden und Kollegen sowie bei der Mitwirkung an Diskussionen in Projektteams einsetzen werden.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, auf widersprüchliche Fristen zu reagieren und unabhängig in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Eine kollaborative Herangehensweise an die Zusammenarbeit in Projektteams, Wissen zu teilen und zu gemeinsamen Zielen beizutragen.
• Ein Engagement für exzellenten Kundenservice für interne und externe Stakeholder.
• Integrität, Ehrlichkeit und Transparenz in Ihren Interaktionen mit Kollegen und Stakeholdern.
• Eine proaktive und begeisterte Herangehensweise an Ihre Arbeit, mit echtem Interesse an Gesundheitswesen, der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, und dem Engagement für kontinuierliches Lernen und Entwicklung.
• Die Initiative, Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen zu identifizieren und den Service, den wir anbieten, zu verbessern.
• Gute Kenntnisse von Microsoft Office sowie die Fähigkeit, neue Software, Systeme und Tools schnell zu erlernen und effektiv zu nutzen.

Jobdetails:

• Leistungen: Diskretionäre Gewinnbeteiligungen, die zweimal jährlich ausgezahlt werden, hybride und flexible Arbeitsoptionen, großzügiger Urlaubsanspruch, private Krankenversicherung, kritische Krankheitsabsicherung, Einkommensschutz, vollständige Finanzierung für externe Schulungen.
• Rolle: Vollzeit, unbefristet.
• Startdatum: Diese Rolle soll idealerweise im Oktober oder November 2026 beginnen, und Sie werden gebeten, Ihre Verfügbarkeit in Ihrem Bewerbungsformular anzugeben.
• Bewerbungsfristen: Es gibt keine festen Bewerbungsfristen, wir empfehlen jedoch dringend, sich so früh wie möglich zu bewerben. Die Rolle wird geschlossen, wenn ein geeigneter Kandidat gefunden wurde.
• Standort: Diese Rolle ist verfügbar in unserem Büro.