Compliance Operations Project Administrator

Über uns

CyberSheath Services International LLC ist ein schnell wachsender Managed Services Provider, der sich hauptsächlich auf die Bereitstellung von CMMC-Compliance- und Cybersicherheitsdiensten für die Defense Industrial Base (DIB) konzentriert. Wir freuen uns, unser Team aufgrund unseres Wachstums erweitern zu können!

CyberSheath integriert Compliance- und Bedrohungsminderungsmaßnahmen und beseitigt redundante Sicherheitspraktiken, die die Sicherheitslage einer Organisation nicht verbessern und möglicherweise sogar schwächen. Unsere Fachleute beraten Kunden, wo sie aufhören sollten, Geld auszugeben, wo sie investieren sollten und wie sie das, was sie bereits tun, so integrieren können, dass die Sicherheit verbessert wird.

Erfolgreiche Kandidaten bei CyberSheath sind selbstmotiviert, denken außerhalb der Box, arbeiten und lösen Probleme unabhängig. Selbstbewusste „Macher“, die „die Arbeit erledigen“ und danach streben, „das Richtige zu tun, auch wenn niemand zusieht“, sind die Arten von Kandidaten, die in unserer Kultur gedeihen. Darüber hinaus sind unsere erfolgreichsten Teammitglieder Selbststarter und bereit, viele Hüte zu tragen, um erfolgreich zu sein. CyberSheath wächst schnell und sucht Kandidaten, die Teil unseres Aufwärtstrends sein möchten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Compliance-Operationen & Koordination
  • Unterstützung des Compliance-Teams bei der täglichen operativen Ausführung in mehreren Kundenumgebungen
  • Koordination interner Compliance-Ressourcen für Bewertungen, Audits und laufende Compliance-Aktivitäten
  • Verwaltung und Nachverfolgung compliancebezogener Tickets, Aufgaben und Ergebnisse
  • Pflege organisierter Dokumentation, Artefakte und interner Aufzeichnungen für Compliance-Engagements
  • Sicherstellen, dass alle Compliance-Workflows planmäßig voranschreiten und mit internen Prioritäten übereinstimmen
• Planung & Ressourcenmanagement
  • Koordination der Zeitpläne für Compliance-Mitarbeiter und interne Stakeholder
  • Zuweisung von Aufgaben und Tickets an geeignete Ressourcen basierend auf Priorität, Arbeitsbelastung und Fähigkeiten
  • Optimierung der Teamauslastung und Sicherstellung einer effizienten Ressourcenzuteilung
  • Nachverfolgung von Fristen für Audits, Bewertungen und Maßnahmen zur Behebung
  • Dynamische Anpassung der Zeitpläne zur Berücksichtigung sich ändernder Prioritäten und dringender Arbeiten
  • Anwendung strukturierter Projektmanagementprinzipien auf Ressourcenplanung, Kapazitätsmanagement und Lieferzeitpläne
• Ticket- & Workflow-Management
  • Erstellung, Zuweisung und Überwachung von Servicetickets und internen Aufgaben
  • Nachverfolgung offener Arbeiten und Sicherstellung eines zeitgerechten Fortschritts zur Einhaltung interner SLAs
  • Proaktive Eskalation von Blockaden, Verzögerungen oder Risiken an die Führungsebene
  • Sicherstellung genauer und zeitgerechter Updates innerhalb der Ticket- und Projektsysteme
  • Aufrechterhaltung der Sichtbarkeit in Bezug auf Rückstände, Arbeitsbelastung und Teamleistung
• Berichterstattung & operative Sichtbarkeit
  • Pflege von Dashboards und Berichten über Compliance-Aktivitäten, Aufgabenstatus und Teamauslastung
  • Bereitstellung wöchentlicher und monatlicher Updates an die Führungsebene über Fortschritte, Risiken und Kapazitäten
  • Sicherstellung, dass interne Systeme (PSA, Dokumentationsplattformen usw.) genau und aktuell bleiben
  • Nachverfolgung wichtiger Kennzahlen wie Rückstände, Abschlussraten und bevorstehende Fristen
  • Bereitstellung vorausschauender Kapazitäts- und Risikoprognosen basierend auf Arbeitslasttrends und Projektzeitplänen
• Prozessausführung & Verbesserung
  • Ausführung etablierter Compliance-Workflows und Playbooks
  • Identifizierung von Ineffizienzen und Empfehlung von Prozessverbesserungen
  • Hilfe bei der Standardisierung und Skalierung der Compliance-Operationen, während die Organisation wächst
  • Förderung von Konsistenz und Disziplin im gesamten Compliance-Lieferzyklus
  • Einführung und Durchsetzung von Best Practices im Projektmanagement, einschließlich Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteinverfolgung und Verantwortungsrahmen

