Kanzlei-Operations & Sales Specialist (m/w/d)

Das erwartet Dich: Eine Rolle mit echtem Impact in einem Bereich, der weit über „Verwaltung“ hinausgeht. Moderne, digitale Arbeitsweise und ein Umfeld, das Qualität ernst nimmt. Kollegiales Team, kurze Wege, hohe Professionalität.

Das bieten wir an:

So könnte der Arbeitstag aussehen:

Ihre Aufgaben könnten wie folgt aussehen:

• Angebotserstellung & Angebotsprozess
• Erstellung von Angeboten mit steuerlichem Kontextverständnis auf Basis von Templates/Leistungsbausteinen inkl. Abstimmung mit StB/Team Lead
• Sicherstellung von Vollständigkeit: Leistungsumfang, Annahmen, Preise, Startdatum, benötigte Unterlagen, nächste Schritte
• Pflege einer Angebotspipeline (Status, Fristen, Wiedervorlagen, nächste Aktion)
• Versand, Versionierung, Nachverfolgung, Dokumentation im System
• Akquise-Calls & Follow-up
• Durchführung von Akquise-/Qualifizierungs-Calls mit steuerlichem Kontextverständnis
• Terminierung von Erstgesprächen, Vorqualifizierung (Bedarf, Dringlichkeit, Volumen, Fit)
• Konsequentes Follow-up (telefonisch + E-Mail), Wiedervorlagen, Pipeline-Steuerung bis zum Closing
• Pflege von CRM/Listen inkl. sauberer Notizen, nächste Schritte, Owners
• Onboarding-Unterstützung
• Start/Koordination des Mandanten-Onboardings nach Zusage: Unterlagenanforderung, Vollmachten, Systeme, Termine
• Qualitätssicherung: Checklisten, Vollständigkeitskontrolle, Nachfasslogik
• Übergabe an Fachteam mit klarer Dokumentation (was ist vereinbart, was fehlt, Risiko/Blocker)
• Weitere potentielle Aufgaben:
• Rechnungsstellung & Abrechnung
• Erstellung und Versand von Steuerberater-Rechnungen, Leistungsnachweise, Abstimmung mit Beratern
• OP-Überblick und Mahnwesen (professionell, verbindlich)
• Kanzlei-Organisation & Office Operations (optional)
• Telefon/Empfang, Post, Termin-/Raumorganisation, administrative Stabilität
• Unterstützung bei internen Standards, Vorlagen, Prozessdisziplin
• Systeme & Datenqualität
• Microsoft 365, idealerweise KanzleiPilot
• Datenpflege und Reporting-Grundlagen (Pipeline-Übersicht, Statuslisten)
• Umgang mit DATEV (plus DMS/UO je nach Setup) vorteilhaft

Das wünschen wir uns:

• Du verantwortest den kommerziellen Vorlauf und die Übergabe in die Leistungserbringung: Inbound/Outbound-Kontakt, Angebotserstellung, konsequentes Nachfassen, Start des Onboardings – sauber dokumentiert, mit hoher Verbindlichkeit.
• Gleichzeitig stellst du eine professionelle Kanzlei-Organisation sicher und beherrschst DATEV sowie die Rechnungslogik.

Must-have:

• Mehrjährige Erfahrung in Steuerkanzlei/steuernahem Umfeld
• Nachweisbare Stärke in Angebotsprozessen + Nachverfolgung (du lässt nichts liegen)
• Sehr gute Telefonkommunikation: freundlich, klar, führend, verbindlich
• Verständnis für Kanzlei-Logiken (Leistungen, Abrechnung, Fristen, Diskretion)
• Extrem strukturiert: Wiedervorlagen, Dokumentation, Priorisierung, Ownership

Nice-to-have:

• Erfahrung in Mandanten-Onboarding / Unterlagenmanagement / Vollmachtsprozessen
• „Revenue Operations“-Denke: du denkst in Prozess, Conversion, Durchlaufzeiten

Arbeitsweise & Rollenabgrenzung:

Du ersetzt keine Steuerberatung, aber du kannst fachlich so sauber sprechen, dass Mandanten Vertrauen fassen. Du arbeitest nach Templates/Leitfäden, bringst aber aktiv Verbesserungsvorschläge ein.

Warum wir?

Wir sind ein motiviertes und aufgeschlossenes Team, dass wenig am Hut hat mit dem eingestaubten Blick auf die klassische Steuerberatung. Wir sind digital aufgestellt und bieten unseren Mandanten bspw. vielfältige Möglichkeiten ihr Steuer- und Gestaltungswissen wachsen zu lassen.

Das bieten wir an:

So sind wir erreichbar: Sende uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu deiner Motivation an. Sag uns kurz, warum dir Struktur, Sorgfalt und Koordination liegen – das zählt hier mehr als „perfektes Vorwissen“.

Kontakt: Angelina Beek, Wir freuen uns auf Dich!