Group & Event Coordinator – Sales Support 100%

Herzlich Willkommen im Crowne Plaza Zürich. Mitten im trendigen Kreis 4 liegt unser in 2018 renoviertes 4-Sterne Hotel. Ideal und nahe am Stadtzentrum Zürich gelegen und nur 15 Minuten vom Flughafen entfernt, ist das Crowne Plaza Hotel in Zürich, ein erstklassiges Businesshotel für Meetings, Events, Firmenfeiern, private Partys sowie Hochzeiten. Mit seinen 365 Zimmern ist es auf den Business Gast ausgerichtet - getreu unserem Service Standard "Dare to Connect" machen wir Geschäftsreisen besser.

Anstellungsart: Vollzeit

Administrative Unterstützung:

• Allgemeine administrative Unterstützung des Sales- und Event-Teams: Sie übernehmen vielfältige Assistenzaufgaben, um das Team bei der Planung und Durchführung von Gruppen- und Eventanfragen effizient zu unterstützen.
• Erstellung und Pflege von Gruppenverträgen, Angeboten und veranstaltungsrelevanten Dokumenten: Sie formulieren professionell alle relevanten Unterlagen, sodass alle Details klar und korrekt dokumentiert sind.
• Pflege und Verwaltung von Daten im CRM- und Reservierungssystem: Sie sorgen für die präzise Eingabe und laufende Aktualisierung aller Buchungs- und Kundendaten zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Koordination der internen Kommunikation mit relevanten Abteilungen: Sie leiten wichtige Informationen termingerecht an die zuständigen Bereiche weiter, damit alle Mitarbeitenden optimal vorbereitet sind.
• Erstellung von Reports und Statistiken: Sie bereiten regelmässig Berichte zu Buchungszahlen und Eventdaten auf, um dem Management fundierte Entscheidungsgrundlagen zu liefern.
• Unterstützung bei der Planung von Vertriebsaktivitäten: Sie helfen bei der Organisation von Kundenaktionen, Mailingkampagnen oder Messevorbereitungen und behalten Deadlines im Blick.

Reservierungen & Gruppenkoordination:

• Bearbeitung von Gruppenreservierungen und Anfragen zu Veranstaltungsräumen: Sie beantworten Anfragen schnell und kompetent, um die Kundenzufriedenheit und Auslastung des Hauses zu maximieren.
• Verwaltung von Buchungen, Änderungen und Stornierungen gemäss den Hotelrichtlinien: Sie sorgen dafür, dass alle Reservierungsprozesse korrekt und kundenorientiert umgesetzt werden.
• Sorgfältige Erfassung aller Gruppendetails sowie Pflege von Zimmerlisten: Sie erfassen alle Details wie Anreisezeiten, Sonderwünsche oder Cateringwünsche präzise im System.
• Kommunikation mit Kunden zur Einholung von Informationen und Abstimmung von Details: Sie klären offene Fragen direkt mit dem Kunden, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
• Vorbereitung und Prüfung von Gruppenrechnungen und Veranstaltungsabrechnungen: Sie stellen sicher, dass alle Leistungen korrekt berechnet und transparent abgerechnet werden.
• Unterstützung bei der Zimmerzuteilung und Sonderwünschen: Sie achten auf individuelle Gästewünsche bei der Zimmervergabe und stimmen sich mit den operativen Abteilungen ab.

Kundenbetreuung:

• Ansprechpartner:in für Gruppen- und Eventkunden vor, während und nach dem Aufenthalt bzw. der Veranstaltung: Sie begleiten den gesamten Buchungsprozess und stellen eine professionelle Betreuung der Gäste sicher.
• Unterstützung bei der Planung der Veranstaltung, z. B. Raumaufteilungen, Technik, Cateringwünsche etc.: Sie beraten die Kunden lösungsorientiert und erstellen gemeinsam ein massgeschneidertes Eventkonzept.
• Teilnahme an Pre-Conference-Meetings und gelegentliche Unterstützung bei der Vor-Ort-Betreuung: Sie stellen sicher, dass alle Veranstaltungsdetails vor Ort korrekt umgesetzt werden und sind Ansprechpartner:in bei Rückfragen oder Änderungen.
• Einholen von Feedback nach der Veranstaltung: Sie tragen aktiv zur Qualitätsverbesserung bei, indem Sie Rückmeldungen einholen und auswerten.
• Pflege langfristiger Kundenbeziehungen: Sie bauen durch professionelle Kommunikation und zuverlässige Betreuung nachhaltige Kundenbindungen auf.

Qualifikationen:

• Nachweisbare Erfahrung im Hotelvertrieb, in der Reservierung oder Veranstaltungskoordination.
• Ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten gegenüber Gästen und Kollegen.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen Hotel- und Reservierungssystemen (z. B. Opera, Delphi oder vergleichbar).
• Hohes Mass an Genauigkeit, Eigeninitiative und Teamgeist.
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch an Wochenenden und Feiertagen.

Wir geben unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihr volles Potential zu entfalten. Sie erhalten die Unterstützung und Förderung die Sie für einen grossartigen Start und Ihre erfolgreiche Karriere benötigen.

Weiteres:

• junges und eingespieltes Team.
• Friends and Family Rates in über 5600 IHG Hotels weltweit.
• Vergünstigtes Fitness Abo mit Pool.
• Mitarbeiterpreise für die hoteleigene Tiefgarage mit ca. 550 Parkplätzen (inkl. Elektroladestation).
• Umfassende Einarbeitung inklusive einmalige gratis Hotelübernachtung.
• Unterstützung bei Weiterbildungen und die Aussicht auf Aufstiegsmöglichkeiten.
• Für die Leistung und den Einsatz unserer Mitarbeiter bezahlen wir überdurchschnittlich hohe Löhne.

Ganz gleich, wo Ihre persönlichen Interessen und Begabungen liegen, im Crowne Plaza Zürich sorgen wir dafür, dass Sie gemäss unserem Grundsatz „Room to be yourself” weiter Sie selbst sein können.