Sr Operations Manager

Sind Sie bereit, die Abläufe für eine Firma zu transformieren, die sich auf lebensverändernde Einwanderungsfälle konzentriert? Können Sie ein operatives Framework aufbauen, das Systeme integriert und Ressourcen optimiert? Blühen Sie in Rollen auf, die strategische Aufsicht und taktische Ausführung erfordern? Sind Sie leidenschaftlich daran interessiert, Daten und Technologie zu nutzen, um Effizienz und Wachstum voranzutreiben?

Was Sie tun werden:

• Operatives Framework aufbauen: Entwicklung von unternehmensweiten Dashboards zur Verfolgung von ROI, Umsatz, Margen und Konversionsraten.
• Verfahren standardisieren: Definition, Dokumentation und Implementierung von SOPs für Arbeitsabläufe, einschließlich Intake, Abrechnung und Kundenkommunikation.
• KPI festlegen: Erstellung von KPI-Rahmenwerken, Berichterstattungsrhythmen und Verantwortungsprozessen, die dem Gründer und dem Team helfen, die Leistung zu überwachen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und die Ausführung zu verbessern.
• Systemintegration: Verbesserung der Kommunikation zwischen Lawmatics, Docketwise, QuickBooks, LawPay und anderen Tools. Sauberere Arbeitsabläufe schaffen, Datenvisibilität verbessern, manuelle Übergaben reduzieren und sicherstellen, dass Systeme bessere Entscheidungen in Bezug auf Intake, Abrechnung, Fallmanagement und Berichterstattung unterstützen.
• KI & Automatisierung: Nutzung von Tools wie Claude, Zapier-Integrationen, CRM-Automatisierungen und Workflow-Automatisierungen, um die Kapazität des Teams zu erhöhen, manuelle Arbeit zu reduzieren, Konsistenz zu verbessern und qualitativ hochwertige juristische Arbeit zu unterstützen, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen.
• Intake optimieren: Entwurf und Verwaltung einer 24/7-Rezeption, um verpasste Anrufe zu minimieren und SLAs zu straffen.
• Change Management leiten: Frühzeitige Projekte für operationale Erfolge vorantreiben und das Team in neuen Systemen und Prozessen schulen.
• Datenintegrität sicherstellen: Datenstandards festlegen und rechtzeitige Eingaben für strategische Entscheidungen gewährleisten.
• Operative Verantwortung: Überwachung von Fristen, KPIs, Arbeitsabläufen und Projektfortschritten. Nachverfolgung mit Teammitgliedern, frühzeitiges Aufdecken von Problemen und Erhöhung der Leistung oder Ressourcenanliegen an den Gründer, wenn nötig.

Was wir suchen:

• Erfahrung in der Betriebsführung: Nachgewiesene Erfahrung in der Betriebsführung innerhalb von SMBs; Hintergrund in einer Kanzlei bevorzugt.
• CRM- und Prozesskompetenz: Praktische CRM-Verantwortung und Prozessentwicklung, vorzugsweise mit Lawmatics.
• Technologie- und Automatisierungsfähigkeiten: Vertrautheit mit KI-Tools und Integrationen wie Zapier zur Verbesserung der Effizienz der Kanzlei.
• Daten- und Berichtskompetenz: Fähigkeit zur Erstellung und Verwaltung von Analytik-Dashboards zur Leistungsüberwachung.
• Starke Projektmanagementfähigkeiten: Fähigkeit, Projekte in einem dynamischen Umfeld zu planen und auszuführen, mit hoher Nachverfolgbarkeit.
• Kommunikationsfähigkeiten: Exzellente Klarheit in der Kommunikation, Festlegung von Erwartungen und Aufrechterhaltung von Verantwortlichkeit.
• Werteausrichtung: Missionsorientiert und qualitätsbesessen, mit einem bescheidenen, egoarmen Ansatz.
• Bildung: Bachelor-Abschluss erforderlich; zusätzliche Zertifizierungen sind von Vorteil.

