Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernehme die Verantwortung für HR, Büroorganisation und Finanzmanagement in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Innovatives MedTech-Startup, das KI für die Augenheilkunde nutzt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, und echte Verantwortung von Tag eins.
- Weitere Informationen: Hohe Autonomie und direkte Rückmeldungen in einem schnelllebigen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Augenheilkunde und arbeite in einem internationalen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in HR oder Büroorganisation und fließendes Deutsch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Wir begrüßen Bewerbungen in Englisch oder Deutsch.
Über Custom Surgical
Custom Surgical ist ein schnell wachsendes, KI-gestütztes Medizintechnologie-Startup, das die Zukunft der Augenheilkunde durch fortschrittliche 3D-Visualisierung und intelligente Systeme zur computerunterstützten Diagnose transformiert. Wir arbeiten an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Hardware, Software und klinischer Innovation und entwickeln Produkte, die die diagnostische Präzision verbessern und die Patientenergebnisse optimieren.
Wir sind ein ehrgeiziges, internationales Team von rund 20 Personen, das schnell agiert, ständig lernt und KI-gesteuerte Technologien entwickelt, um Chirurgen in einigen der anspruchsvollsten klinischen Umgebungen zu unterstützen.
Aufgaben
Die Rolle
Wir suchen einen HR & Office Management Specialist, der die Verantwortung für die Personal- und Büroabläufe übernimmt, die Custom Surgical am Laufen halten, und direkt an den Leiter Finanzen & Betrieb berichtet. Dies ist eine breite, praktische Rolle für jemanden, der Abwechslung mag und echte Verantwortung in den Bereichen HR, Büromanagement und einem Teil der Finanzen übernehmen möchte.
Sie sind die Person, die unser Münchener Büro und unsere Personalprozesse reibungslos am Laufen hält, vom Onboarding neuer Mitarbeiter über das Management von Verträgen bis hin zur täglichen Büroorganisation und der Unterstützung bei Zahlungen und Rechnungsstellung. Es ist eine Rolle mit hoher Autonomie und Sichtbarkeit in einem kleinen, schnelllebigen Team.
Was Sie tun werden
- HR (ca. 40%)
- Verantwortung für den gesamten Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Referenzen und personalbezogenen Dokumenten
- Pflege und Optimierung von Kenjo, unserem HR-System
- Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung und Koordination mit externen Dienstleistern
- Unterstützung der Mitarbeiter bei täglichen HR-Angelegenheiten wie Anwesenheit, Urlaub und allgemeinen Anfragen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen
- Sicherstellen, dass die HR-Prozesse mit dem deutschen Arbeitsrecht konform sind, in Zusammenarbeit mit externen Beratern, wenn nötig
- Büromanagement (ca. 40%)
- Verantwortung für den täglichen Betrieb unseres Münchener Büros, um es organisiert, gut ausgestattet und funktionsfähig zu halten
- Management von Post, Lieferungen, Vorräten und Beziehungen zu Büroanbietern
- Planung und Organisation von Teamevents
- Unterstützung der Kommunikation mit externen Dienstleistern und Beratern
- Unterstützung der Dokumentation für die Produktregistrierung in anderen Ländern
- Finanzen (ca. 20%)
- Management von Zahlungen und Rechnungsstellung
- Hilfe bei der Pflege ordentlicher finanzieller und betrieblicher Dokumentation
Anforderungen
- Mindestens 2 Jahre relevante Erfahrung in HR, Büromanagement, Betrieb, Finanzen, Gehaltsabrechnung oder einer vergleichbaren Funktion
- Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung (alle Bereiche sind willkommen!)
- Ansässig in München oder in der Lage, vor Ort in unserem Münchener Büro zu arbeiten
- Nahezu muttersprachliche Deutschkenntnisse. Ein großer Teil der Dokumentation und Kommunikation erfolgt auf Deutsch, einschließlich Interaktionen mit deutschsprachigen Behörden und Stakeholdern
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse für die Kommunikation innerhalb unseres internationalen Teams
- Eine praktische, verantwortungsbewusste Denkweise. Sie kümmern sich um das, was zu tun ist, und halten die Dinge am Laufen, ohne gefragt zu werden
- Starke organisatorische Fähigkeiten und akribische Aufmerksamkeit für Details
- Komfortable Arbeit mit digitalen Tools und Tabellenkalkulationen (z.B. Google Sheets, Microsoft Office) und HR-Systemen
Vorteile
Details
- Standort: München (hybrid, mit flexibler Aufteilung zwischen Büro und Homeoffice)
- Start: Flexibel, idealerweise bald
- Stunden: Vollzeit
Was wir bieten
- Echte Verantwortung ab dem ersten Tag. Sie leiten Ihre Bereiche, nicht nur unterstützen sie
- Ein schlankes, internationales Team, in dem Ihre Arbeit sichtbar und Ihr Einfluss messbar ist
- Flexible Arbeitsbedingungen und Homeoffice
- Wellpass oder Deutschlandticket
- Keine unnötige Bürokratie. Hohe Autonomie, schnelle Entscheidungen, direktes Feedback
Klingt nach Ihnen?
Wenn Sie organisiert, proaktiv und motiviert sind, die Personal- und Büroseite eines schnell wachsenden Medizintechnikunternehmens zu übernehmen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
HR & Office Management Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: Custom Surgical
Custom Surgical ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern von Anfang an echte Verantwortung überträgt. In einem dynamischen und internationalen Team in München haben Sie die Möglichkeit, Ihre Marketingfähigkeiten in einem innovativen Medtech-Umfeld zu entfalten, während Sie direkt zur Sichtbarkeit und zum Wachstum des Unternehmens beitragen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit für Homeoffice und einer Kultur, die Eigenverantwortung und direkte Rückmeldungen fördert, ist Custom Surgical der ideale Ort für alle, die ihre Karriere im Marketing vorantreiben möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so HR & Office Management Specialist (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Custom Surgical aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Custom Surgical, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um HR & Office Management Specialist (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Custom Surgical klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Custom Surgical vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Custom Surgical die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
