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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Gesicht unseres Büros und sorge für einen freundlichen Empfang.
- Arbeitgeber: Wir sind CAA, ein dynamisches Unternehmen in München mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flache Hierarchien, faire Vergütung und spannende Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem tollen Team mit offener Feedback-Kultur.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest Erfahrung im Office-Management und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Die Stelle erfordert tägliche Anwesenheit im Büro; Home Office ist nicht möglich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres Teams im CAA Office in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/f/d), der als erster Ansprechpartner für das Münchener Büro fungiert, exzellenten Kundenservice bietet und als Teil des Facility-Teams den Empfang betreut sowie das Büro organisiert.
Deine Aufgaben bei uns:
- Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen.
- Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen.
- Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen.
- Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen.
- Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung.
- Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde.
- Du unterstützt bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
- Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro.
Was solltest du mitbringen?
- Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1).
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten.
- Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben.
- Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil.
Was bieten wir dir?
- Erfahrungen, von denen Du dein Leben lang profitierst.
- Flache Hierarchien und ein sehr gutes Arbeitsklima.
- Faire und ansprechende Vergütung.
- Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket.
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit, fundierte fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Wir leben eine offene Feedback Kultur.
Die Tätigkeit des Office-Managers (m/w/d) erfordert tägliche Anwesenheit im Büro zu festgelegten Arbeitszeiten. Home Office ist nicht möglich.
Office-Manager (m/f/d) Arbeitgeber: Creative Artists Agency
Kontaktperson:
Creative Artists Agency HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office-Manager (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Office-Management tätig sind oder in der Branche arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die spezifischen Anforderungen des Jobs informierst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in Gesprächen. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du dich schnell an neue Anforderungen angepasst hast, um zu verdeutlichen, dass du die ideale Besetzung für diese Rolle bist.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Unternehmenskultur von CAA und überlege, wie du dich in das Team einfügen kannst. Zeige während des Gesprächs, dass du die Werte des Unternehmens teilst und bereit bist, aktiv zur positiven Atmosphäre beizutragen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office-Manager (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die CAA und deren Werte. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur und aktuelle Projekte zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben klar zu formulieren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Office-Management, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du die ideale Person für die Rolle des Office-Managers bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Flexibilität ein, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Creative Artists Agency vorbereitest
✨Sei das Aushängeschild
Als Office-Manager bist du der erste Kontakt für Besucher. Übe, freundlich und professionell zu sein, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Bereite dich auf internationale Kommunikation vor
Da du mit internationalen Büros kommunizierst, solltest du deine Englischkenntnisse auffrischen. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit internationalen Teams zusammengearbeitet hast.
✨Organisatorische Fähigkeiten demonstrieren
Bereite konkrete Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten zeigen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Prozesse optimiert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit betonen
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du dich schnell an wechselnde Anforderungen angepasst hast. Dies zeigt, dass du die Flexibilität besitzt, die für diese Rolle erforderlich ist.
