Strategy Coordinator and Executive Admin

Der Hauptzweck des Strategy & Corporate Development und Finance Coordinators besteht darin, umfassende Koordination, Analyse und logistische Unterstützung für die Strategie- und Unternehmensentwicklung bereitzustellen. Dies umfasst die Verwaltung von hochkarätigen externen Meetings mit Investmentbanken, VCs, Biotech- und Pharma-Executives, die Planung interner Meetings mit dem oberen Management sowie die hochgradig funktionsübergreifende Unterstützung, die Koordination von Reisen und Veranstaltungslogistik, die Bearbeitung von Rechnungen und Ausgaben sowie die Pflege genauer Aufzeichnungen. Darüber hinaus umfasst die Rolle die Bereitstellung von Verwaltungs- und Koordinationsunterstützung für das Team der Strategie- und Unternehmensentwicklung sowie für andere benannte Geschäftsleiter bei der Verwaltung globaler Aktivitäten.

Die Rolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Team für Strategie- und Unternehmensentwicklung sowie Finanzen effektiv mit hochkarätigen externen und internen Stakeholdern interagieren kann, was das reibungslose Funktionieren des Teams und den Gesamterfolg dieser Abteilungen ermöglicht.

• Koordination externer Meetings: Unterstützung bei externen Meeting-Anfragen, einschließlich des Versendens von Einladungen, der Buchung von Besprechungsräumen, der Registrierung von Teilnehmern bei Empfang/Sicherheit und der Begleitung von Teilnehmern zu den Besprechungsräumen.
• Forschung und Analyse: Zusammenstellen und Formatieren von Materialien, einschließlich der Zusammenfassung und Verteilung von Berichten von Investmentbanken und VCs. Verwaltung regelmäßiger Kontaktpunkte und Rhythmus für Engagements. Entwurf und Erstellung komplexer Dokumente, einschließlich Berichten und Präsentationen, Sammlung und Vorbereitung von Informationen für interne und externe Stakeholder-Meetings.
• Rechnungsstellung und Finanzadministration: Verwaltung der Rechnungsprozesse, einschließlich des Versendens von Rechnungen an die Buchhaltung, Unterstützung bei der Codierung und Kommunikation mit Anbietern. Erstellung von Spesenberichten über Concur für das Team und andere benannte Führungskräfte.
• Reisekoordination: Organisation von Reisevorbereitungen für das Team und andere benannte Führungskräfte, einschließlich Flügen, Unterkünften, Flughafentransfers und Visaanforderungen.
• Teamzusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit anderen Executive Assistants, regelmäßige Abstimmungen durch persönliche Meetings oder Teams. Unterstützung bei anderen administrativen Aufgaben, die vom IR-Team benötigt werden.
• Administrative Unterstützung: Bereitstellung umfassender, hochwertiger und vertraulicher administrativer Unterstützung für den VP, Strategie & Unternehmensentwicklung und andere zugewiesene Führungskräfte. Proaktive Verwaltung von Terminen und Reiseplänen, Unterstützung bei Agenden und Teilnahme an wichtigen Meetings, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte ihre strategischen Ziele erreichen. Enge Zusammenarbeit mit Kollegen in anderen Regionen, wenn erforderlich. Wenn der CFO vor Ort in Europa ist, wird diese Rolle eng mit dem Executive Assistant des CFO zusammenarbeiten und die lokale administrative Unterstützung bereitstellen, einschließlich der Gewährleistung eines Büros während der Besuche des CFO, Unterstützung bei der Termin- und Reisemanagement, einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen, Transport oder anderen damit verbundenen Bedürfnissen. Bereitstellung von Unterschriftenunterstützung nach Bedarf.

• Ein Diplom oder Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt.
• Kenntnisse in der Nutzung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Erfahrung mit Concur, Nasdaq und anderen relevanten Software-Tools ist von Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen oder Koordinatorrolle, vorzugsweise im Bereich Strategie, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten effektiv zu verwalten.
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und der Koordination von Reise-Logistik.
• Vertrautheit mit Prozessen der Finanzadministration, einschließlich Rechnungsstellung und Spesenberichterstattung.
• Gut entwickelte/fähige Fähigkeiten in allen Microsoft-Paketen (Word, Excel, PowerPoint) mit der Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen.
• Erfahrung in der Bereitstellung von Unterstützung für Führungskräfte mit einem strengen Sinn für berufliche Ethik und der Gewährleistung von Vertraulichkeit.

• Detailgenauigkeit: Gewährleistung von Genauigkeit und Vollständigkeit in allen Aufgaben, Aufrechterhaltung hoher Arbeitsstandards.
• Organisationsfähigkeiten: Hervorragende Fähigkeit, Zeit zu verwalten, Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.
• Kommunikation: Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren.
• Teamzusammenarbeit: Gute Zusammenarbeit mit anderen, Aufrechterhaltung positiver Beziehungen und Beitrag zu einem kollaborativen Arbeitsumfeld.
• Proaktivität: Initiative ergreifen und die Bedürfnisse des Strategieteams antizipieren, potenzielle Probleme proaktiv angehen.
• Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und unerwartete Herausforderungen mit Leichtigkeit zu bewältigen.
• Vertraulichkeit: Höchstes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen wahren.
• Geschäftssinn: Verständnis des Geschäftskontexts und Ausrichtung der administrativen Unterstützung an den Geschäftsprioritäten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten: Fähigkeit, mehrere Führungskräfte mit konkurrierenden Anforderungen zu unterstützen. Fähigkeit, Spitzen und Täler mit Flexibilität zu absorbieren, um sich an nicht regelmäßige Arbeitszeiten und Anforderungen anzupassen.