Senior Office Manager | Team Assistant (all genders)

Bei ctrl QS betreiben und entwickeln wir digitale Erlebnisoperationen für globale Unternehmen, hands-on, menschenorientiert und bereit für KI. Hinter diesem Ansatz steht ein Arbeitsplatz, der den Ton dafür angibt, wie wir zusammenarbeiten. Sie übernehmen die volle Verantwortung für unser Büro in Berlin und das Arbeitsplatz-Erlebnis.

Sie schaffen eine Umgebung, die professionell, einladend und voller positiver Energie ist. Ein Ort, an dem alles reibungslos läuft, die Menschen sich unterstützt fühlen und sowohl Teammitglieder als auch Besucher sofort spüren, wofür ctrl QS steht.

Sie führen durch Handeln, unterstützt von einem Facility Manager und einer Office Management Unterstützung.

Was Sie tun werden:

• Empfang: Sie sind das Gesicht und die Energie des Büros. Sie begrüßen Besucher mit Vertrauen und Herzlichkeit, schaffen einen großartigen ersten Eindruck und lassen die Menschen sich vom Moment ihrer Ankunft an wohlfühlen.
• Der Raum: Sie schaffen eine Umgebung, in der die Menschen gerne sind. Das Büro ist organisiert, gut gepflegt und einladend. Details sind wichtig und Sie haben ein Auge dafür.
• Erfahrung der Teammitglieder: Sie sind die Anlaufstelle für das Team. Zugänglich, positiv und lösungsorientiert. Sie bringen die Menschen durch gut durchdachte Teamevents und Momente, die die Verbindung stärken, zusammen.
• Hallo und Auf Wiedersehen: Sie gestalten den ersten und letzten Eindruck. Neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an wirklich willkommen und sind auf Erfolg eingestellt.
• Hybrides Arbeitsumfeld: Sie sorgen für ein konsistentes und qualitativ hochwertiges Arbeitsplatz-Erlebnis, egal ob die Menschen im Büro oder remote sind.
• Technik, die funktioniert: Sie stellen sicher, dass Meetings reibungslos ablaufen. Räume sind vorbereitet, Werkzeuge funktionieren und Probleme werden schnell und ruhig gelöst.
• Reise und Logistik: Sie organisieren Reisen mit Sorgfalt und Struktur. Alles ist gut vorbereitet und läuft zuverlässig.
• Anbieter und Verträge: Sie verwalten Partner mit Professionalität und Klarheit. Die Qualität ist hoch und alles funktioniert einfach.
• Administrative Unterstützung: Sie unterstützen den CEO bei wichtigen administrativen Themen. Strukturiert, zuverlässig und diskret. Sie schaffen Klarheit und nehmen ihm Arbeit ab.
• Teamunterstützung über das Büro hinaus: Sie springen ein, wo es nötig ist, und unterstützen das Team pragmatisch.
• KI im Alltag: Sie suchen nach intelligenteren Arbeitsweisen. Sie erkunden KI-Tools und bringen praktische Verbesserungen in die täglichen Abläufe ein.

Wie Erfolg aussieht:

• Das Büro fühlt sich richtig an. Professionell, einladend und voller positiver Energie.
• Die Menschen genießen es, zu kommen, weil die Umgebung sie unterstützt.
• Ihr Team ist ausgerichtet, klar in den Verantwortlichkeiten und arbeitet reibungslos zusammen.
• Der CEO und die Führung können sich voll und ganz auf Sie verlassen.
• Besucher verlassen das Büro mit einem starken, bleibenden Eindruck.
• Sie bleiben ruhig und strukturiert, auch wenn viele Dinge gleichzeitig passieren.
• Sie verbessern kontinuierlich, wie Dinge erledigt werden.

Was Sie mitbringen:

• 5+ Jahre Erfahrung im Büromanagement, am Arbeitsplatz oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Vertrauen im Umgang mit leitenden Stakeholdern.
• Eine von Natur aus positive, offene und freundliche Persönlichkeit. Sie genießen es, mit Menschen zusammen zu sein und eine gute Atmosphäre zu schaffen.
• Ein starkes Verantwortungsbewusstsein. Sie ergreifen die Initiative und setzen Dinge um.
• Eine strukturierte Arbeitsweise mit Liebe zum Detail.
• Gelassenheit und Resilienz. Sie bleiben unter Druck ruhig und lösungsorientiert.
• Eine Hands-on-Mentalität. Sie warten nicht, sondern handeln.
• Interesse an KI und digitalen Tools, mit einem praktischen Ansatz zu deren Nutzung.
• Fließendes Englisch. Deutsch ist ein großer Vorteil.

Was wir bieten:

• Wohlbefinden im Arbeitsleben: Flexible Arbeitsmodelle, Urlaubsansprüche und 28 Tage Urlaub zur Unterstützung eines gesunden Gleichgewichts.
• Büro im Zentrum Berlins: Ein helles, gut gelegenes Büro, das für Zusammenarbeit und Verbindung gestaltet ist.
• Lernen und Wachstum: Eine starke Lernumgebung mit Entwicklungsmöglichkeiten und Zugang zu unserer internen Akademie.
• Diverses Team: Rund 190 Personen aus mehr als 40 Nationalitäten, die gemeinsam mit einer gemeinsamen Denkweise arbeiten.
• Menschenorientierte Kultur: Eine Kultur, die Zusammenarbeit, Respekt und Freude an der Arbeit schätzt. Regelmäßige Teamevents, Sportinitiativen und Unternehmensversammlungen sind Teil unserer Arbeitsweise.

Abschließende Anmerkung: Diese Rolle trägt echte Verantwortung und Sichtbarkeit. Sie übernehmen von jemandem, der diese Funktion über viele Jahre geprägt hat. Wir suchen jemanden, der Professionalität mit echter Wärme und Positivität kombiniert. Jemanden, der Energie ins Büro bringt, anderen ein Gefühl der Leichtigkeit vermittelt und einen Arbeitsplatz schafft, den die Menschen wirklich gerne betreten.