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Technischer Support für Wissen & Informationen

Bereitstellung technischer Benutzerunterstützung für Mitarbeiter in den NRW-Abteilungen bei der Nutzung der digitalen Dokumentenmanagementsysteme von NRW und Unterstützung bei der Verwaltung und Konfiguration unserer Unternehmenssuite von Dokumentenmanagementsystemen. Außerdem technische Unterstützung für die Funktion des Records Managements und Hilfe für das Team bei der Durchführung von Projekten und Dienstleistungen zur Einhaltung der Anforderungen an das Records Management.

Als Organisation unterstützen wir flexibles Arbeiten. Sie werden an das nächstgelegene NRW-Büro Ihres Wohnorts gebunden und ein geeigneter hybrider Arbeitszeitrahmen wird bei der Einstellung vereinbart. Regelmäßige persönliche Meetings oder Schulungen werden im Voraus geplant. Interviews finden über Microsoft Teams statt.

Was Sie tun werden:

• Bereitstellung eines ITIL-Resolverdienstes für die Dokumentenmanagementsysteme von NRW, Bearbeitung komplexer technischer Supportvorfälle unter Verwendung von Fachwissen und gemäß den ITIL-Prinzipien.
• Verantwortung für das zentrale Tagesgeschäft und die Konfiguration der Unternehmensdokumentenmanagementsysteme von NRW, einschließlich der Verwaltung von Zugriffsberechtigungen, Einschränkungen und Änderungen am Unternehmensaktenplan sowie Konfiguration, z.B. maßgeschneiderte SharePoint-Lösungen.
• Verbreitung, Förderung, Öffentlichkeitsarbeit und Implementierung von Richtlinien, Leitfäden, Verfahren und Best Practices.
• Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden zu digitalen Aufzeichnungen und 'Wie man'-Anleitungen für Benutzer.
• Interpretation der Bedürfnisse der Geschäftsanwender und relevanter Informationsgesetze bei der Erstellung technischer Anleitungen.
• Planung, Gestaltung und Leitung der Durchführung von Schulungen zur Nutzung der Dokumentenmanagementsysteme von NRW; Auffrischungsworkshops und Webinare für Mitarbeiter in den NRW-Direktionen sowie Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Beratung der Mitarbeiter in allen Abteilungen zu Fragen des Records Managements, um NRW bei der Einhaltung der Anforderungen an die Informationsgesetzgebung zu unterstützen und ihre Informationen effizient zu verwalten.
• Unterstützung des Abteilungsrecords Officers und der Spezialisten für Records Management bei der Durchführung von kontinuierlichen Verbesserungsprojekten und der Implementierung neuer Werkzeuge oder Arbeitsweisen, z.B. digitale Erhaltung und digitale Kontinuität.
• Übernahme von Gesundheits- und Sicherheitsaufgaben und -verantwortlichkeiten, die für die Stelle angemessen sind.
• Engagement für die Gleichstellungs- und Diversitätspolitik von Natural Resources Wales sowie Verständnis dafür, wie sie im Rahmen der Verantwortlichkeiten der Stelle funktioniert.
• Engagement für die eigene Entwicklung durch die effektive Nutzung des persönlichen Entwicklungsplans (bekannt als Sgwrs).
• Alle anderen angemessenen Aufgaben, die dem Grad dieser Rolle entsprechen.

Ihre Qualifikationen, Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Nachweisbare Fähigkeiten und Erfahrungen in der Anwendung von Richtlinien und Praktiken des Records Managements.
• Technisches Fachwissen und Erfahrung in der Verwaltung und Pflege digitaler Dokumentenmanagementsysteme (z.B. Office 365, SharePoint Online, Repstor und Sharegate).
• Erfahrung in der Konfiguration und der Nutzung von System-/Datenbankadministrationstools ist wünschenswert.
• Ausgezeichnete Computerkenntnisse und vorherige Nutzung von Microsoft Office (Word, Excel, Access) und E-Mail.
• Erfahrung in der Gestaltung und Durchführung von Schulungen, sowohl persönlich als auch über Skype.
• Erfahrung in der Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservices bei der Erbringung von Dienstleistungen.
• Ein Verständnis der Gesetzgebung oder Compliance, die die Art und Weise regelt, wie wir Aufzeichnungen verwalten.

Walisische Sprachkenntnisse:

Erforderlich: Level B1 - Mittleres Niveau. Bitte beachten Sie, dass Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt wird, wenn Sie die Anforderungen an die walisischen Sprachkenntnisse für diese Rolle nicht erfüllen.

Zusätzliche Informationen:

Erfolgreiche Bewerber unterliegen einer zufriedenstellenden Überprüfung durch den Disclosure and Barring Service (DBS). Die Einstellungen erfolgen normalerweise innerhalb von 4 bis 8 Wochen nach dem Schlusstag. Natural Resources Wales kann für diese Position keine Visumsponsoring anbieten. Obwohl wir eine Lizenz für das Sponsoring von Skilled Worker-Visa besitzen, gilt dies nur für bestimmte Rollen, die sowohl die Zulassungskriterien als auch die Gehaltsanforderungen der britischen Regierung im Rahmen des Skilled Worker-Visa-Weges erfüllen.

Vorteile:

Diese Rolle bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

• Beamtenpensionsschema mit Arbeitgeberbeiträgen von 28,97% (erfolgreiche interne Mitarbeiter bleiben in ihrem aktuellen Pensionsschema).
• 28 Tage Jahresurlaub, steigend auf 33 Tage.
• Großzügige Urlaubsansprüche für alle Lebensbedürfnisse.
• Engagement für berufliche Entwicklung.
• Gesundheits- und Wohlbefindensvorteile und -unterstützung.
• Wöchentliche Wohlfühlstunden, die nach Belieben genutzt werden können.

Siehe vollständige Details zu allen Mitarbeiterleistungen, die Sie erhalten werden.

Warum Sie sich uns anschließen sollten:

Wir sind leidenschaftlich daran interessiert, eine vielfältige Belegschaft zu schaffen und ermutigen positiv Bewerbungen aus unterrepräsentierten Gemeinschaften. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, unabhängig von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und eingetragener Partnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse, Religion oder Glauben, Geschlecht und sexueller Orientierung. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und garantieren Interviews für Kandidaten mit Behinderungen, die die Mindestauswahlkriterien erfüllen. Wir möchten talentierte und hochqualifizierte Mitarbeiter gewinnen und halten, daher stellen wir sicher, dass unsere Gehaltsskalen wettbewerbsfähig bleiben. Wir geben die gesamte Gehaltsskala in unseren Stellenbeschreibungen an. Eingestellte Kandidaten beginnen am ersten Punkt der Gehaltsskala, und jährliche Erhöhungen werden jedes Jahr gezahlt. Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter sich beruflich und persönlich weiterentwickeln. Von der Führungskräfteentwicklung bis hin zu Zugang zu Weiterbildungs- und Hochschulkursen haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, ihr Wissen zu erweitern, in verschiedenen Themen aktuell zu bleiben und weiterhin zu lernen, während sich ihre Karriere entwickelt. Wir sind eine zweisprachige Organisation, die den walisischen Sprachstandards entspricht. Walisische Sprachkenntnisse werden als Vorteil für NRW angesehen, und wir ermutigen und unterstützen die Mitarbeiter, ihre walisischen Sprachkenntnisse zu lernen, zu entwickeln und zu nutzen.