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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Chief Legal Officer bei der Verwaltung von Kommunikation und Terminen.
- Arbeitgeber: CTC ist ein führendes Unternehmen in der Personalbeschaffung und HR-Beratung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe die Zusammenarbeit mit Führungskräften in einer der am schnellsten wachsenden Pharmafirmen der Schweiz.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, fließend in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: 6-monatiger Vertrag vor Ort in Basel mit spannenden Herausforderungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 72000 - 84000 € pro Jahr.
Executive Assistant, Chief Legal Officer (6586)
Executive Assistant, Chief Legal Officer (6586)
CTC are specialised industry experts who can help companies source the best talent and provide reliable HR and consulting services, support varied candidates in finding promising career opportunities and offer the latest in skill development training programmes.
Our client, a global market leader in the development and manufacturing of biologics and biopharmaceuticals, is looking for a Executive Assistant (Chief Legal Officer) for a 6-month contract role , based on-site in Basel .
This is a unique opportunity to support a C-level executive at one of Switzerland’s fastest growing pharmaceutical sites, contributing to the efficiency and communication flow of the Legal leadership office.
Main Responsibilities:
- Manage incoming calls, visitors, emails, and correspondence on behalf of the CLO with professionalism and discretion
- Act as liaison between the CLO and internal/external stakeholders, ensuring timely follow-ups and smooth communication
- Provide support for Board and Executive Committee (EC) matters, including agenda preparation, minute taking, and use of Board tools
- Maintain and coordinate a complex executive calendar, optimizing time management and resolving conflicts
- Organize national and international travel arrangements, including visas, logistics, and itineraries
- Accurately track and process expenses and vendor invoices
- Organize and coordinate high-level meetings, workshops, and events, including those involving the Board of Directors and EC members
- Ensure smooth execution of meetings by managing logistics, materials, and participant coordination
- Prepare reports, PowerPoint presentations, and Excel spreadsheets to support CLO initiatives
- Ensure timely submission of documentation for monthly Board of Directors calls
Qualifications and Experience:
- 10+ years of experience supporting senior executives, preferably in global, fast-paced environments
- Fluency in English and German is essential
- Proven discretion, professionalism, and tact when handling sensitive information
- Demonstrated experience in coordinating board-level communication and documentation
- Strong organizational and multitasking skills with an eye for detail
- Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, PowerPoint, Outlook, Word, Teams) and tools such as ARIBA and Concur
Would you like to learn more about CTC and the opportunity outlined?
Please get in touch with us: you may either use the \’apply now\‘ button or email us:
Executive Assistant to Chief Legal Officer
#J-18808-Ljbffr
Executive Assistant, Chief Legal Officer Arbeitgeber: CTC Resourcing Solutions
Kontaktperson:
CTC Resourcing Solutions HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant, Chief Legal Officer
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Fachleuten aus der Pharma- und Rechtsbranche zu verbinden. Suche gezielt nach Personen, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bei dem Unternehmen tätig sind, bei dem du dich bewirbst.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Biopharmazeutika und rechtliche Rahmenbedingungen. Zeige in Gesprächen, dass du über aktuelle Trends informiert bist und wie diese die Arbeit eines Chief Legal Officer beeinflussen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Unterstützung von Führungskräften und im Umgang mit sensiblen Informationen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kenntnisse in Microsoft Office und anderen relevanten Tools. Vielleicht kannst du sogar ein kurzes Beispiel geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um die Effizienz zu steigern oder Probleme zu lösen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant, Chief Legal Officer
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Qualifikationen, die für die Position des Executive Assistant erforderlich sind. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt zu gestalten.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine 10+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften hervor. Konzentriere dich auf Beispiele, die deine Fähigkeiten im Umgang mit sensiblen Informationen und deine Professionalität zeigen.
Sprache und Kommunikation: Da fließende Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich sind, stelle sicher, dass du in beiden Sprachen klar und präzise kommunizierst. Verwende Fachbegriffe, die in der Branche üblich sind, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Präsentation deiner Fähigkeiten: Nutze dein Anschreiben, um deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung mit Microsoft Office Suite sowie anderen relevanten Tools wie ARIBA und Concur zu betonen. Zeige, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei CTC Resourcing Solutions vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir zu deiner Erfahrung als Executive Assistant gestellt werden könnten. Sei bereit, konkrete Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit komplexe Kalender verwaltet oder vertrauliche Informationen behandelt hast.
✨Kenntnis der Branche zeigen
Informiere dich über die biopharmazeutische Industrie und die spezifischen Herausforderungen, mit denen C-Level-Executives konfrontiert sind. Zeige dein Interesse an der Branche und wie du zur Effizienz des CLO beitragen kannst.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation von Meetings und Reisen verdeutlichen. Betone, wie du auch unter Druck einen klaren Kopf bewahrst und Prioritäten setzt.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Fähigkeiten in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation zu demonstrieren. Übe, wie du Informationen klar und präzise präsentieren kannst, insbesondere in Bezug auf die Erstellung von Berichten und Präsentationen.
