Project & Administrative Coordinator

Wir suchen einen hochorganisierten und detailorientierten Projekt- und Verwaltungskoordinator, um die täglichen Abläufe zu unterstützen und eine nahtlose Koordination zwischen Projekten und Stakeholdern sicherzustellen. Diese Rolle umfasst die Verwaltung administrativer Aufgaben, die Unterstützung bei der Erstellung von Vorschlägen und Stipendien, die Unterstützung der Führungsebene in der Kommunikation und den Abläufen sowie die Aufrechterhaltung eines gut organisierten virtuellen Arbeitsumfelds. Der ideale Kandidat hat einen Hintergrund im Projektmanagement oder in der administrativen Leitung, hervorragende organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnellen, remote Umfeld zu managen.

Kernkompetenzen

• Starke organisatorische und Projektkoordination Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Außergewöhnliches Zeitmanagement und Multitasking in einem schnelllebigen, remote Umfeld.
• Aufmerksamkeit für Details und eine starke Problemlösungsmentalität.
• Kenntnisse in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) und Kollaborationstools (Teams, E-Mail-Planer).
• Fähigkeit, mehrere Stakeholder zu managen und abteilungsübergreifend zu koordinieren.
• Kreativer Denker mit Initiative zur Vorschlag und Umsetzung von Verbesserungen.
• Professionalität, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Projektkoordination & Verwaltung
  • Überwachung der täglichen Projekt- und Büroabläufe, um einen reibungslosen Workflow sicherzustellen.
  • Vorbereitung von Korrespondenz, Memos und Berichten.
  • Verwaltung von Beschaffung, Inventar und Reiseorganisation.
  • Führung eines Kassenbuchs und Koordination mit der Buchhaltung für Berichterstattung.
  • Planung von Meetings und Organisation von Terminen.
  • Aktualisierung und Pflege von Büro- und Projektrichtlinien und -verfahren.
  • Koordination mit IT und Anbietern für Geräte- und Servicebedürfnisse.
  • Verwaltung von Verträgen, Rechnungen und Budgets.
• Forschung & Vorschläge
  • Recherche und Zusammenstellung von Stipendien- und Vorschlagsunterlagen unter Verwendung vorhandener Materialien.
  • Einreichung von Entwürfen zur Überprüfung und Genehmigung durch den Geschäftsführer.
• Soziale Medien & Kommunikation
  • Entwicklung und Pflege eines Social-Media-Plans, der mit der Richtung der Führung übereinstimmt.
  • Planung und Veröffentlichung genehmigter Inhalte unter Verwendung von Bibliotheken, Newslettern und KI-Tools.
• Betriebs- & Personalunterstützung
  • Unterstützung der Dokumentations- und Koordinationsbedürfnisse der C-Ebene.
  • Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Beantwortung von Mitarbeiteranfragen.
  • Planung interner/externer Veranstaltungen wie Meetings und Konferenzen.
  • Allgemeine Unterstützung für Besucher und Mitarbeiter.

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung als Projektmanager oder Verwaltungsbeamter.
• Kenntnisse über Bürosysteme, Projektkoordination und administrative Best Practices.
• Kenntnisse in MS Office und Online-Planungs-/Kollaborationstools.
• Ausgezeichnete organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten in schnelllebigen Umgebungen.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Detailorientiert mit gesundem Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeiten.
• Ein Bachelor-Abschluss ist erforderlich; eine höhere Qualifikation in Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt.

Technische und Arbeitsumgebungsanforderungen:

• Internetverbindung: Primäre Internetverbindung mit einer Mindestgeschwindigkeit von 15 Mbps. Backup-Internetverbindung mit mindestens 10 Mbps. Die Backup-Verbindung muss während eines Stromausfalls funktionsfähig sein.
• Primäres Gerät: Desktop oder Laptop ausgestattet mit mindestens: Intel Core i5 (8. Generation oder neuer), Intel Core i3 (10. Generation oder neuer), AMD Ryzen 5 oder einem gleichwertigen Prozessor. Mindestens 8 GB RAM.
• Backup-Gerät: Muss die Leistung eines Intel Core i3 Prozessors erreichen oder übertreffen. Muss während Stromunterbrechungen funktionsfähig sein.
• Eine funktionierende Webcam. Ein geräuschunterdrückendes USB-Headset. Ein ruhiger, dedizierter Arbeitsplatz zu Hause. Peripheriegeräte und Arbeitsplatz: Ein Smartphone für Kommunikations- und Verifizierungszwecke.

Vorteile

• Schließen Sie sich unserem dynamischen Team an: Erleben Sie unsere unterhaltsame, inklusive, innovative Kultur, die Ihre einzigartigen Beiträge schätzt und Ihr berufliches Wachstum unterstützt.
• Nutzen Sie die Chancen: Nutzen Sie täglich die Möglichkeit zu lernen, innovativ zu sein und sich auszuzeichnen. Machen Sie einen echten Einfluss in Ihrem Bereich.
• Grenzenloses Karrierewachstum: Entsperren Sie eine Welt voller Möglichkeiten und Ressourcen, um Ihre Karriere voranzutreiben.
• Schnelle Aufregung: Gedeihen Sie in einer energiegeladenen, ansprechenden Atmosphäre. Stellen Sie sich Herausforderungen und ernten Sie anregende Belohnungen.
• Flexibilität nach Ihren Wünschen: Genießen Sie die Freiheit, von zu Hause oder jedem Ort Ihrer Wahl zu arbeiten. Gestalten Sie Ihr ideales Arbeitsumfeld.
• Work-Life-Balance vom Feinsten: Verabschieden Sie sich von stressigen Pendelzeiten und begrüßen Sie die Qualität der Zeit mit Ihren Lieben. Erreichen Sie eine gesunde Integration von Arbeit und Leben, um Ihr Bestes zu geben.