Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Führung bei der Koordination und Organisation von Terminen und Mandaten.
- Unternehmen: CSF Management AG, ein vertrauenswürdiger Partner für Unternehmerfamilien.
- Vorteile: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Entwicklungsmöglichkeiten in einem anspruchsvollen Umfeld.
- Weitere Informationen: Hohe Vertrauenswürdigkeit und Professionalität sind unerlässlich in dieser verantwortungsvollen Position.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite auf höchster Ebene mit vertraulichen Themen.
- Qualifikationen: Mindestens 8-10 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und exzellente Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Über uns
Die CSF Management AG ist ein unabhängiger Structuring Partner und arbeitet eng mit der CSF Family Office AG zusammen. Wir begleiten eine selektive Anzahl von Unternehmerfamilien mit internationalem Bezug und Fokus auf strukturierte, langfristige Lösungen sowie höchste Diskretion und Qualität.
Ihre Rolle
Als zentrale Drehscheibe des CSF Executive Office unterstützen Sie die Führung zweier eng miteinander verbundener Geschäftseinheiten, eines Family Offices sowie einer auf Structuring spezialisierten Einheit. In dieser vertrauensvollen Funktion arbeiten Sie direkt auf oberster Führungsebene und sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Mandate und interne Abläufe strukturiert koordiniert und effizient umgesetzt werden. Sie behalten den Überblick über zentrale Themen, stellen einen klar priorisierten Informationsfluss sicher und tragen wesentlich dazu bei, dass organisatorische, administrative und mandatsbezogene Aufgaben im Hintergrund zuverlässig und diskret gesteuert werden. Die Position erfordert ein hohes Mass an Vertrauenswürdigkeit, Professionalität und organisatorischer Stärke sowie Freude daran, in einem kleinen, anspruchsvollen Umfeld Verantwortung zu übernehmen.
Ihre Hauptaufgaben
- Sicherstellung eines klar priorisierten Informationsflusses zwischen Führung, internen Beratern und externen Partnern
- Unterstützung der Führung bei der strukturierten Koordination übergreifender Themen und Pendenzen
- Koordination von Terminen, Mandatsthemen und Follow-ups über beide Geschäftseinheiten hinweg
- Organisation und sorgfältige Vorbereitung von Sitzungen sowie strukturierte Nachverfolgung von Beschlüssen und offenen Punkten
- Diskrete Betreuung administrativer Kundenanliegen in enger Abstimmung mit den Mandatsverantwortlichen
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei formalen Prozessen wie Beglaubigungen, Apostillen und Übersetzungen
- Pflege und strukturierte Verwaltung sensibler Kunden- und Mandatsinformationen sowie Sicherstellung einer klaren digitalen und physischen Ablage
- Koordination ausgewählter externer Dienstleister sowie Mitverantwortung für ein professionelles und repräsentatives Office-Umfeld
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung interner Abläufe und operativer Standards
Ihr Profil
Schlüsselanforderungen
- Diskretion, Integrität und Professionalität: Sie handeln jederzeit mit höchstem Verantwortungsbewusstsein und absoluter Vertraulichkeit. Ihr Auftreten ist ruhig, souverän und repräsentativ.
- Organisation und Priorisierung: Sie behalten auch in einem anspruchsvollen Umfeld mit parallelen Themen den Überblick, setzen Prioritäten klar und sorgen für eine zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen.
- Stilsichere Kommunikation: Sie kommunizieren präzise, strukturiert und adressatengerecht in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.
- Vertrauenswürdigkeit und Loyalität: Sie sind eine diskrete Bezugsperson für die Geschäftsleitung und handeln jederzeit vorausschauend und im Interesse des Unternehmens und seiner Kunden.
Qualifikationen und fachliche Kompetenzen
- Mehrjährige Erfahrung (mindestens 8–10 Jahre) in einer verantwortungsvollen Executive- oder vergleichbaren Funktion auf Geschäftsleitungs- oder Partnerebene
- Nachweisbare Erfahrung in der selbstständigen Koordination komplexer mandatsbezogener Abläufe in einem anspruchsvollen, diskreten Umfeld (z. B. Family Office, Private Banking, Rechts- oder Beratungsumfeld)
- Erfahrung im Umgang mit strukturellen, rechtlichen oder administrativen Fragestellungen im Mandatskontext ist von Vorteil
- Eigenverantwortliches, lösungsorientiertes Arbeiten sowie die Fähigkeit, Handlungsbedarf frühzeitig zu erkennen und umzusetzen
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf C-Level sowie die Fähigkeit, Themen vorausschauend zu priorisieren und Entscheidungsvorlagen professionell vorzubereiten
- Professionelles Stakeholder-Management, inklusive interner Teams, externer Berater, Banken und Familienmitglieder
- Hohe Kompetenz in digitaler Dokumentenorganisation, Informationsmanagement und strukturierter Kommunikation
- Sehr sorgfältige und diskrete Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit sensiblen Mandats- und Kundendaten
- Ausgeprägtes Service- und Verantwortungsbewusstsein, gepaart mit hoher Belastbarkeit, Loyalität und Repräsentationsfähigkeit
- Höhere kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; zusätzliche Weiterbildungen in relevanten Themenbereichen sind von Vorteil
Was wir bieten
Direkte une enge Zusammenarbeit auf oberster Führungsebene.
Executive Assistant Arbeitgeber: CSF Management AG
Die CSF Management AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine vertrauensvolle und anspruchsvolle Arbeitsumgebung bietet. Mit einem Fokus auf Diskretion und Qualität profitieren Sie von einer engen Zusammenarbeit auf oberster Führungsebene, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln. Zudem fördern wir kontinuierliche Weiterbildung und bieten Ihnen die Chance, in einem kleinen, engagierten Team Verantwortung zu übernehmen und Ihre Karriere voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie CSF Management AG, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei CSF Management AG im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei CSF Management AG echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von CSF Management AG zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an CSF Management AG reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei CSF Management AG vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der CSF Management AG tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
