International Office (50%)

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme sucht nach Unterstützung im International Office. Es gehört zu den weltweit führenden Forschungseinrichtungen. Durch Grundlagenforschung an den Standorten Stuttgart und Tübingen in den Bereichen Informatik, Physik und Soziales gestalten sie künstliche Intelligenz und Robotik, um Wissen zu erweitern und der Gesellschaft zu nutzen.

Deine Aufgaben:

• Du bist zentrale Ansprechperson im International Office – deine Aufgaben umfassen:
• Die fachliche und empathische Betreuung von ausländischen Wissenschaftler*innen und ihren Familien – von der Ankunft bis zur Abreise.
• Die Kommunikation mit Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Auslandsvertretungen, Bundesagentur für Arbeit) – in deutscher und englischer Sprache, mit Sorgfalt und Vertraulichkeit.
• Die Übersetzung von deutschen Texten und Formularen ins Englische – präzise, verständlich und kulturell sensibel.
• Die Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten des Instituts.
• Die Verwaltung von Datenbanken – strukturiert, sicher und datenschutzkonform.
• Die Bearbeitung vielfältiger interner und externer Anfragen – mit hoher Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.

Dein Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenassistenz, Europasekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r (Fachrichtung Verwaltung) oder eine vergleichbare Qualifikation/ein vergleichbares Studium.
• Erfahrung im Umgang mit internationalen Kontakten – idealerweise im akademischen, wissenschaftlichen oder EU-bezogenen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse – in Wort und Schrift (C1-Niveau oder höher).
• Sichere Computerkenntnisse – insbesondere MS-Office (Word, Excel, Outlook).
• Organisationsgeschick, Sorgfalt und Zuverlässigkeit – du bist die Person, die alles im Blick behält.
• Teamfähigkeit, Empathie und ein professionelles Auftreten – gegenüber Gastwissenschaftler*innen, Kolleg*innen und Besucher*innen.
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft – du passt dich gut an wechselnde Anforderungen an.
• Du bist kommunikationsstark, liebst den Umgang mit Menschen und bist ein echter Teamplayer.
• Sicheres Auftreten und professionelle Kommunikation in herausfordernden Situationen sind für dich selbstverständlich.

Wir bieten:

• Fundierte Einarbeitung & Mentoring: Ein*e erfahrene*r Kollege*in begleitet dich intensiv in den ersten Monaten, beantwortet alle deine Fragen und gibt dir regelmäßiges Feedback.
• Ein wertschätzendes, internationales Team mit Raum für Eigenverantwortung und persönliche Entwicklung.
• Gezielte Weiterbildung: Sie unterstützen deine Qualifizierung durch spezialisierte Fortbildungen, um dein Fachwissen kontinuierlich zu vertiefen.
• Sicherheit und Work-Life-Balance: Unbefristeter Arbeitsvertrag mit einem Beschäftigungsumfang von 50% Krisensicherer Arbeitsplatz.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und mobiles Arbeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Attraktive Vergütung nach TVöD inklusive betrieblicher Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung, Prämien, Zuschuss zum Jobticket.

Arbeitszeit: Teilzeit (19,5 Std./Woche)

Sei dabei! Sie freuen sich darauf, dich kennenzulernen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Sie begrüßen Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Bewerbung: Bewirb dich mit einem Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen über ihr Onlineportal. Die Stelle ist bis zur Besetzung offen. Bewerbungen bis zum werden bevorzugt behandelt.