Assistant Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Deine Aufgaben

• Du bist das Herzstück unseres Büros, organisierst den Postlauf, verwaltest das Schlüsselmanagement und bist die erste Anlaufstelle für unsere Niederlassungen.
• Du verwaltest unsere Meeting- und Schulungsräume, empfängst Gäste professionell und sorgst mit einer herzlichen Bewirtung sowie saisonaler Dekoration für eine Wohlfühlatmosphäre.
• Du verantwortest den gesamten Bestellprozess – von Büromaterial und Mobiliar bis hin zur Arbeitskleidung – und steuerst die termingerechte Verteilung an die Teams.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu externen Partnern (Handwerker, Reinigungsdienste, Hausmeister, Catering) und koordinierst deren Einsätze vor Ort.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden effizient und zuverlässig.
• Du organisierst interne Schulungen und Veranstaltungen inklusive Hotelmanagement, Raumplanung und Catering-Koordination.
• Du pflegst unsere Datenbanken (Intrexx), verwaltest Mietverträge digital und unterstützt bei der Rechnungskontrolle via Docuware.
• Du übernimmst administrative Sonderaufgaben, wie die Bearbeitung von Bußgeldern im Rahmen unseres Fleetmanagements.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder im administrativen Umfeld.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke am Telefon.
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Docuware, Intrexx oder anderen CRM-Systemen.
• Teamgeist, Organisationstalent und eine lösungsorientierte Denkweise.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert.
• Auch Quereinsteiger mit hoher Lernbereitschaft sind herzlich willkommen!

Das bieten wir Dir

• Passion: Eine bedeutungsvolle und spannende Beschäftigung in einem internationalen, dynamischen und erfolgreichen Unternehmensumfeld.
• Vertrauen: Eigenständiges und verantwortungsvolles Arbeiten.
• Sicherheit: Festanstellung in einem aufstrebenden Unternehmen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge.
• Freizeit: Attraktive Urlaubsregelung mit 30 Tagen Urlaub plus freien Tagen an Heiligabend und Silvester.
• Flexibilität: 2 Tage mobiles Arbeiten pro Woche, Gleitzeitregelung.
• Karrierechancen: Persönliche fachliche Entwicklung durch Schulungen und individuelle Entwicklungspläne.
• Gesundheit: Ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze im neuen Headquarter, frisches Obst, Getränke sowie Gesundheitsleistungen über Helios.
• Zusatzleistungen: Corporate Benefits, Gutscheine, Zuschuss für Urban Sports Club / ÖPNV sowie Bike Leasing.
• Hunde willkommen: Vierbeinige Begleiter sind bei uns im Büro herzlich willkommen – für ein tierisch gutes Arbeitsklima!
• Mitarbeiter-Events: Regelmäßige Team- und Firmenevents für Austausch, Spaß und ein starkes Wir-Gefühl.

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