Warum Sie hier arbeiten sollten:

• Missionsorientierte Auswirkungen: Arbeiten an komplexen Einwanderungsangelegenheiten, die wirklich Leben verändern.
• Architekt des Wachstums: Integral beim Start des Büros in Dallas und beim Aufbau der Abläufe von Grund auf.
• Zusammenarbeit mit der Führung: Direkte Interaktion mit dem Gründer, was eine einzigartige Lerngelegenheit bietet.
• Kulturelle Passung: Teil eines respektvollen, drama-freien Teams mit klarer Kommunikation und gemeinsamen Zielen werden.
• Wettbewerbsfähige Vergütung + Leistungsanreize: Zielgehaltsspanne von 80.000 - 90.000 USD, abhängig von Erfahrung, Qualifikationen, Marktanpassung und allgemeiner Passung, mit potenziellen leistungsbasierten Anreizen.

Zusätzliche Vorteile:

• Krankenversicherung: Krankenversicherungsplan verfügbar.
• Bezahlte Freizeit: Zwei Wochen PTO.
• Feiertage: Bundesfeiertage werden beobachtet.
• Arbeitszeit: 8:30 - 17:30 Uhr, mit einer einstündigen Mittagspause.
• Standort: Bevorzugter Kandidat wird im Dallas-Fort Worth-Gebiet ansässig sein. Die erste Einarbeitung kann in Houston für etwa zwei Wochen stattfinden.
• Arbeitsanordnung: Zunächst remote, während das Büro in Dallas-Fort Worth eröffnet wird, mit der Erwartung, dass nach der Etablierung des Büros hauptsächlich vor Ort gearbeitet wird.
• Reisen: Gelegentliche Reisen nach Houston können erforderlich sein, wahrscheinlich alle paar Monate.
• Wachstumspfad: Möglichkeit, vom Senior Operations Manager in die Rolle des Director of Operations oder potenzieller COO-Verantwortlichkeiten zu wachsen, während die Kanzlei skaliert.

Die Modi Law Firm PLLC ist keine typische Einwanderungskanzlei. Wir konzentrieren uns auf komplexe Fälle wie Investorenvisa und Abschiebungsabwehr und bieten einen personalisierten und detailorientierten Service. Gegründet mit dem Engagement für die höchsten Standards der rechtlichen Vertretung, verstehen wir, dass wir nicht nur Akten bearbeiten, sondern Leben beeinflussen. Unser Engagement für die Bereitstellung erstklassiger juristischer Dienstleistungen steht gegen das Hochvolumenmodell und stellt sicher, dass jeder Kunde die Aufmerksamkeit erhält, die sein Fall verdient. Gegründet von Susham Modi, wird die Kanzlei von einer tiefen, missionsorientierten Vision geleitet: den Aufbau einer starken, skalierbaren Rechtsanwaltskanzlei, die Klienten auf höchstem Niveau bedienen kann, während sie langfristige Auswirkungen über den Gerichtssaal hinaus schafft. Mit Büros in Houston und Plänen zur Expansion nach Dallas-Fort Worth ist die Kanzlei für weiteres Wachstum positioniert, während sie ihr Engagement für Qualität, personalisierte Vertretung und lebensverändernde Einwanderungsarbeit aufrechterhält. Der Senior Operations Manager wird das operative Rückgrat der Modi Law Firm aufbauen und als umsetzungsorientierter Partner des Gründers fungieren, indem er Visionen in Systeme, Dashboards, SOPs, Automatisierungen, Verantwortungsrhythmen und skalierbare Prozesse umsetzt. Dies ist keine Administrator-, Executive Assistant- oder traditionelle Büroleiterrolle; es handelt sich um eine hochwirksame Betriebsrolle, die sich auf die Verbesserung der Effizienz, die Stärkung der Team-Ausrichtung, die Unterstützung des skalierbaren Wachstums und die Hilfe der Kanzlei bei der Bereitstellung hochwertiger, lebensverändernder juristischer Dienstleistungen mit Konsistenz und Integrität konzentriert. Die Rolle übernimmt die operative Ausführung und Verantwortung, während Einstellungs-/Entscheidungen, Anwaltmanagement, juristische Arbeiten und unabhängige finanzielle Ausgabenentscheidungen beim Gründer verbleiben. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, die Modi Law Firm in die nächste Wachstumsphase zu führen. Ihre Beiträge werden dazu beitragen, die Zukunft der Kanzlei zu gestalten und einen bleibenden Eindruck in unserer operativen Exzellenz und unseren Kundenservices zu hinterlassen. Wenn Sie bereit sind, mit Einfluss und Innovation zu führen, laden wir Sie ein, sich zu bewerben und diese transformative Reise mit uns zu beginnen.