Executive Assistant - Family Office & Structuring 60 - 80 %

Über uns

Die CSF Management AG ist ein unabhängiger Structuring Partner und arbeitet eng mit der CSF Family Office AG zusammen. Wir begleiten eine selektive Anzahl von Unternehmerfamilien mit internationalem Bezug und Fokus auf strukturierte, langfristige Lösungen sowie höchste Diskretion und Qualität.

Ihre Rolle

Als zentrale Drehscheibe des CSF Executive Office unterstützen Sie die Führung zweier eng miteinander verbundener Geschäftseinheiten, eines Family Offices sowie einer auf Structuring spezialisierten Einheit. In dieser vertrauensvollen Funktion arbeiten Sie direkt auf oberster Führungsebene und sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Mandate und interne Abläufe strukturiert koordiniert und effizient umgesetzt werden. Sie behalten den Überblick über zentrale Themen, stellen einen klar priorisierten Informationsfluss sicher und tragen wesentlich dazu bei, dass organisatorische, administrative und mandatsbezogene Aufgaben im Hintergrund zuverlässig und diskret gesteuert werden. Die Position erfordert ein hohes Mass an Vertrauenswürdigkeit, Professionalität und organisatorischer Stärke sowie Freude daran, in einem kleinen, anspruchsvollen Umfeld Verantwortung zu übernehmen.

Ihre Hauptaufgaben

• Sicherstellung eines klar priorisierten Informationsflusses zwischen Führung, internen Beratern und externen Partnern
• Unterstützung der Führung bei der strukturierten Koordination übergreifender Themen und Pendenzen
• Koordination von Terminen, Mandatsthemen und Follow-ups über beide Geschäftseinheiten hinweg
• Organisation und sorgfältige Vorbereitung von Sitzungen sowie strukturierte Nachverfolgung von Beschlüssen und offenen Punkten
• Diskrete Betreuung administrativer Kundenanliegen in enger Abstimmung mit den Mandatsverantwortlichen
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei formalen Prozessen wie Beglaubigungen, Apostillen und Übersetzungen
• Pflege und strukturierte Verwaltung sensibler Kunden- und Mandatsinformationen sowie Sicherstellung einer klaren digitalen und physischen Ablage
• Koordination ausgewählter externer Dienstleister sowie Mitverantwortung für ein professionelles und repräsentatives Office-Umfeld
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung interner Abläufe und operativer Standards

Ihr Profil

Schlüsselanforderungen

• Diskretion, Integrität und Professionalität: Sie handeln jederzeit mit höchstem Verantwortungsbewusstsein und absoluter Vertraulichkeit. Ihr Auftreten ist ruhig, souverän und repräsentativ.
• Organisation und Priorisierung: Sie behalten auch in einem anspruchsvollen Umfeld mit parallelen Themen den Überblick, setzen Prioritäten klar und sorgen für eine zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben und Beschlüssen.
• Stilsichere Kommunikation: Sie kommunizieren präzise, strukturiert und adressatengerecht in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.
• Vertrauenswürdigkeit und Loyalität: Sie sind eine diskrete Bezugsperson für die Geschäftsleitung und handeln jederzeit vorausschauend und im Interesse des Unternehmens und seiner Kunden.

Qualifikationen und fachliche Kompetenzen

• Mehrjährige Erfahrung (mindestens 8–10 Jahre) in einer verantwortungsvollen Executive- oder vergleichbaren Funktion auf Geschäftsleitungs- oder Partnerebene
• Nachweisbare Erfahrung in der selbstständigen Koordination komplexer mandatsbezogener Abläufe in einem anspruchsvollen, diskreten Umfeld (z. B. Family Office, Private Banking, Rechts- oder Beratungsumfeld)
• Erfahrung im Umgang mit strukturellen, rechtlichen oder administrativen Fragestellungen im Mandatskontext ist von Vorteil
• Eigenverantwortliches, lösungsorientiertes Arbeiten sowie die Fähigkeit, Handlungsbedarf frühzeitig zu erkennen und umzusetzen
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf C-Level sowie die Fähigkeit, Themen vorausschauend zu priorisieren und Entscheidungsvorlagen professionell vorzubereiten
• Professionelles Stakeholder-Management, inklusive interner Teams, externer Berater, Banken und Familienmitglieder
• Hohe Kompetenz in digitaler Dokumentenorganisation, Informationsmanagement und strukturierter Kommunikation
• Sehr sorgfältige und diskrete Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit sensiblen Mandats- und Kundendaten
• Ausgeprägtes Service- und Verantwortungsbewusstsein, gepaart mit hoher Belastbarkeit, Loyalität und Repräsentationsfähigkeit
• Höhere kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; zusätzliche Weiterbildungen in relevanten Themenbereichen sind von Vorteil

Was wir bieten

• Direkte une enge Zusammenarbeit auf oberster Führungsebene
• Vertrauensvolle Schlüsselrolle in einem kleinen, hochprofessionellen Umfeld
• Einblick in anspruchsvolle Mandate im Family-Office- und Structuring-Umfeld
• Eigenständige, vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
• Angenehmes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und hoher Wertschätzung für Qualität und Verlässlichkeit
• Attraktive Anstellungsbedingungen und langfristige Perspektive
• Sehr gute Pensionskassenleistungen