Office & Events Manager

D ONE ist eine Data & AI Beratung mit Standorten in Zürich, Athen und München. Wir helfen Organisationen, Daten in Entscheidungen umzuwandeln: pragmatisch, transparent und mit echtem Einfluss auf unsere Kunden. Unser Büro in Zürich ist das Herz des Unternehmens: wo das Team zusammenkommt, wo Kunden zu Besuch sind und wo der Rhythmus des Geschäfts festgelegt wird. Wir suchen die Person, die dieses Herz am Schlagen hält.

Als unser Office & Events Manager sorgen Sie dafür, dass unser Büro reibungslos läuft, das Team alles hat, was es braucht, um seine beste Arbeit zu leisten, und unsere Veranstaltungen, sowohl intern als auch für Kunden, für alle Teilnehmer mühelos erscheinen. Sie kombinieren administrative Präzision mit Gastfreundschaftsinstinkt und übernehmen Verantwortung für die Umgebung, in der das Unternehmen tätig ist. Sie berichten an unseren Leiter der Finanzverwaltung und arbeiten eng mit dem Leiter der Kommunikation & Marketing sowie mit dem Senior Management zusammen.

Was Sie tun werden

• Veranstaltungen: Sie unterstützen den gesamten Lebenszyklus unserer Veranstaltungen, von monatlichen Teammeetings mit Apéro bis hin zu co-gehosteten Kundenveranstaltungen, einer jährlichen Konferenz und unserem Sommer-Event. Planung, Logistik, Koordination von Anbietern, Aufbau und Abbau sowie das Management vor Ort gehören alle zu Ihrer Rolle. Während der Veranstaltungen selbst sind Sie die ruhige, fähige Präsenz, die sicherstellt, dass alles reibungslos läuft und sich jeder wohlfühlt.
• Marketing- & Kommunikationsunterstützung: Sie unterstützen die operativen Aspekte unserer Marketing- und Kommunikationsaktivitäten, von Materialien und Kampagnenlogistik bis hin zur Koordination von Outreach, um unseren Marketingrhythmus pünktlich zu halten.
• Administration & Koordination: Sie sind das operative Zentrum des Unternehmens: Post und zentrale Inbox, Dokumenten- und Unterschriftsabläufe, die Kontaktdatenbank, Reisekoordination sowie Ad-hoc-Anfragen. Sie bringen Ordnung in diese Abläufe und lassen sie für alle anderen leicht erscheinen.
• Büro & Arbeitsplatz: Sie sind verantwortlich dafür, wie unser Büro in Zürich läuft und sich anfühlt. Das bedeutet einen Arbeitsplatz, der bereit, gut ausgestattet und von hoher Qualität für jeden Besucher ist. Sie bemerken, was Aufmerksamkeit benötigt, und übernehmen Verantwortung, bevor kleine Probleme sichtbar werden. Sie verwalten externe Dienstleister, kümmern sich um den gesamten Beschaffungsprozess und behalten die Dinge im Auge, die die meisten Menschen nicht bemerken, bis sie fehlen.

Was Sie mitbringen

Ein Hintergrund, der Sie darauf vorbereitet hat, Dinge zu leiten; eine kaufmännische Ausbildung (KV, Büromanagement), ein Abschluss in Gastgewerbe oder Eventmanagement oder vergleichbare Erfahrung in einer Rolle, in der Sie die Person waren, durch die alles lief. Was wichtiger ist als die Qualifikation, ist, dass Sie bereits Arbeiten dieser Art erledigt haben und wissen, wie gute Arbeit aussieht. Sie bemerken, was andere übersehen, und handeln, bevor Sie gefragt werden. Sie bringen Ordnung in chaotische Abläufe und fühlen sich in einem digitalen, schnelllebigen Umfeld wohl, in dem sich Prioritäten verschieben. Sie sind stolz darauf, Dinge sauber abzuschließen, und bleiben gelassen, wenn mehrere Dinge gleichzeitig Aufmerksamkeit benötigen. Fließendes Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.

Was wir bieten

Eine zentrale, hochsichtbare Rolle in einer wachsenden internationalen Data & AI Beratung mit Standorten in Zürich, Athen und München. Sie werden nah am Rhythmus des Geschäfts arbeiten, mit Kollegen, Kunden und der Unternehmensführung zusammenarbeiten und helfen, wie D ONE operiert, während wir wachsen. Sie werden echte Verantwortung für das Erlebnis im Zürcher Büro und für die Veranstaltungen übernehmen, die unser Team und unsere Kunden zusammenbringen. Dies ist eine Rolle für jemanden, der es mag, Dinge reibungslos laufen zu lassen, eine einladende Atmosphäre zu schaffen und die direkte Auswirkung seiner Arbeit jeden Tag zu sehen. Da die Rolle eng mit dem Büro, dem Team und unseren Veranstaltungen verbunden ist, ist sie hauptsächlich vor Ort in Zürich angesiedelt, mit pragmatischer Flexibilität, wo es die Verantwortlichkeiten erlauben. Sie können ein kollaboratives, unternehmerisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen, Vertrauen und Raum zur Verbesserung der Abläufe erwarten. Gelegentliche Reisen zu unseren anderen Standorten können Teil der Rolle sein.