Nonclinical Study Coordinator – 4 Months (Maternity Replacement)

Wir suchen einen hochorganisierten, aufgabenorientierten Study & Vendor Support Coordinator zur Unterstützung des operativen Managements von ausgelagerten nichtklinischen Studien und Entwicklungsprogrammen. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der es genießt, Struktur aus komplexen Informationen zu schaffen, digitale Systeme aufzubauen und aufrechtzuerhalten sowie funktionale Teams in Einklang zu bringen. Ein wissenschaftlicher Hintergrund und praktische Erfahrung in einem Tierversuchslabor sind unerlässlich, um den Kontext dieser Rolle und die Dringlichkeit bestimmter nichtklinischer Ergebnisse zu verstehen.

Diese Position konzentriert sich auf nichtklinische Operationen, Koordination von Meetings, Dokumentationsmanagement und Unterstützung von Anbietern. Sie arbeiten eng mit dem Senior Study Manager, Studienmonitoren, Vertretern der Geschäftsentwicklung von Anbietern und funktionalen Leitern zusammen. Eine zentrale Verantwortung dieser Rolle besteht darin, administrative und koordinierende Aufgaben von Studienmonitoren und funktionalen Leitern zu übernehmen, damit diese sich auf wissenschaftliche und strategische Aktivitäten konzentrieren können. Der ideale Kandidat ist warmherzig, zuverlässig und genießt es, effiziente, gut organisierte Prozesse zu schaffen.

• Operations & Study Support: Verwalten des operativen Ablaufs: Vertragsprüfung → rechtliche/funktionale Prüfung → Ausführung → PO-Erstellung in SAP → Benachrichtigung des Anbieters → Genehmigung der SAP-Rechnung → Konsolidierung aller Dokumente in maßgeschneiderten MS-Office-Tools. Strikte und vollständige Dokumentation aufrechterhalten. Unterstützung der täglichen Koordination externer nichtklinischer Studien und Verbesserung der Gesamtzeitpläne von der Studienidee bis zum Abschluss. Konsolidierung von Studieninformationen, Zeitpläne und Dokumente konsistent aktualisieren. Organisieren und Koordinieren globaler Meetings, einschließlich Auswahl von Anbieterdiensten und Abstimmungsgesprächen. Proaktive Reduzierung der administrativen Arbeitslast für Studienmonitore und funktionale Leiter.
• Vendor & Contract Coordination: Sammlung von Angeboten externer Anbieter, Vorbereitung von Angebotsbewertungen und Budgetvergleichen. Unterstützung bei der Vertragsweiterleitung, Versionsverfolgung und Informationssammlung von Vorschlägen. Kommunikation mit externen Anbietern, einschließlich Diskussionen auf Deutsch, wenn nötig. Konsolidierung von Informationen zur Qualifikation und zu Dienstleistungen externer Anbieter in SharePoint. Erstellung und Pflege externer Anbieter-Konten in SAP. Unterstützung von Aktivitäten zur Risikomanagement von Dritten.
• Digital Tools & Workflow Management: Verwendung von Tools wie Microsoft SharePoint, MS-Excel-Dashboards, Power BI und maßgeschneiderten Vorlagen zur Verbesserung der Informationssichtbarkeit und der Effizienz von Arbeitsabläufen. Einhaltung von Vorschriften verstärken, wenn erforderlich. Beitrag zu kleinen Prozessverbesserungen in Dokumentation, Kommunikation und operativen Arbeitsabläufen.
• Administrative & Meeting Support: Planung globaler Meetings, Vorbereitung von Agenden und Dokumentation von Aktionspunkten. Verfolgen von Studienmeilensteinen, Fristen und Nachverfolgungsaktivitäten. Pflege interner Tracker und Sicherstellung klarer, organisierter Kommunikation zwischen den Teams.

Über dem beschriebenen Kern erwarten wir jedoch, dass die Verantwortlichkeiten je nach spezifischen Stärken des Kandidaten und den sich entwickelnden Bedürfnissen des Teams angepasst werden, sofern sie mit unserem funktionalen Auftrag übereinstimmen.

• Bildung: Bachelor-Abschluss in einem wissenschaftlichen Bereich (z.B. Lebenswissenschaften, Biologie, Chemie).
• Erfahrung: Starke administrative und aufgabenorientierte Denkweise ist sehr gefragt. Erfahrung im Management klinischer oder nichtklinischer Studien ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. Erfahrung in einer nichtklinischen Auftragsforschungsorganisation ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. Erfahrung im Projektmanagement ist wünschenswert. Erfahrung mit SAP ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. Gut geeignet für akademische Forscher, die in das wissenschaftliche Studienmanagement wechseln.
• Kompetenzen: Starke Affinität zu Operationen, strukturierten Prozessen und aufgabenorientierter Arbeit. Fähigkeit, Stakeholder zu beeinflussen und konforme, vereinfachte Prozesse zu unterstützen. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben zu verwalten. Hohe Kompetenz im Umgang mit digitalen Tools (Excel, SharePoint, Teams). Deutschkenntnisse: C1 oder muttersprachliches Niveau, insbesondere für die Kommunikation mit Anbietern und Verträgen. Warmherzige, serviceorientierte Denkweise und Freude daran, reibungslose Teamoperationen zu unterstützen. Erfahrung in Administration, Koordination, Beschaffungsunterstützung, Forschungsoperationen oder Projektmanagement ist von Vorteil.

Die Rolle erfordert, dass Sie 3 Tage pro Woche vor Ort sind.