Was Erfolg aussieht

• Compliance-Arbeiten werden konsequent pünktlich geliefert.
• Interne Ressourcen werden effizient geplant und vollständig genutzt.
• Tickets und Aufgaben sind sauber, organisiert und immer auf dem neuesten Stand.
• Die Führungsebene hat Echtzeit-Sichtbarkeit in die Compliance-Operationen.
• Audits und Bewertungen laufen reibungslos ohne kurzfristige Koordinationsprobleme.
• Das Compliance-Team arbeitet mit Struktur, Vorhersehbarkeit und Verantwortlichkeit.

Wer Sie sind

• Sie verstehen die Branche – Sie haben Erfahrung und Verständnis für die Umgebung von Managed Service Providern und sind mit ConnectWise Manage vertraut.
• Ergebnisorientiert – Sie schließen Schleifen und stellen sicher, dass nichts unvollendet bleibt.
• Hochorganisiert – Sie bringen Struktur in schnelllebige, komplexe Umgebungen.
• Detailorientiert – Sie verfolgen die kleinen Dinge, die einen großen Unterschied machen.
• Proaktiv – Sie antizipieren Bedürfnisse, anstatt auf Anweisungen zu warten.
• Prozessorientiert – Sie genießen es, wiederholbare, skalierbare Systeme aufzubauen.
• Verantwortungsbewusst – Sie übernehmen Verantwortung für Ergebnisse, nicht nur für Aufgaben.
• Ruhig unter Druck – Sie können sich ändernde Prioritäten verwalten, ohne die Kontrolle zu verlieren.
• Projektorientiert – Sie denken in Bezug auf Zeitpläne, Abhängigkeiten, Meilensteine und Ergebnisse.

Bevorzugte Qualifikationen

• 4+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Operationen, Dispatch, Projektkoordination oder ähnlichen Rollen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung mehrerer gleichzeitiger Projekte, Zeitpläne und funktionsübergreifender Ressourcen.
• Erfahrung in einem MSP-, Cybersicherheits- oder complianceorientierten Umfeld bevorzugt.
• Erfahrung mit Ticketing-/PSA-Systemen (z. B. ConnectWise, ServiceNow usw.).
• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen gleichzeitig zu koordinieren.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Kenntnisse in Excel, Reporting-Tools und Dokumentationsplattformen.
• Projektmanagement-Zertifizierung bevorzugt (PMP, CAPM, PRINCE2 oder gleichwertig).
• Vertrautheit mit Agile, Scrum oder hybriden Projektmanagementmethoden ist von Vorteil.

Warum diese Rolle

• Seien Sie ein zentraler Bestandteil beim Ausbau einer leistungsstarken Compliance-Organisation.
• Arbeiten Sie an der Schnittstelle von Cybersicherheit, Compliance und Betrieb.
• Gewinnen Sie Einblicke in strukturierte Compliance-Rahmenwerke und Auditprozesse.
• Entwickeln Sie operationale Expertise in einer schnell wachsenden, hochwirksamen Umgebung.
• Spielen Sie eine entscheidende Rolle dabei, den Lieferteams zu ermöglichen, auf hohem Niveau zu arbeiten.

Arbeitsumgebung

100% Remote-Arbeitsumgebung

Vorteile

• Gesundheits-, Seh- und Zahnversicherung ab dem ersten Tag.
• Discretionary Time Off Policy – nehmen Sie sich die Zeit, die Sie möchten oder benötigen.
• 401(k) Rentenplan mit einer 4%igen Übereinstimmung.

CyberSheath ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber erhalten unabhängig von Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Alter, geschütztem Veteranenstatus oder Status als qualifizierte Person mit einer Behinderung Berücksichtigung für eine Anstellung.