Auf einen Blick
- Aufgaben: Überwache die täglichen Büroabläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen im Bereich Corporate und Legal Solutions in Frankfurt.
- Vorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, wettbewerbsfähiges Gehalt und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld mit großartigen Karrieremöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte eine positive Arbeitsumgebung.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung, starke Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Standort: Frankfurt, Deutschland
Abteilung: Corporate and Legal Solutions
Jobtyp: Festanstellung, Hybrid
Stunden: Deutschland: 40 Stunden pro Woche
Wir suchen ein neues Teammitglied mit sofortiger Verfügbarkeit.
Über die Rolle
Wir suchen einen proaktiven und organisierten Office Manager & Administrative Assistant, der die täglichen Abläufe unseres Büros in Frankfurt überwacht. Diese Schlüsselrolle sorgt für eine reibungslose und professionelle Arbeitsumgebung und fungiert als primärer Ansprechpartner für Einrichtungen, IT und Büromanagement. Sie unterstützen auch den Country Manager bei administrativen und operativen Aufgaben, um Effizienz und eine positive Arbeitsplatzkultur zu fördern. Der ideale Kandidat ist detailorientiert, ein starker Kommunikator und gedeiht in einem schnelllebigen Umfeld. Wenn Sie es genießen, verschiedene Büro-Funktionen zu koordinieren und zu einem dynamischen Team in einem internationalen Umfeld beitragen möchten, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben.
Einige der Aufgaben, die Sie übernehmen werden:
- Überwachung der täglichen Büroabläufe und des Empfangs, um eine professionelle und einladende Umgebung für Mitarbeiter und Besucher zu gewährleisten.
- Verwaltung von Büromaterialien und Beständen, einschließlich Lebensmitteln, um angemessene Lagerbestände aufrechtzuerhalten.
- Als primärer Ansprechpartner für IT- und einrichtungsbezogene Anfragen fungieren und mit internen Teams und externen Dienstleistern koordinieren.
- Koordination mit dem lokalen Immobilienmanagement und Dienstleistern zur Aufrechterhaltung reibungsloser Abläufe.
- Unterstützung des Country Managers bei administrativen Aufgaben, einschließlich Terminplanung, Urlaubsverfolgung und Verwaltung von Teamkalendern (Abwesenheiten, Jubiläen, Veranstaltungen).
- Allgemeine administrative Unterstützung für die rechtlichen und unternehmerischen Teams bereitstellen.
- Betriebliche Unterstützung für die Kundenaufnahme, Gründungen, Einreichungen und jährliche Tochtergesellschaftsaktualisierungen, enge Zusammenarbeit mit den operativen Teams.
Welche technischen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen benötigen Sie?
- Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement oder in der Verwaltung, vorzugsweise im Bereich Unternehmensdienstleistungen, Finanzdienstleistungen oder einem ähnlichen professionellen Umfeld.
- Starke organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten effektiv zu verwalten und ein scharfes Auge für Details.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Kenntnissen in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich. Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von Vorteil und können je nach Kundenbedürfnissen erforderlich sein.
- Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Vertrautheit mit Software oder Tools für das Büromanagement.
- Solides Verständnis des Facility Managements, einschließlich der Koordination mit Immobilienmanagern, Anbietern und Dienstleistern, um reibungslose tägliche Büroabläufe sicherzustellen.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität zu behandeln.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um sicher mit Mitarbeitern, Management und externen Partnern zu interagieren.
- Kenntnisse über Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie bewährte Verfahren zur Büro-Compliance sind von Vorteil.
Office Manager & Administrative Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: CSC
Unser Unternehmen in Frankfurt bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Als Office Manager & Administrative Assistant haben Sie die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten, wo Ihre organisatorischen Fähigkeiten geschätzt werden und Sie aktiv zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur beitragen können. Wir fördern das Wachstum unserer Mitarbeiter durch kontinuierliche Weiterbildung und bieten flexible Arbeitsmodelle, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Administrative Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft sind es persönliche Kontakte, die dir den entscheidenden Vorteil verschaffen können.
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Rolle, für die du dich bewirbst. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Zeige deine Soft Skills!
In einer Position wie der des Office Managers sind Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten entscheidend. Sei bereit, im Gespräch zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst und Teams unterstützt hast.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Das ist oft der schnellste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung gesehen wird. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle Informationen und Anforderungen direkt erfüllst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Administrative Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich so kennenlernen, wie du bist. Zeig in deinem Anschreiben deine Persönlichkeit und warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist. Lass uns wissen, was dich motiviert und was du an der Rolle als Office Manager & Administrative Assistant spannend findest.
Mach es übersichtlich:Halte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für den Job bist!
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Büro-Management oder in der Administration. Welche Aufgaben hast du übernommen? Wie hast du zur Effizienz deines Teams beigetragen? Das hilft uns, ein Bild von deinen Fähigkeiten zu bekommen.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job bei StudySmarter!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei CSC vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Rolle, für die du dich bewirbst. Schau dir die Unternehmenswebsite an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe die Unternehmenskultur. So kannst du im Interview gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle des Office Managers viel Organisation erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast, um den Überblick zu behalten.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Stelle sicher, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Beispiele für Situationen zu geben, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Zeige, dass du sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch sicher bist.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team derzeit hat, oder wie der Erfolg in dieser Rolle gemessen wird. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen zu dir passt.
